Начиная с I квартала 2011 года все организации и предприниматели, применяющие наемный труд, обязаны сдавать индивидуальные сведения в Пенсионный фонд ежеквартально. Срок представления информации за II квартал 2011 года в электронном виде — до 15 августа 2011 года. Попробуем вам рассказать, как занести индивидуальные сведения на магнитный носитель с помощью специальной программы.Начиная с I квартала 2011 года все организации и предприниматели, применяющие наемный труд, обязаны сдавать индивидуальные сведения в Пенсионный фонд ежеквартально. Срок представления информации за II квартал 2011 года в электронном виде — до 15 августа 2011 года. Попробуем вам рассказать, как занести индивидуальные сведения на магнитный носитель с помощью специальной программы.
В связи с тем, что эта обязанность возникла только в прошлом году, ни работники Пенсионного фонда, ни работодатели тогда толком подготовиться к этому процессу не успели. Было много слез, крика и нервов. Поскольку бухгалтеры не могли понять, что от них хотят, а работники Пенсионного фонда иногда и сами не очень понимали, что требует от них программа. Кроме того, в 2011 году вышло обновление программных средств, и те ошибки, которые ранее были не замечены, «выплыли», и их пришлось исправлять при сдаче отчетности за I квартал 2011 года. Поэтому и при сдаче отчета за I квартал снова было много крика, слез и нервов с обеих сторон. А возникло это потому, что после сдачи отчетности информация стала «разноситься» по лицевым счетам каждого из работников и у кого-то возникла переплата, а у кого-то — недоплата. Причем, речь шла не о сотнях рублей, а порой об одной копейке. Приходилось возвращаться переделывать, перепечатывать и снова ехать в Пенсионный фонд. «Подлила масла в огонь» и привычка русского человека сдавать все в последний день, поэтому и бухгалтеры, и предприниматели просиживали целыми днями в Пенсионном фонде. Тут уж любые нервы не выдержат, когда отсидишь 8 часов, а тебя снова пошлют переделывать документы! А как представишь, что сидеть опять такую же очередь, вот нервишки у некоторых плательщиков и шалили, что не могло не отразиться на моральном духе принимающей стороны.
Нюансы заполнения индивидуальных сведений
По опыту сдачи отчетности в Пенсионный фонд возникло несколько нюансов, которые хотелось бы обговорить сейчас, прежде чем мы перейдем к непосредственному вводу информации.
В индивидуальных сведениях мы отражаем стаж работников, начисленные и уплаченные взносы. У любой организации или предпринимателя есть увольняемые сотрудники. Причем, сообщать мы должны не только о начисленных суммах взносов таких работников, но и об уплаченных. По идее, человек уволился, мы начислили ему взносы и заплатили. Долгов по уплате взносов у нас нет. Первая точка зрения состоит в том, что в ячейке уволенного сотрудника в программе начисленные суммы будут равны уплаченным. По таким работникам в течение квартала сумма начисления плюс долг на начало квартала должны равняться уплаченной сумме взносов по этому человеку. В этой ситуации возникают проблемы с определением процента уплаты в общем по предприятию, поскольку уплаченная сумма взносов считается автоматически (просчитать ее реально и вручную, но надо потратить очень много времени). Тут надо высчитывать, подбирать и «подчищать» копейки, чтобы сумма уплаченных взносов по индивидуальным сведениям сходилась с суммой уплаченных взносов по форме РСВ-1. Все бы было хорошо, но нашлись инспекторы, которые сказали, что так делать нельзя. Надо оставить остаток взносов на следующий квартал и тогда в следующем квартале уже не ставить начисления, а ставить только уплату взносов. Это второй способ. На мой взгляд, он проще. Но ведь нашлись инспекторы, которые не приняли индивидуальные сведения по этому способу. Так что учтите этот узкий момент и подумайте, как вам лучше сделать. И тот, и другой способ правильный и приводит к успешной сдаче отчетности.
Еще один узкий момент состоит в том, что если раньше переплата по пенсионным вносам отражалась и в каждом работнике (в ячейке по уплате), то теперь переплата вообще не учитывается (считается, что оплата начисленных взносов равна уплаченным, т.е. 100%). Сумму излишне уплаченных взносов можно увидеть только в форме РСВ-1. Именно на нее и не будут сходиться форма РСВ-1 и столбец уплаты в индивидуальных сведениях. В отчетности за 1-е полугодие 2010 года можно было поставить сумму переплаты по каждому сотруднику.
Форма сдачи отчетности
Работники Пенсионного фонда принимают отчеты только на электронных носителях с сопровождением бумажных форм. Мы уже привыкли к тому, что индивидуальные сведения сдаются только на магнитных носителях с распечаткой. Поэтому в I квартале не было споров по поводу формы сдачи отчетности. Ведь программа, в которой можно занести индивидуальные сведения, позволяет делать и форму РСВ-1. И все вместе потом выгрузить на «флешку». Кстати, инспекторы практически не принимают отчеты на дискетах. Просят приносить сведения на флеш-накопителях. Одной из причин являются частые сбои (поскольку дискета может по пути размагнититься и вся информация может быть стерта). К тому же выпуск такого вида носителя информации, как дискета, прекращен. Поэтому советуем вам приобрести самый дешевый флеш-накопитель специально для работы с Пенсионным фондом, чтобы лишней информации на ней не было. Ведь каждую «флешку» инспекторы сначала проверяют на вирусы. А если информации на ней много, то процесс проверки может затянуться.
Сдача отчетности через Интернет
Еще один способ сдачи отчетности — через Интернет. Для этого необходимо купить программу, обзавестись электронно-цифровой подписью. Это стоит денег. Поставщиков подобных услуг не так много, способов работы тоже, поэтому можно выбрать наиболее удобный. Кстати, работодатели, средняя списочная численность наемных работников которых более 50 человек, должны сдавать РСВ-1 и индивидуальные сведения только через Интернет.
А начиная со II квартала 2011 года в Рязанской области начала реально работать система сдачи отчетности посредством Интернета через представителя. До этого в законе №212-ФЗ не было положения о представительстве. Теперь же оно есть, и в каждой области разработано положение по работе с плательщиками через представителя. Хотя процесс этот не очень-то простой, но это все же лучше, чем сидеть днями в коридорах ПФР.
Итак, для того чтобы сдать отчет через Интернет, необходимо заключить договор поручения с исполнителем, составить доверенность, принести отчет и подтвердить согласие работников на использование персональных данных. Но для того, чтобы сдать отчет необходимо прийти в ПФР заранее, поскольку Пенсионный фонд может принимать отчет в срок до 10 дней с даты отправки. Хотя если отчет отправлен вовремя, до последнего срока отправки, но в нем содержатся ошибки, их необходимо исправить в течение 2-х недель. Еще одним нюансом является то, что если вы заключили договор поручения с какой-то компанией, то сдать отчет лично вы не можете. Так утверждают в Пенсионном фонде, ссылаясь на внутренние распоряжения. Хотя с юридической точки зрения это неверно, работники Пенсионного фонда предлагают в этом случае расторгнуть договор и сообщить об этом в письменной форме.
Сдать отчет вы можете в электронной форме через Интернет в любом из офисов Областной налоговой консультации (тел. 460-700).
Переходим к процессу занесения индивидуальных сведений и формы РСВ-1 на магнитный носитель. Мы постараемся рассказать вам, как это сделать, при этом мы не претендуем на то, что наш порядок заполнения будет 100% корректным, т.к. версия программы постоянно меняется. Но общий порядок остается.
Установка программы
Мы рассмотрим пример на основании программы с трудно выговариваемым названием «Программа подготовки данных персонифицированного учета» (spu orb v. 1.35), раньше она называлась красиво и понятно — «Персик». Версия программы может меняться. Однако смысл установки и пользования остается.
Установочный файл можно взять у работников Пенсионного фонда, а также скачать через сеть Интернет (http://www.pfrf.ru/free_programs/). Это сайт Пенсионного фонда. Установочный файл расположен в архиве. Его надо распаковать и запустить файл с расширением «exe» (Изображение 1).
Ставим галочку и нажимаем кнопку «далее».
В следующем окне не меняем место установки программы (так проще) и нажимаем кнопку «установить». Далее происходит процедура установки (Изображение 2).
После ее завершения нажимаем кнопку «закрыть». Далее откроется руководство пользователя, в нем будут указаны изменения, которые произошли с программой за последний год. Если у вас уже стояла эта программа, то просто произойдет обновление, и все данные останутся.
Следующий шаг — установка Программы CheckXML (WIN). Это программа Пенсионного фонда РФ, разрабатываемая с участием компании БухСофт. Программа предназначена для проверки сведений индивидуального персонифицированного учета, подаваемых страхователями в электронном виде в формате 7.0, а также для комплексного тестирования файла отчетности по форме 2-НДФЛ (сведения о доходах физических лиц), представляемого в формате XML. Получить ее можно у работников Пенсионного фонда, либо скачать в Интернете по адресу: http://www.buhsoft.ru/?title=download.php.
На этой странице смотрим шаг 2 (см. Изображение 3).
Нажимаем на ссылку, выделенную стрелочкой, и качаем. Полученный файл можно сохранить в каталоге дистрибутивов программ.
Следующий шаг — установка программы CheckXML. Запускаем файл CheckXMLInst. В процессе установки все время нажимаем клавишу «далее». При этом путь установки останется тем, который заложен по умолчанию. Это диск С. Если вам это не подходит, просто поменяйте место установки и при этом, конечно же, запомните его! Следующий этап — при открытии программы CheckXML необходимо провести индексацию. В принципе, программа откроется сама после установки.
Далее запускаем и настраиваем программу Spu_orb. Ярлык для этой программы в виде синей папочки, а также для CheckXML (в виде синей бабочки) появятся на рабочем столе.
Далее при открытии программы нужна будет индексация, как только она закончится, надо будет сделать настройки программы.
Нажимаем сверху вкладку «настройки» — «настройки программы».
Здесь необходимо указать место, где установлена программа CheckXML. По умолчанию это C:Program FilesCheckXML. Если путь будет указан неправильно, программа скажет об этом, выдаст текстовое сообщение об ошибке. После указания пути нажимаем «сохранить» и «выход» (Изображение 4).
Следующий этап — импорт классификатора адресов. Для этого необходимо нажать сверху вкладку «сервис» — «Импорт данных» — «КЛАДР».
Открылось окно «Импорт Классификатора адресов» (Изображение 5).
Под цифрой 1 — Кодовая страница DBF-файлов — выбираем «Windows».
Ставим галочку в ячейке «Полностью очищать Справочник КЛАДР перед загрузкой».
Далее в строке прописываем путь к нашему КЛАДР по умолчанию, это C:Program FilesCheckXMLkladr.
В таблице выбираем необходимый нам регион, ставим галочку и нажимаем кнопку «загрузка», а затем нажимаем «выход». Программа сделает необходимые индексации сама. Вам лишь надо со всем соглашаться.
Следующий этап — занесение реквизитов предприятия. Это можно сделать во вкладке «настройка» — «Реквизиты предприятия» (Изображение 6).
На первой вкладке указываем все реквизиты предприятия. При этом признак тарифа — максимум, а основная категория плательщика — НР. Причем, это нужно делать тем, кто платит налог и по упрощенной системе налогообложения, и по ЕНВД. А вот тем, кто платит налоги по пониженной ставке, необходимо поставить «ПНЭД». Если мы платим взносы как средство массовой информации — «СМИ». Это необходимо для того, чтобы программа помогала нам заполнять индивидуальные сведения и подставляла правильные ставки взносов.
На второй закладке указываем должности и фамилии руководящих органов, а на третьей — адрес юридического лица. Если какие-то обязательные поля не заполнены, программа попросит их заполнить. Внимание! Все коды заполняйте на основании свидетельств из ПФР, статистики, ТФОМС, налоговой.
На четвертой вкладке необходимо указать соответствие тарифов. Это необходимо для того, чтобы сведения с прошлого квартала (в части остатков) перенеслись корректно в нужную ячейку. Если в прошлом году вы платили взносы как «упрощенец» или «вмененщик», то вы ставите напротив кода УСЕН — НР (или тот код, который вы применяете).
В программе предусмотрена возможность ведения нескольких без данных. Для этого необходимо зайти во вкладку «сервис» — «информационные базы» и создать новую. При этом нужно указать новый путь, чтобы данные этой базы не стерли предыдущую. При этом, при добавлении базы вручную, вы сами прописываете путь, где будет храниться информация, а при создании базы автоматически — за вас это сделает программа. Название базы (чтобы не путаться во всех базах) можно при этом изменить.
Далее нажимаем «выбрать информационную базу». Теперь мы работаем именно с этой базой, в нашем примере — «ОНК» (Изображение 7).
Соответственно, после этого заново внести реквизиты новой организации (вкладка «Настройки» — «Реквизиты предприятия»). Сделать это надо один раз.
Варианты решения проблем при установке программы
Несмотря на многочисленные просьбы и указания на ошибки некорректной работы программы, разработчики выпустили новую версию, не учитывая замечаний пользователей. Поэтому программа может работать некорректно. Вы вправе использовать программный продукт системы учета (1С:Предприятие, БухСофт и т.д.). Однако совсем до недавнего времени программа 1С не представляла возможности выгружать автоматически корректный файл для проверки. На данный момент эта ошибка исправлена.
Варианты решения проблем:
— Полная переустановка программ CheckXML и Spu_orb.
— При появлении странных ошибок при проверке пачек документов можно воспользоваться следующим вариантом: закрыть программу отчетности Spu_orb и открыть самостоятельно программу проверки CheckXML. Дождаться корректного завершения процесса индексирования таблиц. Возможно, данную процедуру придется проводить несколько раз до того, как программа перестанет выдавать сообщения об ошибке в правом верхнем углу. Грубо говоря, несколько раз запускать программу и закрывать ее.
Составление и занесение индивидуальных сведений в электронный формат
Индивидуальные сведения необходимы для того, чтобы конкретному человеку попадали начисления в его лицевой счет в Пенсионном фонде. Дело в том, что организация или предприниматель перечисляет платежи в Пенсионный фонд одной платежкой, а в индивидуальных сведениях отражается то, как эти средства распределяются между работниками.
Для того чтобы сформировать нужные файлы, зайдите во вкладку «ввод данных» — «индивидуальные сведения» — «формы СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2» (с 2010 года). Перед вами откроется окно, в котором будет список наемных работников с их данными. Чтобы добавить сотрудника, необходимо нажать кнопку «добавить» (она первая в списке). Надо сказать, что кнопок здесь много, и есть еще одна кнопка «добавить», только она относится ко второму окну — «сведения о стаже» (СЗВ-6).
Далее заносим сведения о физическом лице — работнике. При этом обязательно указывать фамилию, имя, отчество, дату рождения, прописку, паспортные данные, страховой пенсионный номер (СНИЛС — пластиковая зелененькая карточка). При этом, если вы будете неправильно заносить номер страхового свидетельства, то программа вам об этом скажет, поскольку в номере есть контрольные цифры. Ошибку в номере программа не даст вам сделать. При занесении адреса обязательно следует указать адрес из КЛАДР. Для этого необходимо нажать кнопку с тремя точками, чтобы появилось окно выбора региона. Перед вами открывается список всех регионов. Для того чтобы не крутить колесо мышки бесконечно долго, чтобы найти Рязанскую область, можно воспользоваться поиском по наименованию. Мы набрали три буквы — «РЯЗ» и сразу же открылась строка с названием региона — Рязанская область (Изображение 8). То же самое касается всех списков (города, улицы).
Следующий этап — указание процентов уплаты. В нашем примере мы указываем год (2011), период (II квартал 2011) (Изображение 9).
Эта функция нужна для того, чтобы проставить, сколько процентов уплачено в целом по предприятию, поскольку по каждому сотруднику необходимо указать не только начисление взносов (как раньше), но и сумму уплаченных взносов.
Если мы укажем здесь конкретные цифры, то сумму уплаты программа будет ставить сама. Нам необходимо указать период, за который вводится процент уплаты и указать сумму начисленных взносов и уплаченных. Процент уплаты посчитается программным способом. При этом обязательно надо учесть погашение долга прошлого квартала.
Для этого необходимо сумму уплаченных взносов — отдельно по накопительной части, отдельно по страховой — поделить на сумму начисленных взносов. Например, в целом по предприятию у вас начислено 5800 рублей на страховую часть и 3700 — на накопительную. Долг на начало составлял 1450 рублей на страховую часть и 384 на накопительную часть. А уплатили вы по состоянию на 30 июня — 5314 и 3071 руб. соответственно. В первом столбце необходимо указать долг на начало — 1450 и 384 — и уплату этих же сумм. Получится, что погашение долга составляет 100%. Теперь надо поставить в соседний столбик начисленную сумму взносов на страховую и накопительную части и уплаченные, соответственно, тоже. Для этого из уплаченных сумм за квартал вычитаем сумму долга на начало (ведь его мы гасим в размере 100%). Получается, что на страховую часть мы заплатили 3864 руб. (5314 — 1450), а на накопительную — 2687 руб. (3071 — 384). Теперь программа сама посчитает точный процент уплаты и отразит его в специальных ячейках. Советуем вам не переживать по поводу того, что у вас будет показан долг. Это долг по состоянию на 30 июня — отчетную дату. Срок уплаты взносов — до даты выдачи заработной платы, но не позднее 15-го числа. А значит, вы не опоздали, просто чтобы произвести хоть какую-то фиксацию оплат, это делается на отчетную дату.
Теперь нажимаем кнопку «добавить», которая находится после кнопки «процент уплаты».
Открывается окно по конкретному работнику (Изображение 10).
Здесь указываем календарный год (2011), отчетный период (II квартал 2011), категорию плательщика (НР), тип сведений и дата ставится по умолчанию.
Далее нам надо указать доход работника за 3 месяца. В нашем примере сотрудник за этот период проработал всего четыре дня и заработал 2000 рублей. Как только мы эту сумму проставим в ячейку «доход», то сразу же в автоматическом режиме проставляются суммы на страховую и накопительные части пенсии. Если вы изменили сумму дохода, то можно нажать кнопку «расчет». Рядом есть поле — «уплачено». Там указывают, сколько по конкретному человеку уплачено из начисленных взносов. Здесь вот и понадобилось предыдущая кнопка «процент уплаты». Суммы проставляются автоматически при нажатии кнопки «(начислено) х (% уплаты) — уплачено». При этом, если вы меняете начисления, а суммы уплаты остались те же, то они выделяются красным цветом как ошибка.
По сравнению с прошлой версией программы появились окна, отражающие долг на начало на страховую и накопительную части. Именно для того, чтобы не вводить их вручную, мы на 4-й закладке в сведениях об организации ставили соответствие категорий УСЕН и НР. Если бы мы это не поставили, то тогда бы остатки не перенеслись самостоятельно при нажатии кнопки «перенос долга на начало из предыдущего периода».
Обратите внимание, что поскольку отчет сдается поквартально, то сведения заполняются не нарастающим итогом, а отдельно за каждый квартал.
Далее переходим на закладку «основной и льготный стажи» (Изображение 11).
Если работник не был на больничном, не находился в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет, то у него нет льготного стажа. А значит, мы заполняем только первое окошко. Второе окошко также заполняется, если у работника был административный отпуск или он с вами работал по гражданско-правовым договорам.
По данному работнику мы сохраняем информацию и выходим и попадаем опять в окно СЗВ-6 (Изображение 12).
Далее повторяем те же самые действия для каждого работника.
Особые случаи
На примере мы покажем вам, как заполнять сведения по «декретницам», тем, кто болел и уходил в административный отпуск.
Заполняем общие все сведения о работнике, его заработную плату, с помощью процента уплаты ставим суммы уплат по конкретному человеку на страховую и накопительную части. Не забудьте указать категорию плательщика, иначе программа автоматически суммы взносов вам считать не будет.
Далее добавляем строку в основном стаже и указываем сроки работы сотрудницы во II квартале. Она находилась в отпуске по беременности и родам с 01.04.2011 г. по 01.05.2011 года. А со 02.05.2011 по 30.06.2011 года ушла в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет. Именно эти сроки мы и указываем в качестве стажа.
Добавляем одну строку в первом окошке и указываем уже новый срок — с 01.04.2011 г. по 01.05.2011 года. При этом программа сама делает подсказки, чтобы исключить механические ошибки. Теперь заполняем второе окошко — «льготный стаж» (Изображение 13).
Нажимаем кнопку «добавить» и добавляем третий параметр — ДЕКРЕТ. Больше ничего в этом окошке не меняем. Сохраняем, и у нас появилась строка во втором окошке. Причем, эта строка связана с конкретным стажем человека. Следующий этап — отражение отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет. Опять добавляем период с 02.05.2011 по 30.06.2011 года и добавляем льготный стаж с указанием третьего параметра — ДЕТИ.
Сведения о стаже конкретного работника будут выглядеть как на Изображении 14.
Дальше нажимаем кнопку «сохранить» и выходим из карточки сотрудницы.
Такой же порядок будет соблюдаться при указании срока, когда человек болел, а также находился в административном отпуске. Обратите, пожалуйста, внимание, что стаж для учета в Пенсионном фонде у работника идет, пока он официально работает и при этом начисляются пенсионные взносы от его заработной платы. Если сотрудник находился в административном отпуске (без сохранения заработной платы), независимо от причин этого отпуска — желания самого сотрудника или администрации, то начисление взносов не происходит. А значит, стаж не идет. Еще один вариант «необычного» стажа — работа по гражданско-правовым договорам. В этом случае также указываются сроки работы и в закладке «льготный стаж» указывается в третьем параметре — ДОГОВОР.
После того, как вы занесли всех работников, необходимо нажать кнопку «печать» и распечатать сведения по каждому работнику. При этом те, у кого в стаже одна строка, либо кто не имеет льготного стажа, распечатывают форму СЗВ-6-2, а у кого есть льготный стаж — СЗВ-6-1. Далее надо нажать кнопку «выход».
Форма СПВ-1 заполняется по работникам, которые уходят на пенсию. Далее переходим к следующему разделу — «Заполнение формы РСВ-1».
Заполнение формы РСВ-1 и занесение ее электронной копии на магнитный носитель
Для того чтобы заполнить форму РСВ-1, необходимо пройти путь: «ввод данных» — «расчет страховых взносов» — «РСВ-1» (с 2010 года). В открывшемся окошке нажать кнопку «добавить». Но если вы сначала сделали индивидуальные сведения, то лучше нажать кнопку «формирование РСВ-1 из ИС» (Изображение 15).
Это значит, что часть работы за вас сделает компьютер, исходя из тех данных, которые вы занесли в индивидуальных сведениях.
В результате сформирована ведомость уже с начислениями. И вам остается только зайти в нее, нажав кнопку «изменить».
Вот тут и начинается заполнение формы. Первый лист — фактически титульный. На нем указываем, за какой период сдается ведомость, код основного тарифа, количество застрахованных лиц, среднюю списочную численность.
Код основного тарифа для тех, кто платит налоги по общепринятой системе налогообложения — 51.
Количество застрахованных лиц — это количество людей, на которых вы подаете индивидуальные сведения. То есть те лица, которые получали у вас выплаты в течение отчетного периода.
Далее лучше сразу перейти к Разделу 2 (Изображение 16).
В нем указываются данные о начислениях взносов и фонд оплаты труда. Перед вами будет одна строка (если вы платите налоги только по общепринятой системе налогообложения, либо только по ЕНВД и УСН).
Теперь необходимо нажать кнопку «изменить» и появится электронная копия Раздела 2 формы РСВ-1. Как заполнять эту форму, мы повторять не будем, так как мы об этом писали в №3 нашей газеты за 2010 год.
Расскажем только особенности электронной формы. Поля с белой заливкой заполняются вами, а поля с бежевой заливкой заполняются автоматически при заполнении правильных полей. Обратите внимание, что при переносе сведений из СЗВ-6 сюда попадают только информация о взносах и заработной плате нарастающим итогом. Вам надо будет еще поставить информацию за последние 3 месяца. Пожалуйста, проверьте: ведомость за I квартал плюс информация за последние 3 месяца дают сведения нарастающим итогом!
После заполнения сведений о зарплате в строках 201-202 расчета опускаетесь чуть ниже и нажимаете кнопку «расчет взносов» (Изображение 17).
Обязательно проверьте, как выполнила расчет программа. Ведь она считает правильно, а вы могли ошибиться при занесении данных (механическая ошибка).
Дальше нажимаем кнопку «сохранить» и выходим из этого раздела. Разделы 3-4 заполняются не во всех случаях, а при применении уменьшенной ставки.
Раздел 5 отражает задолженность на начало 2010 года, отраженную в ведомости АДВ-11 за 2009 год и уплату взносов в 2010 году (если это было необходимо).
Переходим к Разделу 1.
Если вы заполняли форму по нашему алгоритму, то Раздел 1 у вас практически заполнен. Вам надо будет только проставить суммы взносов, уплаченных в течение последних 3-х месяцев.
На этом заполнение формы будет закончено. Обязательно проверьте все показатели. Лучше это делать, распечатав форму. Т.е. сохранив и закрыв это окно, нажать на кнопку «печать». Перед вами откроется печатная форма расчета, где вы можете все проверить с калькулятором в руках. Следующий этап — выгрузка формы РСВ-1 и индивидуальных сведений. Это делается в новой версии программы вместе, для того, чтобы проконтролировать контрольные соотношения начисленных и уплаченных взносов по 2-м отчетам (самая распространенная ошибка).
Копирование индивидуальных сведений и формы РСВ-1 на внешний носитель и распечатка пачек
Как только вы удостоверитесь, что все правильно заполнили, закрываете окно и заходите в раздел «выгрузка» — «выгрузка индивидуальных сведений» — «выгрузка СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 с 2010 года» (Изображение 18).
Здесь указываем год, отчетный период, по какому признаку сортируем (нужно по ФИО) и нажимаем кнопку «сформировать пачки». Не забудьте поставить галочку «включать в формируемые пачки форму РСВ-1» Программа формирует пачки и в нашем примере формируется три файла. Первый — СЗВ-6-1 (в нем содержатся сведения с особыми условиями). Этой пачки у вас может и не быть, если у вас не было сотрудников с больничными, декретными, отпуском по уходу за ребенком, гражданско-правовыми договорами, административными отпусками. Второй — СЗВ-6-2, со сведениями по остальным работникам, которые просто у вас работали и не болели. Третий — опись АДВ-6-2. Вы можете просмотреть состав пачки, нажав на нее мышкой (в левом окошке появится либо список работников, либо список файлов). И четвертый — РСВ-1. Тут же будет произведена сверка всех форм на механические ошибки (Изображение 19).
Вы проверяете соответствие первого и второго столбика, и если у вас найдены расхождения, необходимо исправить ошибку. Она может закрасться как в индивидуальных сведениях, так и в форме РСВ-1.
Дальше эти файлы вам надо записать, нажав на кнопку «запись пачек в файлы» во втором окне «Пачки документов». В открывшемся окне вам необходимо указать путь — куда вы хотите это записать — на диск, на флешку, на дискету. Запомните этот путь — там будут лежать ваши файлы. Дальше перед распечаткой желательно проверить файлы с помощью программы CheckXML. Для этого в этом же окне вам надо нажать кнопку «проверка пачки». Некоторые пользователи рекомендуют сначала нажить кнопку «переформировать АДВ 6-2», а потом уже делать проверку. Если этого не делать, то придется проводить проверку каждого файла, выделяя файл и каждый раз нажимая кнопку «проверка пачки». Если у вас нашлись ошибки, необходимо их исправить и заново сформировать пачки. При этом каждый раз надо формировать пачки с №1.
После того, как вы все проверили и сохранили на внешний носитель информации, можно пачки распечатать. Как и всю отчетность, это надо сделать в 2-х экземплярах. Один останется у инспектора, а второй, с отметкой, — у вас.
Если проверка завершена успешно, вы можете облегченно вздохнуть и отправиться в Пенсионный фонд с доверенностью и папкой с завязочками (требование в некоторых регионах), распечатанными формами, с дискетой или флешкой. При этом на магнитном носителе у вас будет три файла (если нет «особенных» работников) — файл индивидуальных сведений, файл описи и файл РСВ-1 или четыре файла (если есть «особенные» работники) — индивидуальные сведения СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, опись, РСВ-1.
Желаем вам удачи и отсутствия очередей в Пенсионном фонде при сдаче отчетности.
Н. Скворцова
