Каждая организация осуществляет расходы. При этом не все из них можно оплатить по безналичному расчету. Многие расходы оплачиваются наличными денежными средствами. Как оформить такие покупки? Какие документы составить?
Каждая организация осуществляет расходы. При этом не все из них можно оплатить по безналичному расчету. Многие расходы оплачиваются наличными денежными средствами. Как оформить такие покупки? Какие документы составить?
Кому доверить?
Прежде чем расходовать средства, мы должны выдать их конкретному физическому лицу – работнику организации или предпринимателя, который, собственно, и потратит их от лица фирмы. При этом выдача денег «под отчет», то есть лицу, которое должно отчитаться перед родной фирмой за полученные деньги, сопровождается составлением расходного кассового ордера.
Обратите внимание, что сам факт выдачи денег из кассы «подотчетнику» не является расходом организации или предпринимателя для целей налогообложения. Фактически мы наши активы – деньги – переложили из одного кармана (фирмы) в другой (работника). А вот когда эти деньги фирма потратит (в лице подотчетного работника), тогда мы в расходы их и включим.
Прежде всего, отметим, что денежные средства компании можно доверить далеко не каждому работнику. Они выдаются только тем, кто поименован в специальном приказе руководителя организации, в котором, помимо прочего, указывается, на какой срок и на какие цели выделяются деньги из кассы. Однако следует иметь в виду, что работников, получающих денежные средства на командировку, в данном приказе упоминать не следует. В подобной ситуации принимается в расчет приказ о направлении их в служебную поездку.
Тем не менее, в любом случае подотчетные средства выдаются только на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации.
Как выдать деньги?
Как мы упомянули выше, чтобы выдать деньги на необходимые для организации нужды, подотчетное лицо должно составить служебную записку, а руководитель организации или индивидуальный предприниматель должен ее завизировать.
Конечно же, если ваш бизнес мал, то составлять такое количество бумаг совсем не требуется. Проще в этой ситуации выдавать денежные средства по отчет руководителю или ИП.
Следующий шаг – заполнение расходного кассового ордера. Пример заполнения смотрите на странице 22.
Сначала потратили, потом отчитались!
Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утв. решением Совета директоров Центрального Банка от 22.09.1993 г. №40). Одновременно должны быть завершены все расчеты по ранее полученным средствам, как то: сдача в кассу неизрасходованных сумм или, наоборот, возмещение возникшего перерасхода. До тех пор, пока подотчетный сотрудник полностью не «развяжется» с ранее выданным авансом, вновь доверить ему «фирменные» деньги компания не вправе.
Кроме того, пункт 11 Порядка запрещает передачу выданных под отчет наличных денег одним лицом другому.
Итак, после того как работник выполнит доверенную ему миссию, он должен отчитаться перед бухгалтерией. Для этого необходимо подготовить авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов на получение и оплату приобретенных материальных ценностей. При этом используется унифицированная форма отчетного бланка №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата от 01.08.2001 г. №55. Она используется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
Лишь на основании утвержденного авансового отчета бухгалтер вправе списать потраченные «подотчетником» денежные суммы.
Пример заполнения авансового отчета
Руководитель отдела сбыта Дмитрий Игоревич Авидон 9 августа 2009 года получил из кассы денежные средства на приобретение канцелярских товаров в сумме 5000 рублей.
22 августа 2009 года Дмитрий Игоревич приобрел бумагу на сумму 3456 рублей, а также папки «Дело» на сумму 990 рублей, прочие канцтовары на сумму 1000 рублей в различных магазинах. В каждом из них он получил кассовый и товарный чек
с описанием сумм покупок.
Остатка по предыдущему авансу у Авидон Д.И. не было. Авансовый отчет №12 от 22 августа 2009 г. был сдан вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, подписал его главный бухгалтер Еремеева Н.А. и утвердил руководитель Ефремова Г.Н.
На основании полученных документов бухгалтерия приняла канцтовары к учету.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре, однако заполняется не только подотчетным сотрудником, но и бухгалтером.
Работник на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в таблицу, расположенную в левой части формы, он заносит сведения о предыдущем авансе, сумме, полученной в настоящее время, а также данные о расходе и остатке.
В таблицу на оборотной стороне формы в графы 1-6 сотрудник вписывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются им в порядке их записи.
Одним из документов, который предъявляет «подотчетник», является кассовый чек. С 22 июля 2009 года предприниматели и организации, работающие по видам деятельности, попадаемым под налогообложение ЕНВД, могут не применять контрольно-кассовую технику. Но обязаны по требованию покупателя выдавать товарные чеки. Чтобы у вас не было проблем с доказательством своей правоты расходов, желательно, чтобы на товарном чеке стояли реквизиты индивидуального предпринимателя (организации) – продавца (ИНН, ОГРН, юридический адрес). Помимо этого, рекомендуется указывать номер и дату свидетельства о постановке на учет в качестве плательщика ЕНВД. Именно это свидетельство и является основанием для необязательности применения кассы. Мы, конечно, можем ее иметь, но в этой ситуации придется ее обслуживать и ежегодно приобретать ЭКЛЗ.
Те, кто не платит ЕНВД обязаны применять ККТ, либо использовать бланки строгой отчетности (только для оказания услуг физическим лицам), либо применять ККТ (за исключением небольшого количества случаев, описанных в статье 2 Федерального закона №54-ФЗ от 22.05.2003 г.)
Итак, подтверждением потраченных средств является кассовый и товарный чек. Либо просто товарный чек или бланк строгой отчетности.
К кассовому чеку должны быть приложены товарные чеки с расшифровкой покупки. Несмотря на то, что унифицированного бланка этого документа нет, его составление обязательно (постановление Правительства РФ от 19.01.98 г. №55). Как сказано в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», документы, для которых не предусмотрены унифицированные бланки, должны иметь следующие реквизиты:
– наименование;
– дату составления;
– наименование организации, от имени которой составлен документ;
– содержание хозяйственной операции;
– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
– личные подписи указанных лиц.
Обратите внимание: такой реквизит документа, как печать, в данном перечне не упоминается.
Вернемся к авансовому отчету. Бухгалтер заполняет расписку в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами, она расположена в нижней части лицевой стороны отчета. В ней указываются: ФИО подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, сумма документально подтвержденных расходов прописью, количество прилагаемых документов, а также количество листов в них. После заполнения расписка отрывается по линии отреза и передается подотчетному лицу.
Проверяя отчет, бухгалтер должен удостовериться в целевом расходовании средств, наличии оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, в правильности их оформления и подсчета сумм. На лицевой стороне отчета в таблице «Бухгалтерская запись» он отражает корреспондирующие счета и суммы. В приведенном примере, в частности, данная запись будет выглядеть следующим образом: Дебет 26 Кредит 71 на сумму 5446 рублей. Кроме того, суммы расходов, принятые к учету, записываются на обороте формы в графах 7 и 8, а счета, которые дебетуются на эти суммы, проставляются в графе 9. При этом следует иметь в виду, что реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, в графах 6 и 8 оборотной стороны формы и «лицевой» ст
роке 1а заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным действующим законодательством порядком.
После проверки бухгалтер вносит в отчет соответствующую отметку и проставляет окончательную сумму расходов к утверждению (цифрами и прописью). Кроме того, в отчете отражаются данные об остатке или перерасходе и реквизиты приходных или расходных документов, по которым денежные средства выдаются или вносятся в кассу. В дальнейшем отчет заверяется подписями бухгалтера и главного бухгалтера с расшифровкой фамилий и представляется на утверждение руководителю организации или уполномоченному на то лицу.
Обратите внимание, что отчет может быть заполнен как на бумажном бланке, так и с помощью компьютера. Однако хранение его в электронном виде без наличия подлинника с подписями подотчетного лица, бухгалтера и руководителя организации не допускается, поэтому в любом случае он подлежит распечатке.
Правила возврата
Если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, то работодатель может погасить эту задолженность, удержав необходимую сумму из его заработной платы. Об этом говорится в статье 137 ТК РФ. Однако срок для принятия подобного решения и соответствующего приказа или распоряжения ограничен и составляет один месяц с той даты, когда деньги должны были быть возвращены. Кроме того, поступить подобным образом работодатель вправе лишь при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания, а также при наличии его письменного на то согласия (письмо Роструда от 09.08.2007 г. №3044-6-0). Не стоит также забывать, что размер «вычета» в данном случае не может превышать 20% заработка «подотчетника».
Н. Скворцова
