Как оформить работников №5 (118) 2012

Оформление работников – процедура непростая, необходимо зарегистрироваться во всех фондах как работодатель, платить налоги и сдавать отчетность. Мы в нескольких статьях постараемся рассказать, куда сдавать отчетность, что и куда платить, где регистрироваться.
Тему оформления кадров мы поднимали уже давно. И вот назрела необходимость ее еще раз повторить. Мы расскажем вам все про кадры и их оформление, но это займет не один номер нашего издания. Начнем мы с оформления работников.

Регистрация во внебюджетных фондах в качестве работодателя
Обращаем ваше внимание, что индивидуальные предприниматели в части трудового законодательства приравнены к юридическим лицам со всеми вытекающими отсюда последствиями. Ведь работнику в принципе все равно, на кого он работает – на физическое лицо или на юридическое. Его права должны быть защищены, и Трудовой кодекс заботится об этом. До 2006 года предприниматели не имели права делать записи в трудовых книжках. Они составляли трудовые договоры и регистрировали их в местной администрации, при этом записи в трудовых книжках не делали. Таким образом подтверждался стаж у работников. Но составление договоров – не надежный способ подтвердить стаж, так как они могут потеряться, и поэтому предпринимателям разрешили делать записи в трудовых книжках. О том, как ее правильно сделать при приеме, переводе и увольнении, читайте в специальной статье. Самое главное при приеме первого наемного работника – вовремя зарегистрироваться во всех фондах (социального страхования, пенсионном и медицинском). О штрафных санкциях в каждом фонде – читайте ниже. Хотелось бы уточнить, что регистрация предпринимателя как работодателя происходит только один раз – при заключении договора только с первым работником. Впоследствии, если вы уже имеете этот статус, при заключении новых договоров «бегать» по всем фондам вам не надо!
Список документов для представления во всех фондах один, есть только небольшие нюансы.

Документы, представляемые предпринимателем при регистрации в качестве работодателя
Предпринимателям необходимо представить:
– заявление;
– паспорт;
– копию свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя;
– копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
– копии трудовых договоров (контрактов), гражданско-правовых договоров;
– копию выписки из Единого государственного реестра;
– копию паспорта работодателя (1, 2 и лист прописки).
– копию трудовой книжки работника с отметкой о принятии (на копии должна стоять надпись «копия верна», подпись и печать предпринимателя).
В принципе, пакет документов прост. Бланки заявлений дают в самих фондах. В них ничего страшного и непонятного нет. С собой необходимо иметь все оригиналы документов. А если пойдет сдавать документы в фонды не предприниматель, а его законный представитель, то необходима нотариально заверенная доверенность.

___________________________________________________________

Образец заявления о приеме на работу:

ИП Соболеву Ивану Ивановичу
Царькова М.Ю.
заявление.

Прошу принять меня с 10.03.2012 на работу в отдел маркетинга
на должность специалиста по маркетингу.

08.03.2012 г. М.Ю. Царьков

___________________________________________________________
Заявление о стандартных вычетах может выглядеть так:

ИП Соколову В.А.
кассира-операциониста
Яковлевой А.А

.

заявление.

Прошу предоставить мне стандартный налоговый вычет на моего ребенка. Копию свидетельства о рождении ребенка прилагаю.

08.03.2012 г. А.А. Яковлева

___________________________________________________________

Регистрация в ФСС
В соответствии со ст. 6 Федерального закона от 24 июля 1998 г. №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (с многочисленными изменениями) регистрация предпринимателей производится в десятидневный срок со дня заключения трудового договора (контракта) с первым из нанимаемых работников, а предпринимателей (страхователей), обязанных уплачивать страховые взносы на основании гражданско-правового договора, – в десятидневный срок со дня заключения указанного договора.
Предприниматель регистрируется по месту жительства. Пропуск сроков влечет за собой штраф – не менее 20 000 рублей.
В случае изменения места жительства предпринимателя, зарегистрированного в ФСС, необходимо подать заявление о регистрации в исполнительный орган Фонда по новому месту жительства в течение месяца.
После сдачи всех документов и заполнения заявления в пятидневный срок вам выдадут на руки (либо отправят заказным письмом по почте) страховое свидетельство установленной формы.
Страховое свидетельство оформляется в двух экземплярах, один из которых выдается предпринимателю, а другой остается в исполнительном органе Фонда.
В страховом свидетельстве указывается регистрационный номер, который необходимо указывать во всех документах, сдаваемых в ФСС, а также при перечислении денежных средств (страховой сбор от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) в платежном поручении.
Внимание! Регистрация предпринимателей производится на срок действия трудовых договоров (контрактов) либо соответствующих гражданско-правовых договоров. Если вы продлили трудовой договор до окончания срока его действия или заключили новый договор, повторная регистрация не производится, а срок регистрации продлевается до момента прекращения договоров.
При регистрации предпринимателя исполнительным органом Фонда определяются размеры страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на основании страхового тарифа, установленного федеральным законом, и исходя из класса профессионального риска отрасли (подотрасли) экономики, которой соответствует основной вид деятельности страхователя. Размер взносов указывается в специальном уведомлении, выдаваемом исполнительным органом Фонда предпринимателю вместе со страховым свидетельством. Если в последующем размер страховых взносов, подлежащих уплате страхователем, изменяется (в связи с изменением законодательства или основного вида деятельности предпринимателя, либо в связи с назначением страхователю скидки или надбавки к страховому тарифу), исполнительный орган Фонда направляет предпринимателю новое уведомление о размере страховых взносов с указанием в нем даты изменения размера страховых взносов.

Регистрация в Фонде обязательного медицинского страхования
На данный момент регистрация в федеральном Фонде обязательного медицинского страхования не осуществляется. Дело в том, что контроль за уплатой взносов в этот фонд осуществляет Пенсионный фонд РФ. Поэтому, как только вы там зарегистрируетесь как работодатель, сразу же информацию о вас работники Пенсионного фонда передадут в ФФОМС. Ходить никуда для этого специально не надо.
У многих сразу возникнет вопрос: А как обстоят дела с полисом? Дело в том, что медицинские полисы выдают сейчас всем гражданам Российской Федерации, вне зависимости от места работы. Поэтому работники самостоятельно получают полисы в любой страховой компании, которая занимается обязательным медицинским страхованием.

Регистрация в ПФР
В Пенсионном фонде должны быть зарегистрированы все предприниматели, независимо от того, есть у них наемные работники или нет.
Регистрация предпринимателей осуществляется в двух вариантах – при регистрации гражданина как предпринимателя и при появлении у предпринимателя наемных работников. Регистрация предпринимателя происходит по принципу «единого окна» – налоговые органы сообщают в Пенсионный фонд, и органы ПФР сами высылают письмо предпринимателю. Срок регистрации во втором случае – 30 дней с момента заключения трудового или гражданско-правового договора.
В случае пропуска сроков регистрации предпринимателя как работодателя в соответствии со ст. 11 Федерального закона от 15.12.01 г. №167 более чем на 30 дней проступок карается штрафом в размере 5 000 рублей, а если срок пропущен более чем на 90 дней – уже 10 000 рублей.
Для работодателя существует еще один нюанс – необходимо предоставить трудовые договора с наемным работником, а также сообщать, если трудовой договор прекратил свое действие. Список документов, который необходимо предоставить на регистрацию, указан выше.

Трудовые договоры и трудовые книжки
При принятии на работу с работником заключается трудовой договор, составляется приказ о приеме по форме Т-1 и делается запись в трудовой книжке. О работника необходимо получить следующие документы:
– заявление о приеме (образец на странице 3);
– копию паспорта;
– копию свидетельства ИНН (если есть);
– копию страхового пенсионного свидетельства (зеленая пластиковая карточка);
– копию документов об образовании;
– копии свидетельств о рождении детей, смерти супругов, справки об учебе детей;
– заявление о предоставлении стандартных вычетов (образец на странице 3).

Про разницу между гражданско-правовым договором и трудовым мы вам рассказывали в прошлом номере. С точки зрения налогообложения выгоднее гражданско-правовой договор (в части уплаты взносов в ФСС в размере 2,9% и страховых взносов от несчастных случаев). Однако при систематическом составлении таких договоров проверяющие из ФСС могут признать его трудовым и, соответственно, начислить на суммы вознаграждения по договорам эти 2,9%. Контролирующим органом в этой области еще является трудовая инспекция. Ведь одна из разниц в трудовом и гражданско-правовом договоре состоит в том, что работнику гарантируются социальные гарантии в виде оплаты больничного листа и отпускных. Соответственно, проверяющие могут обязать выплатить подобные гарантии.

Как заполнить трудовую книжку?
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
Согласно пункту 10 Правил все записи в трудовую книжку вносятся на основании соответствующего приказа либо распоряжения работодателя (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, награждении и др.) в течение недельного срока. Если же работник впервые поступает на работу, работодатель в тот же срок (одна неделя) обязан оформить работнику трудовую книжку (пункт 8 Правил).
Все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью только при увольнении.
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 10 октября 2012 г. в трудовой книжке делается запись: «10.10.2012».
Записи производятся аккуратно чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений (например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ» и т.п.).

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу
При заключении работником трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или печать отдела кадров), в которой впервые заполняется трудовая книжка.
Первая страница (титульный лист) трудовой книжки правее.

При заполнении этого листа следует руководствоваться несколькими правилами:
– фамилия, имя и отчество указываются полностью (проставить лишь инициалы нельзя!);
– дата рождения также записывается полностью (число, месяц, год) на основании документа, удостоверяющего личность;
– запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
– запись о незаконченном образовании может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
– профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или других надлежаще оформленных документов.
Если работник впервые устраивается на работу по профессии, не требующей специальных знаний и навыков, то запись о профессии (специальности) можно сделать без соответствующих документов. При отсутствии у новых работников профессий поле должно быть оставлено незаполненным.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.
Прием на работу оформляется приказом работодателя (форма Т-1), изданным на основании личного заявления работника о приеме на работу (с резолюцией руководителя о приеме на работу) и трудового договора. На основании приказа о приеме в трудовую книжку вносится соответствующая запись.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. Затем заполняется наименование профессии, номер и дата приказа (см. пример 1).
Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер (см. пример 2 на странице 5).
Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. Например:
«Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ».
«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ».
Обратите внимание, что независимо от причины увольнения запись в трудовой книжке должна делаться в полном соответствии с Трудовым кодексом. Если вы увольняете работника по инициативе работодателя, то и должны писать так же, как написано в статье 77 ТК РФ. Полный список причин увольнения в этой же статье.

Оформление увольнения работника
Выделим основные правила расторжения трудового договора.
1. Днем увольнения работника является последний день его работы.
2. Трудовой договор может быть в любое время расторгнут по соглашению сторон трудового договора.
3. О расторжении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник предупреждается в письменной форме не менее чем за 3 дня до его увольнения.
4. О намерении расторгнуть трудовой договор по собственному желанию работник обязан предупредить работодателя в письменной форме за 2 недели. По соглашению сторон договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.
В случаях, когда заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в образовательное учреждение, выход на пенсию и другие случаи), а также в случаях установленного нарушения работодателем законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.
До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с трудовым законодательством не может быть отказано в заключении трудового договора.
Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.
5. Увольнение по инициативе работодателя по таким основаниям, как сокращение численности или штата работников, несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья или недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, допускается, если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу. При расторжении трудовых договоров по этим основаниям также должны соблюдаться особые процедуры и сроки их выполнения.
6. Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем – физическим лицом) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске.
Расторжение трудового договора с отдельными категориями работников осуществляется по специальным правилам, установленным Трудовым кодексом РФ.
Оформляется увольнение приказом (распоряжением) руководителя организации о прекращении действия трудового договора по унифицированным формам первичной учетной документации №Т-8 и Т-8а.
Приказ объявляется работнику (работникам) под расписку.
В день увольнения (последний день работы) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку копию трудового договора. По письменному заявлению работника он должен выдать копии документов, связанных с работой.

Что нужно выплатить при увольнении?
При увольнении работнику выплачивается не только заработная плата, но и компенсация за неиспользованный отпуск (если увольнении происходит в обычном порядке, имеется в виду, не в связи с ликвидацией, сокращением и т.п.). Она рассчитывается так же, как и отпускные исходя из средней заработной платы за то количество дней, которое работник «не отгулял». Этот показатель можно рассчитать следующим образом – за каждый полностью отработанный месяц работнику положено 2,33 дня отдыха. Эта компенсация облагается всеми налогами и взносами.

Какие документы проверяют?
По наемным работникам необходимо вести следующие документы:
– табель учета рабочего времени
(ежемесячно);
– расчетно-платежную ведомость
(ежемесячно);
– карточку по НДФЛ (по каждому человеку);
– карточку по пенсионным взносам (по каждому работнику);
– личная карточке;
– штатное расписание.
При приеме на работу:
– приказ о приеме;
– заявление от работника о приеме на работу;
– трудовой договор;
– запись в трудовой книжке;
– заявление от работника о предоставлении стандартных налоговых вычетов.
При увольнении (по собственному желанию):
– приказ об увольнении;
– заявление об увольнении;
– расходные документы на выплату заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск.
При направлении в отпуск:
– график отпусков;
– заявление работника (если нет графика отпусков);
– записка-расчет о предоставлении отпуска.
В следующих номерах по каждому пункту, описанному выше, на конкретных примерах мы будем рассказывать, как заполнять определенные бланки.
Н. Скворцова

Как оформить работников №5 (118) 2012

Понравилась статья, поделитесь с друзьями

Добавить комментарий

Войти с помощью:  
Top