Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

Начиная с 1 квартала 2011 года все организации и предприниматели, применяющие наемный труд, обязаны сдавать индивидуальные сведения в Пенсионный фонд ежеквартально. Ежеквартально же программные продукты, с помощью которых заполняется эта форма, меняются. Попробуем вам рассказать, как занести индивидуальные сведения на магнитный носитель с помощью специальной программы.

Сдача отчета в Пенсионный фонд у многих бухгалтеров и предпринимателей до сих пор вызывает не очень хорошие эмоции. На первый взгляд, многое зависит от мелочей. Ведь отчет сдается поквартально. А если вдруг у вас возникли ошибки в прошлых кварталах, необходима корректировка. А вот с ней и возникают проблемы. Дело в том, что с помощью этого отчета указывается, как взносы, которые уплачивает предприниматель или фирма, распределяются между работниками. Проблема может возникнуть даже из-за копейки, и, как результат – ваши потраченные нервы. Поэтому важно, чтобы отчет по всем контрольным точкам сходился. Иначе вас ждет не одна корректировка. Программные средства позволяют контролировать эти контрольные соотношения и помогают вам избежать ошибок. Именно поэтому мы рекомендуем заполнять отчет в специализированной программе. Если ваша бухгалтерская программа позволяет формировать отчет, предлагаем вам формировать его, загружать файлы в программу Пенсионного фонда, а потом уже выгружать из нее готовые файлы, проведя их полную проверку. А дальше – вы либо скинете отчет на флешку, либо отправите его с помощью ТКС. В таком случае проблем будет гораздо меньше.

 

Нюансы заполнения индивидуальных сведений

Прежде чем мы перейдем к непосредственному вводу информации, хотелось бы обговорить несколько нюансов, которые часто возникают при сдаче отчетности в Пенсионный фонд.

В индивидуальных сведениях мы отражаем стаж работников, начисленные и уплаченные взносы. У любой организации или предпринимателя есть увольняемые сотрудники. Причем сообщать Пенсионному фонду мы должны не только о начисленных суммах взносов таких работников, но и уплаченных. По идее, человек уволился – мы начислили ему взносы и заплатили. Долгов по уплате взносов у нас нет. Первая точка зрения состоит в том, что в ячейке уволенного сотрудника в программе начисленные суммы будут равны уплаченным. По таким работникам в течение квартала сумма начисления плюс долг на начало квартала должны равняться уплаченной сумме взносов по этому человеку. В этой ситуации возникают проблемы с определением процента уплаты в общем по предприятию, поскольку уплаченная сумма взносов, как правило, считается автоматически (просчитать ее реально и вручную, но надо потратить очень много времени). Тут надо высчитывать, подбирать и \”подчищать\” копейки, чтобы сумма уплаченных взносов по индивидуальным сведениям сходилась с суммой уплаченных взносов по форме РСВ-1. Все бы было хорошо, но нашлись инспекторы, которые сказали: так делать нельзя. Надо оставить остаток взносов на следующий квартал и тогда в следующем квартале уже не ставить начисления, а ставить только уплату взносов. Это второй способ. На мой взгляд, он проще.

Еще один узкий момент состоит в том, что если раньше переплата по пенсионным вносам отражалась и в каждом работнике (в ячейке по уплате), то теперь переплата вообще не учитываться (считается, что оплата начисленных взносов равна уплаченным, т.е. 100%). Сумму излишне уплаченных взносов можно увидеть только в форме РСВ-1. Именно на нее и не будет сходиться формы РСВ-1 и столбец уплаты в индивидуальных сведениях.

 

Форма сдачи отчетности

Теперь о форме сдаче отчетности. Работники Пенсионного фонда принимают отчеты только на электронных носителях с сопровождением бумажных форм. Мы уже привыкли к тому, что индивидуальные сведения сдаются только на магнитных носителях с распечаткой. Ведь программа, в которой можно занести индивидуальные сведения позволяет делать и форму РСВ-1. И все вместе потом выгрузить на флешку. Кстати, инспекторы практически не принимают отчеты на дискетах. Просят приносить сведения на флеш-накопителях. Одной из причин являются частые сбои (поскольку дискета может по пути размагнититься и вся информация может быть стерта). К тому же выпуск такого вида носителя информации, как дискета, прекращен. Поэтому советуем вам приобрести самый дешевый флеш-накопитель специально для работы с Пенсионным фондом, чтобы лишней информации на ней не было. Ведь каждую флешку инспекторы сначала проверяют на вирусы. А если информации на ней много, то процесс проверки может затянуться.

 

Сдача отчетности через Интернет

Еще один способ сдачи отчетности – через Интернет. Для этого необходимо купить программу, обзавестись электронно-цифровой подписью. Это стоит денег. Поставщиков подобных услуг не так много, способов работы тоже, поэтому можно выбрать наиболее удобный. Кстати, работодатели, средняя списочная численность наемных работников у которых составляет более 50 человек, должны сдавать РСВ-1 и индивидуальные сведения только через Интернет.

А начиная со 2-го квартала 2011 года в Рязанской области начала реально работать система сдачи отчетности через Интернет через представителя. До этого не было положения о представительстве в законе №212-ФЗ. Теперь же оно есть, и в каждой области разработано положение по работе с плательщиками через представителя. Хотя процесс этот не очень-то и простой, но все же лучше, чем сидеть днями в коридоре ПФР.

Итак, для того чтобы сдать отчет через Интернет, необходимо заключить договор поручения с исполнителем, составить доверенность, принести отчет и подтвердить согласие работников на использование персональных данных. Но для того чтобы сдать отчет, необходимо прийти заранее, поскольку Пенсионный фонд может принимать отчет в срок до 10 дней с даты отправки. Хотя, если отчет отправлен вовремя, т.е. до последнего срока отправки, но в нем содержатся ошибки, их необходимо исправить в течение 2-х недель. Еще одним нюансом является то, что если вы заключили договор поручения с какой-то компанией, то сдать отчет лично вы не можете. Так утверждают в Пенсионном фонде, ссылаясь на внутренние распоряжения. Хотя с юридической точки зрения это неверно, работники Пенсионного фонда предлагают в этом случае расторгнуть договор и сообщить об этом в письменной форме.

Сдать отчет вы можете в электронной форме через Интернет в любом из офисов Областной налоговой консультации, телефон: (4912) 460-700.

Переходим к процессу занесения индивидуальных сведений и формы РСВ-1 на магнитный носитель. Мы постараемся рассказать вам, как это сделать, при этом мы не претендуем на то, что наш порядок заполнения будет 100% корректным, т.к. версия программы постоянно меняется. Но общий порядок остается.

 

Установка программы

Мы рассмотрим пример на основании программы с трудно выговариваемым названием: \”Программа подготовки данных персонифицированного учета\” (Spu_orb v. 1.95). Версия программы может меняться. А если быть точным, то она меняется каждый квартал. И мы рекомендуем вам перед заполнением отчета скачать новую версию программы. Однако смысл установки и пользования остается.

Установочный файл можно взять у работников Пенсионного фонда, а также скачать через сеть Интернет  (http://www.pfrf.ru). Это сайт Пенсионного фонда. На сайте справа есть вертикальный прямоугольник. Выбираете поле \”работодателю\”. Далее – \”Бесплатные программы для работодателей\”. В открывшемся справа окне вам предложат несколько вариантов программы. Нас интересует Spu_orb. Работники Пенсионного фонда рекомендуют формировать отчет с помощью этой программы.

Установочный файл расположен в архиве. Его надо распаковать и запустить файл с расширением \”exe\” (изображение 1).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Двойным щелчком мыши нажимаем на файл с названием setup_spu_orb.exe. Откроется мастер установки программы. Мы сначала нажимаем кнопку \”далее\”, а потом \”принимаю\”. В следующем окне появляется список КЛАДР (классификатор адресов), галочкой выбираем тот регион, который нас интересует. В нашем примере – Рязанская область (изображение 2).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Ставим галочку и нажимаем кнопку \”далее\”.

В следующем окне не меняем место установки программы (так проще) и нажимаем также кнопку \”установить\”. Далее происходит процедура установки. После ее завершения нажимаем кнопку \”закрыть\”. Далее откроется руководство пользователя, и в нем будут указаны изменения, которые произошли с программой за последний год. Если у вас уже стояла эта программа, то просто произойдет обновление, и все данные останутся.

Следующий шаг – установка Программы CheckXML (WIN). Это программа Пенсионного фонда РФ, разрабатываемая с участием компании БухСофт. Программа предназначена для проверки сведений индивидуального персонифицированного учета, подаваемых страхователями в электронном виде, Получить ее можно также у работников Пенсионного фонда, либо скачать в Интернете там же, где и программу Spu_orb.

Следующий шаг – установка программы CheckXML. Запускаем файл CheckXMLInst. В процессе установки все время нажимаем клавишу \”далее\”. При этом путь установки останется тем, который заложен по умолчанию. Это диск С. Если вам это не подходит, просто поменяйте место установки и при этом, конечно же, запомните его! Следующий этап – при открытии программы CheckXML необходимо провести индексацию. В принципе, после установки программа откроется сама.

Далее запускаем и настраиваем программу Spu_orb. Ярлык для этой программы в виде синей папочки, а также для CheckXML (в виде синей бабочки) появятся на рабочем столе.

Далее при открытии программы нужна будет индексация, как только она закончится, надо будет сделать настройки программы.

Нажимаем сверху вкладку \”настройки\” – \”настройки программы\”.

Здесь необходимо указать место, где установлена программа CheckXML. По умолчанию это C:\\Program Files\\CheckXML. Если путь будет указан неправильно, программа скажет об этом, выдаст текстовое сообщение об ошибке. После указания пути нажимаем \”сохранить\” и \”выход\” (изображение 3).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Следующий этап – импорт классификатора адресов. Для этого необходимо нажать сверху вкладку \”сервис\” – \”импорт данных\” – \”КЛАДР\”.

Открылось окно \”Импорт Классификатора адресов\” (изображение 4).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Под цифрой 1 – Кодовая страница DBF-файлов – выбираем \”Windows\”.

Ставим галочку в ячейке \”Полностью очищать Справочник КЛАДР перед загрузкой\”.

Далее в строке прописываем путь к нашему КЛАДР по умолчанию, это C:\\Program Files\\CheckXML\\kladr.

В таблице выбираем необходимый нам регион, ставим галочку и нажимаем кнопку \”загрузка\”, а затем нажимаем \”выход\”. Программа сделает необходимые индексации сама. Вам лишь надо со всем соглашаться.

Следующий этап – занесение реквизитов предприятия. Это можно сделать во вкладке \”настройка\” – \”Реквизиты предприятия\” (изображение 5).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

На первой вкладке указываем все реквизиты предприятия. При этом признак тарифа – максимум, а основная категория плательщика – НР. Причем, это нужно делать и тем, кто платит налог по упрощенной системе налогообложения и по ЕНВД. А вот тем, кто платит налоги по пониженной ставке, необходимо поставить здесь \”ПНЭД\”. Если мы платим взносы как средство массовой информации – \”СМИ\”. Это необходимо для того, чтобы программа помогала нам заполнять индивидуальные сведения и подставляла правильные ставки взносов. 

На второй закладке указываем должности и фамилии руководящих органов, а на третьей – адрес юридического лица. Если какие-то обязательные поля не заполнены, программа попросит их заполнить. Внимание! Все коды заполняйте на основании свидетельств из ПФР, статистики, ТФОМС, налоговой.

На четвертой вкладке необходимо указать соответствие тарифов. Это необходимо для того, чтобы сведения с прошлого квартала (в части остатков) перенеслись корректно в нужную ячейку. Если в прошлом году вы платили взносы как \”упрощенец\” или \”вмененщик\”, то вы ставите напротив кода УСЕН – НР (или тот код, который вы применяете).

В программе предусмотрена возможность ведения нескольких без данных. Для этого необходимо зайти во вкладку \”сервис\” – \”информационные базы\” и создать новую (изображение 6).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

При этом необходимо указать новый путь, чтобы данные этой базы не стерли предыдущую. При  добавлении базы вручную вы сами прописываете путь, где будет храниться информация, а при создании базы автоматически – за вас это сделает программа. Название базы (чтобы не путаться во всех базах) можно при этом изменить. 

Далее нажимаем \”выбрать информационную базу\”. Теперь мы работаем именно с ней, в нашем примере – \”ОНК\”.После этого заново внести реквизиты новой организации (вкладка \”настройки\” – \”реквизиты предприятия\”. Сделать это надо один раз.

 

Варианты решения проблем при установке программы

Несмотря на многочисленные просьбы и указания на некорректную работу программы, разработчики выпустили новую версию, не учитывая замечаний пользователей. Поэтому программа может работать некорректно. Вы можете использовать программный продукт системы учета (1С:Предприятие, БухСофт и т.д.). Однако до недавнего времени программа 1С не предоставляла возможности выгружать автоматически корректный файл для проверки. На данный момент эта ошибка исправлена.

Варианты решения проблем:

– Полная переустановка программ CheckXML и Spu_orb.

– При появлении странных ошибок при проверке пачек документов можно воспользоваться следующим вариантом – закрыть программу отчетности Spu_orb и открыть самостоятельно программу проверки CheckXML. Дождаться корректного завершения процесса индексирования таблиц. Возможно, данную процедуру придется проводить несколько раз, до тех пор, пока программа в правом верхнем углу не перестанет выдавать сообщения об ошибке. Грубо говоря, придется несколько раз запускать программу и закрывать ее.

 

Составление и занесение индивидуальных сведений в электронный формат

Индивидуальные сведения необходимы для того, чтобы конкретному человеку попадали начисления в его лицевой счет в Пенсионном фонде. Дело в том, что организация или предприниматель перечисляет платежи в Пенсионный фонд одной платежкой, а как распределяются эти средства между работниками – отражается в индивидуальных сведениях.

Для того чтобы сформировать нужные файлы, зайдите во вкладку \”ввод данных\” – \”индивидуальные сведения\” – \”формы СЗВ-6-4\” (с 2013 года). Перед вами откроется окно, в котором будет список наемных работников с их данными. Чтобы добавить сотрудника, необходимо нажать кнопку \”добавить\” (она первая в списке). Надо сказать, что кнопок здесь много, и есть еще одна кнопка \”добавить\”, только она относится ко второму окну – \”сведения о стаже\” (СЗВ-6).

Далее заносим сведения о физическом лице – работнике. При этом обязательно указывать фамилию, имя, отчество, дату рождения, прописку, паспортные данные, страховой пенсионный номер (СНИЛС – пластиковая зелененькая карточка). При этом, если вы будете неправильно заносить номер страхового свидетельства, то программа вам об этом скажет, поскольку в номере есть контрольные цифры. Ошибку в номере программа не даст вам сделать. При занесении адреса обязательно следует указать адрес из КЛАДР. Для этого необходимо нажать кнопку с тремя точками, чтобы появилось окно выбора региона. Перед вами открывается список всех регионов. Для того чтобы не крутить колесо мышки бесконечно долго, чтобы найти Рязанскую область, можно воспользоваться поиском по наименованию. Мы набрали три буквы – РЯЗ и сразу же открылась строка с названием региона – Рязанская область (изображение 7).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

То же самое касается всех списков (города, улицы).

 

Следующий этап – указание процентов уплаты. В нашем примере мы указываем год (2013), период – (2-й квартал) (изображение 8).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Эта функция нужна для того, чтобы проставить, сколько процентов уплачено в целом по предприятию, поскольку по каждому человеку необходимо указать не только начисление взносов (как раньше), но и сумму уплаченных взносов конкретно по работнику. Если мы укажем здесь конкретные цифры, то сумму уплаты программа будет ставить сама. Нам необходимо указать период, за который вводится процент уплаты и указать сумму начисленных и уплаченных взносов. Процент уплаты посчитается программным способом. При этом обязательно надо учесть погашение долга прошлого квартала. Поэтому здесь есть две закладки – одна по погашению долгов, а вторая – по текущим платежам. Тут есть даже подсказка – можно процент уплаты заполнить из формы РСВ-1. Для этого есть специальная кнопочка. Тогда \”вручную\” вам ничего не нужно будет заполнять. Но для этого нужно было бы заполнить форму РСВ-1, а уж потом приниматься за индивидуальные данные. Однако у каждого своя методика, поэтому делайте так, как вам будет удобнее.

Для того чтобы заполнить эти поля, необходимо сумму уплаченных взносов – отдельно по накопительной части, отдельно по страховой – поделить на сумму начисленных взносов. Например, в целом по предприятию у вас начислено 86 699,72 руб. на страховую часть и 13 535,35 – на накопительную. Долг на начало составлял 0 рублей на страховую часть и 0 на накопительную часть. А уплатила фирма по состоянию на 30 июня – 59 673,60 и 8862,83 руб. соответственно. Нам надо заполнить раздел 1 (период, который нас интересует), раздел 2 (долги по уплатам с прошлого квартала) и раздел 4 (уплата взносов по текущим платежам). Больше всего нас интересуют суммы взносов, начисленные и уплаченные за квартал. Это разделы 2 и 4. В разделе \”долгов\” мы заполняем сумму долга в разрезе \”страховая-накопительная\” и уплаченную сумму ставим точно такую же. Ведь сначала мы гасим долги по взносам, а потом уже ставим оставшуюся часть уплаты в счет текущих платежей. В нашем примере начислено взносов на страховую часть 86699,72 руб., а уплачено 59 673,60 руб., а долга на начало квартала не было. Тогда процент уплаты составит 68,827903942481. Причем программа сама поставит процент уплаты с тем количеством знаков после запятой, которая ей нужна. То же самое нужно сделать и для накопительной части. Дальше необходимо проверить общую сумму уплаты в разделе 5. Программа учитывает уплаченные взносы и в погашение долга, и по текущим платежам. Это – те суммы, которые вы уплатили во втором квартале, т.е. в апреле, мае и июне. Не ЗА эти месяцы, и именно В ЭТИХ месяцах.

Советуем вам не переживать по поводу того, что у вас будет показан долг. Это долг по состоянию на 30 июня – отчетную дату. Срок уплаты взносов – до даты выдачи заработной платы, но не позднее 15-го числа. А значит, вы не опоздали, просто чтобы произвести хоть какую-то фиксацию оплат, это делается на отчетную дату.

Теперь нажимаем кнопку \”сохранить\” и возвращаемся к списку людей.

Следующий этап – нажать кнопку \”добавить\”, которая находится после кнопки \”процент уплаты\”.

Открывается окно по конкретному работнику. (изображение 9)

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Здесь указываем календарный год (2013), отчетный период (2 квартал 2013), категорию плательщика (НР), тип сведений и дата ставится по умолчанию. Также необходимо указать тип договора с работником – трудовой или гражданско-правовой.

Далее нам надо перейти на следующую закладку и указать доход работника за 3 месяца, причем в разбивке по месяцам (изображение 10).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Это впервые в 2013 году. Раньше подобную информацию предприниматели представляли ежегодно. Теперь это делается поквартально.

Ставим в каждой ячейке сумму заработной платы. Итог по кварталу считается автоматически. Далее необходимо нажать синюю стрелочку вправо, и все данные за квартал попадут во вторую графу – доходы, облагаемые взносами ОПС. Напомним, что не все доходы облагаются взносами. Например, \”больничные\” и пособия по беременности и родам не облагаются взносами. Если у вас были такие выплаты, то они не будут попадать во второй столбец.

Дальше переходим на следующую закладку \”Суммы взносов\” (изображение 11).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Здесь у нас уже стоит сумма взносов, начисленная исходя из того, какая была заработная плата у сотрудника. Нам необходимо нажать кнопки \”перенос долга из предыдущего периода\” и кнопку чуть ниже, которая имеет запутанное название с формулой. Эта кнопка позволяет проставить по каждому человеку сумму уплаченных взносов, исходя из процента уплаты, который мы заполняли чуть раньше.

Далее переходим в следующую закладку – \”основной и льготный стаж\” (изображение 12).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Здесь мы отражаем, сколько отработал работник в данном квартале.

Если работник не был на больничном, не находился в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет, то у него нет льготного стажа. А значит, мы заполняем только первое окошко. Второе окошко также заполняется, если у работника был административный отпуск или он с вами работал по гражданско-правовым договорам.

Для того чтобы заполнить этот раздел, необходимо нажать кнопку \”добавить\” в верхней части окна. Программа сама вам предложит период работы – квартал. В нашем примере с 01.04.2013 г. по 30.06.2013 г.

Если работник работал у вас меньше, то вы указываете нужные даты. А если, к примеру, работник получал пособие по временной нетрудоспособности с 01.05.2013 г. по 15.05.2013 г., то у вас верхнее поле будет содержать три строки: с 01.04.2013 по 30.04.2013, с 01.05.2013 по 15.05.2013 (и при нажатии на эту строчку необходимо внизу нажать кнопку \”добавить\” и в поле \”третий параметр\” указать \”врнетруд\”), с 16.05.2013 по 30.06.2013 (изображение 13).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

По данному работнику мы сохраняем информацию, выходим и попадаем опять в окно СЗВ-6 (изображение 14).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Далее повторяем те же самые действия для каждого работника.

На примере мы покажем вам, как заполнять сведения по \”декретницам\”, тем, кто болел и уходил в административный отпуск.

Заполняем общие все сведения о работнике, его заработную плату, с помощью процента уплаты ставим суммы уплат по конкретному человеку на страховую и накопительную части. Не забудьте указать категорию плательщика, иначе программа автоматически суммы взносов вам считать не будет.

Далее добавляем строку в основном стаже и указываем сроки работы сотрудницы. Она находилась в отпуске по беременности и родам с 01.04.2013 г. по 01.05.2013 г. А с 02.05.2013 г. по 30.06.2013 г. ушла в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет. Именно эти сроки мы и указываем в качестве стажа.

Добавляем одну строку в первом окошке и указываем уже новый срок – с 01.04.2013 по 01.05.2013. При этом программа сама делает подсказки, чтобы исключить механические ошибки. Теперь заполняем второе окошко – \”льготный стаж\”. Нажимаем кнопку \”добавить\” и добавляем третий параметр – ДЕКРЕТ (изображения 15, 16).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Больше ничего в этом окошке не меняем. Сохраняем, и у нас появилась строка во втором окошке. Причем, эта строка подстроена под конкретный стаж человека. Следующий этап – отражение отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет. Опять добавляем период с 02.05.2013 г. по 30.06.2013 г. и добавляем льготный стаж с указанием третьего параметра – ДЕТИ.

Сведения о стаже конкретного работника будут выглядеть как на изображении 16.

Дальше нажимаем кнопку \”сохранить\” и выходим из карточки сотрудницы.

Такой же порядок будет соблюдаться при указании срока, когда человек болел, а также находился в административном отпуске. Обратите, пожалуйста, внимание, что поскольку стаж для учета в Пенсионном фонде у работника идет, пока он работает, и начисляются пенсионные взносы от его заработной платы. Если сотрудник находился в административном отпуске (без сохранения заработной платы), независимо от причин этого отпуска – желания самого сотрудника или администрации, то начисление взносов не происходит. А значит, стаж не идет.

Далее вам надо так заполнить сведения по всем работникам. Однако обратите внимание, что это нужно сделать не только по тем работникам, которые работали у вас в этом квартале, но и по уволенным в прошлом квартале, чтобы \”закрыть\” долги по оплате. У таких работников не будет начислений за квартал, но будут стоять суммы оплаты. И им необходимо нажать на кнопочку \”перенос долга из предыдущего периода\” и кнопку с формулой (изображение 11), чтобы отразились суммы оплат. Однако ни заработную плату (на второй закладке), ни стаж (на четвертой закладке) таким работникам ставить не надо. И программа обязательно у вас \”уточнит\” – точно нет начислений, точно нет стажа?

Нажимаем кнопку \”выход\”.

Далее переходим к следующему разделу – \”Заполнение формы РСВ-1\”.

 

Заполнение формы РСВ-1 и занесение ее электронной копии на магнитный носитель

Для того чтобы заполнить форму РСВ-1, необходимо пройти путь \”ввод данных\” – \”расчет страховых взносов\” – \”РСВ-1\” (с 2013 года). В открывшемся окошке нажать кнопку \”добавить\”.

Вот тут и начинается заполнение формы (изображение 17).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Первый лист – фактически титульный. На нем указываем, за какой период сдается ведомость, код основного тарифа, количество застрахованных лиц, среднюю списочную численность.

Количество застрахованных лиц – это количество людей, на которых вы подаете индивидуальные сведения. То есть те лица, которые получали у вас выплаты в течение отчетного периода.

Далее лучше сразу перейти к Разделу 2.1 (третья закладочка). В нем указываются данные о начислениях взносов и фонд оплаты труда. Перед вами будет одна строка (если вы платите налоги только по общепринятой системе налогообложения, либо только по ЕНВД и УСН). Если вы платите по варианту \”общепринятая плюс ЕНВД\”, то в этом окошке (изображение 18) у вас будет две строки, так как ставки взносов различаются.

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Теперь необходимо нажать кнопку \”изменить\” и появится электронная копия Раздела 2 формы РСВ-1. Повторять, как заполнять эту форму мы не будем, так как мы об этом писали в этом номере.

Поэтому расскажем только особенности электронной формы. Поля с белой заливкой заполняются вами, а поля с бежевой заливкой заполняются автоматически при заполнении правильных полей. При заполнении отчета за второй квартал суммы первого квартала автоматически \”приплюсуются\” к цифрам второго квартала. Пожалуйста, проверьте: ведомость за 1-й квартал плюс информация за последние 3 месяца дают сведения нарастающим итогом!

После заполнения сведений о зарплате строк 201-202 и 211-212 (суммы, не облагаемые взносами) расчета, опускаетесь чуть ниже и нажимаете кнопку \”расчет взносов\” (изображение 20). Обязательно проверьте, как выполнила расчет программа. Ведь она считает правильно, а вы могли ошибиться при занесении данных (механическая ошибка).

Дальше нажимаем кнопку \”сохранить\” и выходим из этого раздела. Разделы 2.2.-5 заполняются не во всех случаях, а при применении уменьшенной ставки. Самый распространенных раздел, заполняемый плательщиками взносов – раздел 3.6 – для тех, кто применяет пониженную ставку взносов, уплачивающие налоги по \”упрощенке\” (изображение 19).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Таким плательщикам необходимо указывать сумму доходов от того вида деятельности, который дает возможность применять пониженные ставки в общей сумме доходов.

 

Переходим  к Разделу 1

Если вы заполняли форму по нашему алгоритму, то Раздел 1 у вас практически заполнен.

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Вам надо будет только проставить суммы взносов, уплаченных в течение последних 3-х месяцев. При этом методика все та же – суммы в белых ячейках проставляете вы, а бежевые ячейки заполняются автоматически.

На этом заполнение формы будет закончено. Обязательно проверьте все показатели. Лучше это делать, распечатав форму. Т.е. сохранив и закрыв это окно, нажать на кнопку \”печать\”. Перед вами откроется печатная форма расчета, где вы можете все проверить с калькулятором в руках. Следующий этап – выгрузка формы РСВ-1 и индивидуальных сведений. Это делается в новой версии программы вместе, для того, чтобы проконтролировать контрольные соотношения начисленных и уплаченных взносов по двум отчетам (самая распространенная ошибка) (см. стр. 3-12).

 

Копирование индивидуальных сведений и формы РСВ-1 на внешний носитель и распечатка пачек

Как только вы удостоверитесь, что все правильно заполнили, закрываете окно и заходите в раздел \”выгрузка\” – \”выгрузка индивидуальных сведений\” – \”выгрузка СЗВ-6-4 с 2013 года\” (изображение 21).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Здесь указываем год, отчетный период, по какому признаку сортируем (нужно по ФИО) и нажимаем кнопку \”сформировать пачки\”. Не забудьте поставить галочку \”включать в формируемые пачки форму РСВ-1\”. Программа формирует пачки и в нашем примере формируется три файла. Первый – СЗВ-6-4, второй – опись АДВ-6-2. Вы можете просмотреть состав пачки, нажав на нее мышкой (в левом окошке появится либо список работников, либо список файлов). И третий – РСВ-1. Тут же будет произведена сверка всех форм на механические ошибки (изображение 22).

 

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения №6 (131) 2013

 

Вы проверяете соответствие первого и второго столбика, и если у вас найдены расхождения, необходимо исправить ошибку. Для подсказки – создан первый столбец. Там будет стоять восклицательный знак, если что-то не так. Ошибка может закрасться как в индивидуальных сведениях, так и в форме РСВ-1.

Дальше эти файлы вам надо записать, нажав на кнопку \”запись пачек в файлы\”. На втором окне \”Пачки документов\”. В открывшемся окне вам необходимо указать путь – куда вы хотите это записать – на диск, на флешку, на дискету. Запомните этот путь – там будут лежать ваши файлы. Дальше, перед распечаткой, желательно проверить файлы с помощью программы CheckXML. Для этого в этом же окне вам надо нажать кнопку \”проверка пачки\”. Некоторые пользователи рекомендуют сначала нажать кнопку \”Переформировать АДВ 6-2\”, а потом уже делать проверку. Если этого не делать, то придется проводить проверку каждого файла, выделяя файл и каждый раз нажимая кнопку \”проверка пачки\”. Если у вас нашлись ошибки, необходимо их исправить и заново сформировать пачки. При этом каждый раз надо формировать пачки с №1.

После того, как вы все проверили и сохранили на внешний носитель информации, можно пачки распечатать. Как и всю отчетность, это надо сделать в 2-х экземплярах. Один останется у инспектора, а второй с отметкой – у вас.

Если проверка завершена успешно, вы можете с облегчением вздохнуть и отправиться в Пенсионный фонд с доверенностью и папкой с завязочками (требование в некоторых регионах), распечатанными формами, с дискетой или флешкой. При этом на магнитном носителе у вас будет три файла (если нет \”особенных\” работников) – файл индивидуальных сведений, файл описи и файл РСВ-1.

Желаем вам удачи и отсутствия очередей в Пенсионном фонде при сдаче отчетности!

 

Н. Скворцова

Понравилась статья, поделитесь с друзьями

Добавить комментарий

Войти с помощью:  
Top