Знакомимся с кадровым учетом. Часть 2 №6 (119) 2012

Продолжение статьи

Иные локальные нормативные акты

Помимо вышеперечисленных локальных нормативных актов, на практике у любого работодателя, как правило, возникает необходимость в создании дополнительных локальных нормативных актов. В принципе, законодателем не установлено никаких запретов на создание дополнительных документов по кадровому учету при условии соответствия содержащихся в них положений нормам действующего трудового законодательства. Поэтому работодатель по своей инициативе или инициативе работников (их представительного органа) может разработать и применять любой удобный для него локальный акт в сфере труда. Но, как правило, основными, наиболее часто применяемыми в кадровом учете, являются следующие локальные нормативные акты:

1) должностная инструкция;

2) положение об оплате и стимулировании труда работников;

3) штатное расписание;

4) соглашение о неразглашении коммерческой тайны организации;

5) положение о порядке обработки персональных данных работников, их правах и обязанностях в этой области.

Должностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Пример:

 

Утверждаю

Директор ООО «Фортуна»

_________ Иванова Т.Н.

11 января 2009 г.

 

Должностная инструкция бухгалтера

 

1. Общие положения

1.1. Бухгалтер относится к категории специалистов организации, принимается на работу и увольняется Директором.

1.2. Бухгалтер подчиняется главному бухгалтеру, являясь работником бухгалтерии организации.

1.3. Основной задачей бухгалтера является выполнение работы по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций организации.

1.4. В своей деятельности бухгалтер руководствуется:

– Конституцией Российской Федерации;

– Федеральными законами;

– Законами Саратовской области;

постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;

– постановлениями, распоряжениями, приказами и другими нормативными правовыми актами по вопросам налогообложения и организации бухгалтерского учета, составления отчетности, а также финансово-хозяйственной деятельности организации;

– положениями и инструкциями по исчислению и уплате налогов, сборов, других обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды, организации бухгалтерского учета в организации, правилами его ведения, порядком оформления операций и организации документооборота по участкам учета;

– формами и порядком финансовых расчетов, методами экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности организации;

– нормативными правовыми актами по экономике, организации труда и управлению;

методами выявления внутрихозяйственных резервов;

– гражданским законодательством Российской Федерации;

– финансовым и хозяйственным законодательством;

– законодательством о труде и охране труда Российской Федерации;

– правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

– правилами внутреннего трудового распорядка;

– уставом организации;

– приказами и распоряжениями Директора, решениями Общего собрания акционеров;

– настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность бухгалтера назначаются лица, имеющие среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее 1 (одного) года.

1.6. В необходимых случаях на должность бухгалтера может быть назначено лицо, обучающееся в среднем профессиональном образовательном учреждении по экономической специальности.

1.7. Прием и передача дел при назначении и освобождении бухгалтера оформляются актом после проведения инвентаризации имущества, обязательств организации, а также состояния бухгалтерского учета и отчетности.

 

2. Должностные обязанности

2.1. В целях исполнения задач, возложенных на бухгалтера, бухгалтер:

– участвует в формировании учетной политики исходя из структуры и особенностей деятельности организации, необходимости обеспечения ее финансовой устойчивости;

– осуществляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдением технологической обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота;

– осуществляет рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности;

– осуществляет учет имущества, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации, а также финансовых, расчетных и кредитных операций;

– обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг), расчетов по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в бюджеты всех уровней, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников организации;

– обеспечивает соблюдение порядка оформления первичных бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, проведение инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

– принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового, налогового и хозяйственного законодательства;

– участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы;

– принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости организации;

– ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив;

– участвует в составлении балансов и оперативных отчетов, расчетов о доходах и расходах, другой бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, представлении их в установленном порядке в соответствующие органы.

2.2 Требования бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

 

3. Права

3.1. Принимать решения в пределах своих полномочий.

3.2. Взаимодействовать со всеми службами (работниками) организации по вопросам представления необходимой информации по деятельности бухгалтерии.

 

4. Ответственность

4.1. За неисполнение либо ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей бухгалтер несет материальную, дисциплинарную, административную, уголовную и иные виды ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

 

С инструкцией ознакомлена

Петрова А.А. _______________________ 12 января 2009 г.

 

Утверждается этот документ работодателем, то есть руководитель ставит в графе «Утверждаю» свою подпись, дату утверждения, и заверяется печатью предприятия, хотя это и не является обязательным требованием. Должностная инструкция разрабатывается применительно к каждой должности, в том числе и для руководителя предприятия. В случае, если речь идет о должностной инструкции руководителя предприятия, данный документ утверждается учредителем (учредителями). Как правило, структуру должностной инструкции образуют несколько разделов.

1. Общие положения. В этом разделе обычно дается точное наименование должности работника, указывается, кому непосредственно подчиняется работник данной профессии, какие требования предъявляются к уровню образования и стажу для работников, замещающих указанную должность, предусматривается основная задача работника, занимающего должность, какими нормативными актами, правилами, стандартами он должен руководствоваться при осуществлении трудовых обязанностей.

2. Должностные обязанности. В этом разделе необходимо очень четко, подробно и последовательно изложить все те обязанности, которые вменяются работнику. От правильности и полноты изложения указанного раздела в дальнейшем будет зависеть то, выполнение каких именно обязанностей можно требовать от работника указанной должности. Причем, чем конкретнее и доступнее будут изложены указанные обязанности работника, тем больше вероятность их исполнения со стороны работника и тем проще контроль за их выполнением со стороны работодателя. Основные квалификационные характеристики наиболее распространенных должностей содержатся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. №37 (далее – Квалификационный справочник). Как указывается в самом Квалификационном справочнике, его положения могут служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности. При необходимости обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

3. Права. В данном разделе указываются права работника, занимающего указанную должность, позволяющие оптимальным образом организовать его труд. В частности, здесь может указываться право работника получать необходимую для него информацию от работников других должностей, право на определенные условия организации трудового места и т.п.

4. Ответственность. В этом разделе предусматриваются условия наступления ответственности для работника, вид ответственности, порядок привлечения к ответственности.

Кроме того, существуют два варианта ознакомления работников с должностной инструкцией. Первый вариант предусматривает создание должностной инструкции отдельно для каждого работника, в том числе занимающих одинаковые должности. В этом случае должностная инструкция предусматривает только одну подпись – именно этого работника. Преимуществом этого варианта является то, что в случае необходимости внесения каких-либо изменений в должностную инструкцию при приеме нового работника нет необходимости заново знакомить всех остальных работников той же должности с новой должностной инструкцией. Во втором варианте каждой должности соответствует одна должностная инструкция, в которой поочередно расписываются после ознакомления все работники, занимающие эту должность. Такой вариант удобен тем, что позволяет экономить время и исключает накопление дополнительных документов, как в первом случае. В любом случае право выбора за наиболее удобным вариантом – у вас.

Положение об оплате и стимулировании труда работников. Данный документ также разрабатывается и утверждается работодателем в лице его представителя – руководителя предприятия. Необходимость в указанном документе возникает в том случае, если на предприятии имеются системы оплаты труда, отличающиеся от обычных должностных окладов, установленных штатным расписанием. Так, например, в случае повременной системы оплаты труда необходимо установить ставку оплаты труда работников в единицу времени. В случае необходимости и желания дифференциации оплаты труда в указанном документе можно установить различные коэффициенты (например, за продолжительность работы на данном предприятии), надбавки (в случае расширения зон обслуживания и т.п.) Кроме того, указанный документ позволяет установить систему премирования, которая может зависеть от различных показателей, применимых к данному предприятию (например, определенный процент в случае выполнения плана продаж, в случае заключения определенного количества договоров и т.п.) Такой документ позволяет гибко регулировать систему оплаты труда на предприятии, стимулировать работников к успехам в труде и повышать производительность труда в целом.

Как правило, Положение об оплате и стимулировании труда работников также состоит из нескольких разделов. В качестве примерной структуры может быть названа следующая:

а) общие положения (в данной части определяется система оплаты труда, указываются цели установления именно такой системы оплаты труда, в качестве которых могут быть, например, названы, повышение мотивации к труду работников, обеспечение материальной заинтересованности работников в улучшении качественных и количественных результатов труда, стимулирование творческого и ответственного отношения к работе);

б) характеристика системы оплаты труда (в данном разделе необходимо изложить основные условия и принципы выбранной системы оплаты труда, указать конкретный расчет, привести необходимые коэффициенты и ставки);

в) надбавки (указываются случаи, при которых работнику может быть назначена надбавка, может быть также указано, что надбавка устанавливается в твердой денежной сумме или в процентном отношении к месячному (должностному) окладу на определенный срок или на срок действия трудового договора и т.п.);

г) премирование (указываются виды и размеры премий, которые предусмотрены на данном предприятии, случаи премирования работников, могут быть также указаны определенные даты, к которым приурочивается выплата премии или достижение определенных периодов работы, например, по итогам года и т.д.)

Штатное расписание. Форма указанного документа утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. №1 – унифицированная форма №Т-3. В соответствии с разъяснениями, изложенными в вышеназванном постановлении, штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6-8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

Соглашение о неразглашении коммерческой тайны организации. Составление данного документа является исключительной инициативой работодателя и не носит обязательного характера. Однако наличие указанного соглашения актуально в том случае, если работник в процессе работы имеет доступ к определенным сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия. Этот документ оформляется в виде соглашения и подписывается обеими сторонами. К коммерческой тайне организации, в частности, могут относиться:

– сведения (информация), содержащиеся в каталогах, прайс-листах, входящих и исходящих документах организации;

– сведения о поставщиках организации, в том числе: адрес места жительства, номер телефона менеджера, дилерская цена, условия и порядок расчетов, условия поставок, тексты договоров, инструкций, правил и положений о продаже и поставке, количество заключенных договоров и т.п.;

– сведения (информация) о партнерах – юридических лицах организации;

– финансовые взаимоотношения с заказчиками, исполнителями, продавцами и покупателями, порядок и форма расчетов,

– банковские и иные реквизиты;

– сведения (информация) о партнерах – физических лицах организации;

– результаты финансово-хозяйственной деятельности организации: объем закупок и продаж, оборот предприятия;

– состояние склада, объем товарных запасов и др.

Указанные сведения (информация) являются собственностью организации и не подлежат разглашению (передаче или использованию), в том числе в виде копий документов, третьим (юридическим и физическим) лицам без письменного согласия руководителя организации.

В указанном документе также могут быть указаны сведения, которые в соответствии с действующим законодательством не могут являться коммерческой тайной.

Положение о порядке обработки персональных данных работников, их правах и обязанностях в этой области. Порядок создания указанного документа, его утверждение, а также содержание практически не установлены законодателем. В ТК РФ лишь имеется ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все работники предприятия. Из этого можно сделать однозначный вывод об обязательности присутствия данного положения в кадровом учете любого предприятия. Утверждается данный документ, как и вышеперечисленные локальные нормативные акты, руководителем предприятия, после чего предъявляется для ознакомления работникам. В указанном документе должна быть зафиксирована вся процедура получения персональных данных от работника, их использования и хранения. Должен быть определен конкретный перечень документов (их копий), который предприятие получает от работника при его поступлении, какие документы должны быть представлены работником впоследствии. Должен быть также отражен порядок хранения указанных данных в связи с изменением своих паспортных данных, состава семьи т.п. Кроме того, могут быть указаны также права и обязанности работодателя в связи с заключением данного договора. Обязательным условием вышеназванного положения является ответственность сторон и третьих лиц, виновных в нарушении трудового законодательства, локальных нормативных актов предприятия в области использования и защиты персональных данных работника.

 

Журналы по кадровому учету (журнал учета работников, журнал учета трудовых договоров, журнал приказов и т.п.)

С целью систематизации информации по кадровому учету на предприятии рекомендуется ведение журналов по кадровому учету.

1. Журнал учета работников. Удобство данного журнала состоит в том, что в нем, при условии его систематического ведения, отражается вся информация о действующем составе работников, должностях, которые они занимают. С помощью учета работников, который отражается в данном журнале, присваиваются табельные номера работникам. Данный журнал представляет собой совокупность определенных граф, которая может быть изменена по усмотрению предприятия в связи с его спецификой. Примерный перечень таких граф: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, табельный номер работника, дата его приема на работу, должность работника, реквизиты приказа о приеме и трудового договора, дата увольнения, реквизиты приказа об увольнении, примечание. В случае изменений каких-либо сведений, содержащихся в журнале, работник обязан своевременно заявить об этом лицу, ответственному за кадровый учет, и представить копии соответствующих документов. На основании таких документов вносятся соответствующие исправления в данные о работнике. В случае, если изменение сведений о работнике явилось инициативой работодателя (например, перевод на другую работу, изменение должности и т.д.), измененные сведения вносятся на основании соответствующих приказов.

Журнал учета трудовых договоров. Такой журнал, как правило, необходим в тех случаях, когда на предприятии часто принимают новых сотрудников и увольняют прежних. Кроме того, необходимость в указанном журнале возникает и в том случае, если предприятие заключает с работниками, в том числе срочные трудовые договоры. В этом случае необходимо четко отслеживать не только дату их заключения, но и истечение срока их действия, в противном случае такой срочный трудовой договор может стать трудовым договором, заключенным на неопределенный срок. Обычно в таком журнале указываются порядковый номер записи, фамилия, имя, отчество лица, поступающего на работу, должность, дата заключения трудового договора, его номер, срок его действия, дата прекращения трудового договора (для срочных трудовых договоров).

Журнал учета приказов. Данная форма журнала позволяет систематизировать издаваемые на предприятии приказы, отследить дату издания того или иного приказа, сохранить непрерывность текущих номеров приказов в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения, а также в случае, если приказы могут одновременно издаваться разными структурными подразделениями. Кроме того, такой «журнальный» учет приказов позволяет, в том числе, отслеживать ознакомление работников с приказами. Как правило, можно назвать следующие графы указанного журнала: порядковый номер записи, дата издания приказа, краткое содержание приказа, номер приказа, отметка об ознакомлении с указанным приказом работников, в отношении которых он издан. Можно также указать место хранения приказа (наименование папки, бокса) в случае, если подразумевается систематизация приказов по их содержанию.

В зависимости от специфики деятельности организации, ее особенностей и пожеланий руководителя предприятия могут вводиться также другие виды журналов, которые позволят ускорить систематизацию сведений по кадровому учету, а также обеспечат быстрый поиск любого кадрового документа.

Обратите внимание, что журналы можно сделать самостоятельно, не обязательно их покупать в магазине «Бланки». Вы можете их напечатать на компьютере, либо взять школьную тетрадь. Каких-либо жестких указаний по этому поводу не предусмотрено.

Д. Гусятникова

«Кадровый учет с нуля»

Понравилась статья, поделитесь с друзьями

Добавить комментарий

Войти с помощью:  
Top