Документальным подтверждением представительских расходов для целей налогообложения может являться отчет, утвержденный руководителем организации.
Минфином России также отмечено, что все расходы, поименованные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Источник: письмо Минфина России от 10.04.2014 г. №03-03-РЗ/16288