Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения? №7 (94) 2010

С 2010 года все организации и предприниматели, применяющие наемный труд, обязаны сдавать индивидуальные сведения в Пенсионный фонд один раз в полгода. Срок представления информации за 2010 год в электронном виде – до 1 августа 2010 года
и до 1 февраля 2011 года. В 2011 году подобная информация будет представляться ежеквартально.
С 2010 года все организации и предприниматели, применяющие наемный труд, обязаны сдавать индивидуальные сведения в Пенсионный фонд один раз в полгода. Срок представления информации за 2010 год в электронном виде – до 1 августа 2010 года
и до 1 февраля 2011 года. В 2011 году подобная информация будет представляться ежеквартально.

В связи с тем, что эта обязанность возникла только в этом году, ни работники Пенсионного фонда, ни работодатели толком подготовиться к этому процессу не успели. Даже сами формы не были официально утверждены по состоянию на 01.07.2010 года.
Работники Пенсионного фонда принимают отчеты только на электронных носителях с сопровождением бумажных форм. Вопросов составления много. Зачастую сами инспекторы не знают, как их заполнить, поэтому возникает масса конфликтов. И они будут продолжаться, пока этот процесс не отработается.
Мы постараемся рассказать вам, как с помощью программы можно заполнить индивидуальные сведения, а также сбросить на магнитный носитель форму РСВ-1 (как заполнить этот бланк мы писали в №3 нашей газеты за 2010 год). При этом мы не претендуем на то, что наш порядок заполнения будет 100% корректным, т.к. версия программы постоянно меняется. Но общий порядок остается.

Установка программы
Мы рассмотрим пример на основании программы с трудно выговариваемым названием: «Программа подготовки данных персонифицированного учета» (spu orb v. 1.35) – раньше она называлась красиво и понятно – «Персик». Версия программы может меняться. Однако смысл установки и пользования остается.
Установочный файл можно взять у работников Пенсионного фонда, а также скачать через сеть Интернет (http://www.pfrf.ru/ot_ryazan_soft/11364.html). Это сайт Пенсионного фонда по Рязанской области.
Установочный файл расположен в архиве и состоит из двух файлов. Оба файла должны находиться в одном каталоге (папке) для корректного извлечения из архива (Изображение 1).

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

Двойным щелчком мыши открываем файл setup_spu_orb.part1. И внутри точно так же файл с названием setup_spu_orb.exe. Откроется мастер установки программы. Мы сначала нажимаем кнопку «далее», а потом «принимаю». В следующем окне появляется список КЛАДР (классификатор адресов), галочкой выбираем тот регион, который нас интересует (в нашем примере – Рязанская область) – Изображение 2.

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

Ставим галочку и нажимаем кнопку «далее».
В следующем окне не меняем место установки программы (так проще) и нажимаем также кнопку «установить». Далее происходит процедура установки. После ее завершения нажимаем кнопку «закрыть».
Следующий шаг – установка Программы CheckXML (WIN). Это программа Пенсионного фонда РФ, разрабатываемая с участием компании БухСофт. Программа предназначена для проверки сведений индивидуального персонифицированного учета, подаваемых страхователями в электронном виде в формате 7.0, а также для комплексного тестирования файла отчетности по форме 2-НДФЛ (сведения о доходах физических лиц), представляемого в формате XML. Получить ее можно также у работников Пенсионного фонда, либо скачать в Интернете по адресу: http://www.buhsoft.ru/?title=download.php.
На этой электронной странице смотрим шаг 2 (см. Изображение 3).

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

Нажимаем на ссылку (выделенную на нашем рисунке красной стрелочкой) и качаем. Полученный файл можно сохранить в каталоге дистрибутивов программ.
Следующий шаг – установка программы CheckXML. Запускаем файл CheckXMLInst. В процессе установки все время нажимаем клавишу «далее». При этом путь установки останется тем, который заложен по умолчанию. Это диск С. Если вам это не подходит, просто поменяйте место установки и при этом, конечно же, запомните его! В одном месте необходимо нажать точечку рядом со словами «я принимаю», тогда кнопка «далее» будет доступна для нажатия.
После установки запускаем и настраиваем программу Spu_orb. Ярлык для этой программы в виде синей папочки, а также для CheckXML (в виде синей бабочки) появятся на рабочем столе.
Далее при открытии программы нужна будет индексация, как только она закончится, надо будет сделать настройки программы.
Нажимаем сверху вкладку «настройки» – «настройки программы».
Здесь необходимо указать место, где установлена программа CheckXML. По умолчанию это C:Program Files CheckXML. Если путь будет указан неправильно, программа скажет об этом, выдаст текстовое сообщение об ошибке. После указания пути нажимаем «сохранить» и «выход» (Изображение 4).

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

Следующий этап – импорт классификатора адресов. Для этого необходимо нажать сверху вкладку сервис – «импорт данных» – «КЛАДР».
Открылось окно «Импорт Классификатора адресов» (Изображение 5).

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

Под цифрой 1 – Кодовая страница DBF-файлов – выбираем «ANSI».
Ставим галочку в ячейке «Полностью очищать Справочник КЛАДР перед загрузкой».
Далее в строке прописываем путь к нашему КЛАДР по умолчанию, это C:Program FilesCheckXMLkladr.
В таблице выбираем необходимый нам регион, ставим галочку и нажимаем кнопку «загрузка», а затем нажимаем «выход».
Следующий этап – занесение реквизитов предприятия. Это можно сделать во вкладке «настройка» – «Реквизиты предприятия» (Изображение 6).

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

На первой вкладке указываем все реквизиты предприятия. При этом признак тарифа – максимум, а основная категория плательщика – УСЕН. Причем, это нужно делать тем, кто платит налог по упрощенной системе налогообложения и по ЕНВД. А вот тем, кто платит налоги по общепринятой системе налогообложения, необходимо поставить здесь «НР». Если мы находимся на уплате единого сельхозналога – ЕСХН. Это необходимо для того, чтобы программа помогала нам заполнять индивидуальные сведения и подставляла правильные ставки взносов.
На второй закладке указываем должности и фамилии руководящих органов, а на третьей – адрес юридического лица. Если какие-то обязательные поля не заполнены, программа попросит их заполнить.
Внимание! Все коды заполняйте на основании свидетельств из ПФР, статистики, ТФОМС, налоговой.
В программе предусмотрена возможность ведения нескольких без данных. Для этого необходимо зайти во вкладку «сервис» – «информационные базы» и создать новую. При этом необходимо указать новый путь, чтобы данные этой базы не стерли предыдущую. При этом, при добавлении базы вручную, вы сами прописываете путь, где будет храниться информация, а при создании базы автоматически – за вас это сделает программа. Название базы (чтобы не путаться во всех базах) можно при этом изменить.
Далее нажимаем «выбрать информационную базу». Теперь мы работаем именно с этой базой, в нашем примере – «ОНК» (Изображение 7).

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

Соответственно, после этого заново внести реквизиты новой организации (вкладка «настройки» – «реквизиты предприятия».

Варианты решения проблем при установке программы
Несмотря на многочисленные просьбы и указания на ошибки некорректной работы программы, разработчики выпустили новую версию, не учитывая замечаний пользователей. Поэтому программа может работать некорректно. Вы можете использовать программный продукт системы учета (1С:Предприятие, БухСофт и т.д.). Однако совсем до недавнего времени программа 1С не представляла возможности выгружать автоматически корректный файл для проверки. На данный момент эта ошибка исправлена.
Варианты решения проблем:
– Полная переустановка программ CheckXML и Spu_orb.
– При появлении странных ошибок при проверке пачек документов можно воспользоваться следующим вариантом – закрыть программу отчетности Spu_orb и открыть самостоятельно программу проверки CheckXML. Дождаться корректного завершения процесса индексирования таблиц. Возможно, данную процедуру придется проводить несколько раз до того, как программа перестанет выдавать сообщения об ошибке в правом верхнем углу. Грубо говоря, несколько раз запускать программу и закрывать ее.

Составление и занесение индивидуальных сведений в электронный формат
Индивидуальные сведения необходимы для того, чтобы конкретному человеку попадали начисления в его лицевой счет в Пенсионном фонде. Дело в том, что организация или предприниматель перечисляет платежи в Пенсионный фонд одной платежкой, а в индивидуальных сведениях отражается то, как распределяются эти средства между работниками.
Для того чтобы сформировать нужные файлы, зайдите во вкладку «ввод данных» – «индивидуальные сведения» – «формы СЗВ-6» (с 2010 года). Перед вами откроется окно, в котором будет список наемных работников с их данными. Чтобы добавить сотрудника, необходимо нажать кнопку «добавить» (она первая в списке). Надо сказать, что кнопок здесь много, и есть еще одна кнопка «добавить», только она относится ко второму окну – «сведения о стаже» (СЗВ-6).
Далее заносим сведения о физическом лице – работнике. При этом обязательно указывать фамилию, имя, отчество, дату рождения, прописку, паспортные данные, страховой пенсионный номер (СНИЛС – пластиковая зелененькая карточка). При этом, если вы будете неправильно заносить номер страхового свидетельства, то программа вам об этом скажет, поскольку в номере есть контрольные цифры. Ошибку в номере программа не даст вам сделать. При занесении адреса обязательно следует указать адрес из КЛАДР. Для этого необходимо нажать кнопку с тремя точками, чтобы появилось окно выбора региона. Перед вами открывается список всех регионов. Для того чтобы не крутить колесо мышки бесконечно долго, чтобы найти Рязанскую область, можно воспользоваться поиском по наименованию. Мы набрали три буквы – РЯЗ и сразу же открылась строка с названием региона – Рязанская область (Изображение 8). То же самое касается всех списков (города, улицы).

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

Следующий этап – указание процентов уплаты. В нашем примере мы указываем год (2010), период – (1 полугодие 2010). Эта функция нужна для того, чтобы проставить, сколько процентов уплачено в целом по предприятию, поскольку по каждому человеку необходимо указать не только начисление взносов (как раньше), но и сумму уплаченных взносов. Если мы укажем здесь конкретные цифры, то сумму уплаты программа будет ставить сама.

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

Как определить этот процент? Для этого необходимо сумму уплаченных взносов – отдельно по накопительной части, отдельно по страховой – поделить на сумму начисленных взносов. Например, в целом по предприятию у вас начислено 5800 рублей на страховую часть и 3700 – на накопительную. А уплатили вы по состоянию на 30 июня – 4814 и 3071 руб. соответственно. Если поделить 4814 на 5800 и умножить на 100, получится 83%. То же самое касается и накопительной части (3071 : 3700 х 100 = 83%). Советуем вам не переживать по поводу того, что у вас будет показан долг. Это долг по состоянию на 30 июня – отчетную дату. Срок уплаты взносов – до даты выдачи заработной платы, но не позднее 15-го числа. А значит, вы не опоздали, просто чтобы произвести хоть какую-то фиксацию оплат, это делается на отчетную дату.
Теперь добавим сведения по работнику. Для этого нажимаем кнопку «добавить», которая находится после кнопки «процент уплаты».
Открывается окно по конкретному работнику. Здесь указываем календарный год (2010), отчетный период (1 полугодие 2010), категорию плательщика (УСЕН), тип сведений и дата ставится по умолчанию.
Далее нам надо указать доход работника за 6 месяцев. В нашем примере это 34800. Как только мы эту сумму проставим в ячейку «доход», то сразу же в автоматическом режиме проставляются суммы на страховую и накопительные части пенсии. Если вы изменили сумму дохода, то можно нажать кнопку «расчет». Рядом есть поле – «уплачено». Там указывают, сколько по конкретному человеку уплачено из начисленных взносов. Здесь вот и понадобилось предыдущая кнопка «процент уплаты». Суммы проставляются автоматически при нажатии кнопки «(начислено) х (% уплаты) – уплачено». При этом, если вы меняете начисления, а суммы уплаты остались те же, то они выделяются красным цветом как ошибка.
Обратите внимание, что поскольку отчет в 2010 году полугодовой, то сведения заполняются не нарастающим итогом, а отдельно за каждое полугодие (в 2010 году, за каждый квартал – в 2011 году).
Далее переходим на закладку «основной и льготный стажи». Если работник не был на больничном, не находился в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет, то у него нет льготного стажа. А значит, мы заполняем только первое окошко. Второе окошко также заполняется, если у работника был административный отпуск или он с вами работал по гражданско-правовым договорам.
По данному работнику мы сохраняем информацию и выходим и попадаем опять в окно СЗВ-6 (Изображение 11).

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

Далее повторяем те же самые действия для каждого работника.
На примере мы покажем вам, как заполнять сведения о льготном стаже (по «декретницам», тем, кто болел и уходил в административный отпуск).
Заполняем общие все сведения о работнике, его заработную плату, с помощью процента уплаты ставим суммы уплат по конкретному человеку на страховую и накопительную части. Не забудьте указать категорию плательщика, иначе программа автоматически суммы взносов вам считать не будет.
Далее добавляем строку в основном стаже и указываем сроки работы сотрудницы. Она работала с 01.01.2010 по 01.02.2010 года. А с 02.02.2010 по 21.06.2010 года ушла в отпуск по беременности и родам. И с 22.06.2010 года – в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет. Именно эти сроки мы и указываем в качестве стажа.
Добавляем еще одну строку в первом окошке и указываем уже новый срок – с 02.02.2010 по 21.06.2010 года. При этом программа сама делает подсказки, чтобы исключить механические ошибки. Теперь заполняем второе окошко – «льготный стаж». Нажимаем кнопку «добавить» и добавляем третий параметр – ДЕКРЕТ. Больше ничего в этом окошке не меняем. Сохраняем, и у нас появилась строка во втором окошке. Причем, эта строка относится к конкретному стажу человека. Следующий этап – отражение отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет. Опять добавляем период с 22.06.2010 по 30.06.2010 года и добавляем льготный стаж с указанием третьего параметра – ДЕТИ.

Сведения о стаже конкретного работника будут выглядеть, как на Изображении 13.

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010
Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

Дальше нажимаем кнопку «сохранить» и выходим из карточки сотрудницы.
Такой же порядок будет соблюдаться при указании срока, когда человек болел, а также находился в административном отпуске. Обратите, пожалуйста, внимание, что поскольку стаж для учета в Пенсионном фонде у работника идет, пока он работает, и при этом начисляются пенсионные взносы от его заработной платы. Если сотрудник находился в административном отпуске (без сохранения заработной платы), независимо от причин этого отпуска – желания самого сотрудника или администрации, то начисление взносов не происходит. А значит, стаж не идет. В налоговой консультации была ситуация, когда сотрудник работал, а потом ушел в административный отпуск и по его окончании уволился. При заполнении этих сведений инспектор Пенсионного фонда попросила убрать время, относившееся к административному отпуску. Мы не уверены, что сделано это правильно, но хотелось бы предупредить вас о такой возможности. Я бы на месте работодателя при увольнении указала несколько дней работы, и тогда бы срок административного отпуска вошел в общий стаж.
Еще один вариант «необычного» стажа – работа по гражданско-правовым договорам. В этом случае также указываются сроки работы и в закладке «льготный стаж» указывается в третьем параметре – ДОГОВОР.
По работникам-инвалидам никаких дополнительных данных во вкладке «льготный стаж» заполнять не надо. Для них предусмотрены пониженные ставки в Разделах 3-4 формы РСВ-1.
После того, как вы занесли всех работников необходимо нажать кнопку «печать» и распечатать сведения по каждому работнику. При этом те, у кого в стаже одна строка, либо кто не имеет льготного стажа, распечатывают форму СЗВ-6-2, а у кого есть – СЗВ-6-1. Далее надо нажать кнопку «выход».
Форма СПВ-1 заполняется по работникам, которые уходят на пенсию.

Копирование индивидуальных сведений на внешний носитель и распечатка пачек
Как только вы удостоверитесь, что все правильно заполнили, закрываете окно и заходите в раздел «выгрузка» – «выгрузка индивидуальных сведений» – «выгрузка СЗВ-6 с 2010 года».
Здесь указываем год, отчетный период, по какому признаку сортируем (нужно по ФИО) и нажимаем кнопку «сформировать пачки». Программа формирует пачки и в нашем примере формируется три файла. Первый – СЗВ-6-1, где содержатся сведения с особенными условиями. Этой пачки у вас может и не быть, если у вас не было сотрудников с больничными, декретными, отпуском по уходу за ребенком, гражданско-правовыми договорами, административными отпусками. Второй – СЗВ-6-2, со сведениями по остальным работникам, которые просто у вас работали и не болели. Третий – опись АДВ-6-2. Вы можете просмотреть состав пачки, нажав на нее мышкой (в левом окошке появится либо список работников, либо список файлов).
Дальше эти файлы вам надо записать, нажав на кнопку «запись пачек в файлы». В открывшемся окне вам необходимо указать путь – куда вы хотите это записать – на диск, на флешку, на дискету. Запомните этот путь – там будут лежать ваши файлы. Дальше, перед распечаткой желательно проверить файлы с помощью программы CheckXML. Для этого в этом же окне вам надо нажать кнопку «проверка пачки». При этом надо проводить проверку каждого файла, выделяя файл и каждый раз нажимая кнопку «проверка пачки». Если у вас нашлись ошибки, необходимо их исправить и заново сформировать пачки. При этом каждый раз надо формировать пачки с №1 и обязательно переформировывать опись АДВ-6-2. Для этого тоже есть специальная кнопочка. Как будет в следующем году, даже не пытаемся предсказать, возможно, каждый квартал будет своя нумерация, а может – сквозная на весь год. Об этом лучше узнать у принимающего инспектора.
После того, как вы все проверили и сохранили на внешний носитель информации, можно пачки распечатать.
Далее переходим к следующему разделу – «Заполнение формы РСВ-1».

Заполнение формы РСВ-1 и занесение ее электронной копии на магнитный носитель
Для того чтобы заполнить форму РСВ-1, необходимо пройти путь «ввод данных» – «расчет страховых взносов» – «РСВ-1» (с 2010 года). В открывшемся окошке нажать кнопку «добавить». Но если вы сначала сделали индивидуальные сведения, то лучше нажать кнопку «формирование РСВ-1 из ИС» (Изображение 15). Это значит, что часть работы за вас сделает компьютер, исходя из тех данных, которые вы занесли в индивидуальных сведениях.

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

В результате сформирована ведомость уже с начислениями. И вам остается только зайти в нее, нажав кнопку «изменить».
Вот тут и начинается заполнение формы. Первый лист – фактически титульный. На нем указываем, за какой период сдается ведомость, код основного тарифа, количество застрахованных лиц, среднюю списочную численность.
Код основного тарифа для тех, кто платит налоги по общепринятой системе налогообложения – 01, для тех, кто платит налоги по спецрежиму (ЕНВД, УСН) – 05. А для тех, кто платит налог по общепринятой системе и еще и ЕНВД – 00.
Количество застрахованных лиц – это количество людей, на которых вы подаете индивидуальные сведения. То есть те лица, которые получали у вас выплаты в течение отчетного периода.
Далее лучше сразу перейти к Разделу 2. В нем указываются данные о начислениях взносов и фонд оплаты труда. Перед вами будет одна строка (если вы платите налоги только по общепринятой системе налогообложения, либо только по ЕНВД и УСН). Если вы платите по варианту «общепринятая плюс ЕНВД», то в этом окошке (Изображение 16) у вас будет две строки, так как ставки взносов различаются.

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

Теперь необходимо нажать кнопку «изменить» и появится электронная копия Раздела 2 формы РСВ-1. Повторять, как заполнять эту форму мы не будем, так как совсем недавно мы об этом писали в №3 нашей газеты за 2010 год.
Поэтому расскажем только особенности электронной формы. Поля с белой заливкой заполняются вами, а поля с бежевой заливкой заполняются автоматически при заполнении правильных полей. Обратите внимание, что при переносе сведений из СЗВ-6 сюда попадают только информация о взносах и заработной плате нарастающим итогом. Вам надо будет еще поставить информацию за последние 3 месяца. Пожалуйста, проверьте: ведомость за 1 квартал плюс информация за последние 3 месяца дают сведения нарастающим итогом!
После заполнения сведений о зарплате в строках 201-202 расчета опускаетесь чуть ниже и нажимаете кнопку «расчет взносов». Обязательно проверьте, как выполнила расчет программа. Ведь она считает правильно, а вы могли ошибиться при занесении данных (механическая ошибка).
Дальше нажимаем кнопку «сохранить» и выходим из этого раздела. Разделы 3-4 заполняются не во всех случаях, а при применении уменьшенной ставки.
Раздел 5 отражает задолженность на начало 2010 года, отраженную в ведомости АДВ-11 за 2009 год и уплату взносов в 2010 году (если это было необходимо).
Переходим к Разделу 1.
Если вы заполняли форму по нашему алгоритму, то Раздел 1 у вас практически заполнен. Вам надо будет только проставить суммы взносов, уплаченных в течение последних 3-х месяцев (Изображение 17).

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

На этом заполнение формы будет закончено. Обязательно проверьте все показатели. Лучше это делать, распечатав форму. Т.е. сохранив и закрыв это окно, нажать на кнопку «печать». Перед вами откроется печатная форма расчета, где вы можете все проверить с калькулятором в руках.
Как только вы удостоверитесь, что все правильно заполнили, закрываете окно и заходите в раздел «выгрузка» – «выгрузка расчета страховых взносов» – «РСВ-1 с 2010 года» (Изображение 18).

Как с помощью программы заполнить индивидуальные сведения?  №7 (94) 2010

Здесь вы заполняете период, год и код основного тарифа. Далее нажимаете кнопку «выгрузить» и у вас появляется файл в левом окошке. Его надо записать, проверить и распечатать (если вы не распечатали в предыдущем окне).
Дальше эти файлы вам надо записать, нажав на кнопку «запись пачек в файлы». В открывшемся окне вам необходимо указать путь – куда вы хотите это записать – на диск, на флешку, на дискету. Запомните этот путь – там будут лежать ваши файлы. Перед распечаткой желательно проверить файлы с помощью программы CheckXML. Для этого в этом же окне вам надо нажать кнопку «проверка пачки». Для этого надо выделить файл и нажать «проверка». Если проверка завершена успешно, вы можете вздохнуть и отправиться в Пенсионный фонд с доверенностью и папкой с завязочками (требование в некоторых регионах), распечатанными формами, с дискетой или флешкой. При этом на магнитном носителе у вас будет три файла (если нет «особенных» работников) – файл индивидуальных сведений, файл описи и файл РСВ-1 или четыре файла (если есть «особенные» работники – индивидуальные сведения СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, опись, РСВ-1).
Обращаем ваше внимание, что для ускорения работы в программе можно загрузить файл 2009 года из программы «Персик». Тогда у вас уже будут занесены работники с их страховыми номерами и адресами, что наверняка упростит вашу жизнь.
Желаем вам удачи и отсутствия очередей в Пенсионном фонде при сдаче отчетности!
Н. Скворцова

Понравилась статья, поделитесь с друзьями

Добавить комментарий

Войти с помощью:  
Top