Практическая газета для предпринимателя
  • РУБРИКИ
    • Подписка
    • Тема номера
    • Вопросы и ответы
    • Имущество
    • Кассы
    • НДФЛ
    • Общая система налогообложения (ОСНО)
    • Патент (ПСН)
    • Публикации налоговых органов
    • Развитие бизнеса
    • Самозанятые
    • Сотрудники и налоги от заработной платы
    • Упрощенная система налогообложения (УСНО)
    • Финансы
    • Юридические советы
    • Прочее
    • Архив
  • ПОДПИСКА
  • О ГАЗЕТЕ
  • КОНТАКТЫ
Чтение: Как внедрить внутренний ЭДО?
Практическая газета для предпринимателяПрактическая газета для предпринимателя
Aa
  • Подписка
  • Тема номера
  • Вопросы и ответы
  • Имущество
  • Кассы
  • НДФЛ
  • Общая система налогообложения (ОСНО)
  • Патент (ПСН)
  • Публикации налоговых органов
  • Развитие бизнеса
  • Самозанятые
  • Сотрудники и налоги от заработной платы
  • Упрощенная система налогообложения (УСНО)
  • Финансы
  • Юридические советы
  • Прочее
  • Архив
  • Подписка
  • О газете
  • Контакты
Прочее

Как внедрить внутренний ЭДО?

Опубликовано 29.04.2022
читать 4 мин.
Поделиться

В конце прошлого года в России официально разрешили вести электронный документооборот (ЭДО) в трудовых отношениях. Не только с дистанционными работниками, но и с офисными. Основное новшество – трудовой договор и другие документы можно подписывать в электронном виде. Как внедрить ЭДО по закону и применять электронную подпись с сотрудниками?

Издаем документ об ЭДО

Прежде всего, электронный документооборот – право, а не обязанность. Компания может внедрить у себя его по желанию, издав соответствующий локальный акт. В нем надо указать список сотрудников и документов, которые будут использовать такой формат. Но до этого нужно уведомить сотрудников и получить их согласие. Важно: если они не согласятся или не ответят, в отношениях с ними останутся бумажные документы.

Выбираем информационную систему

Далее нужно выбрать информационную систему для применения ЭДО.

Закон дает два варианта:

  • собственная инфосистема, которую компания разработает для себя;
  • платформа «Работа в России».

Как известно, на этом портале должны регистрироваться все компании (со штатом более 25 человек), т.к. с 2022 года обязаны размещать там вакансии и отчитываться о квотах для инвалидов. Поэтому, возможно, многим более удобным будет именно второй вариант.

Но открытым остается вопрос конфиденциальности данных. Да, вакансии размещать там обязательно, но готовы ли компании через «внешний ресурс» обмениваться своими внутренними документами?

В то же время не все документы можно подписывать электронно. В их числе:

  • акт о несчастном случае;
  • инструктажи по охране труда;
  • приказ об увольнении.

Бумажной останется и трудовая книжка, если ранее сотрудник отказался от ее цифровой версии. В то же время приказ об увольнении может быть электронным для дистанционных сотрудников.

В чрезвычайных ситуациях, которые перечисляет закон, электронный документооборот можно применять и без согласия, например, катастрофы, эпидемии, происшествия и др.

Используем ЭЦП

Главное при использовании ЭДО – внедрение электронной цифровой подписи. Ляжет это, очевидно, на плечи работодателя – и организационно, и финансово.

Причем сама компания имеет право применять только усиленную подпись (квалифицированную или неквалифицированную – УКЭП или УНЭП). Сотрудник для подписания некоторых документов, в основном текущих – заявления, согласия, приказы – может применять простую ЭЦП.

Кстати, сотрудник мог ее получить ранее самостоятельно, например, через Госуслуги. Естественно, он может применять ее, и вам не надо заново для него ее создавать. В любом случае, ЭЦП делается для физлица, и если человек уйдет в другую компанию, подпись «остается» с ним.

Практика проверок ГИТ показывает, что до 40-50% документов не имеют подписей сотрудников. И это серьезный риск получать штраф, а еще при конфликтах работодатели проигрывают большую часть трудовых споров.

ЭЦП закрывает риски, а для удаленки она – единственный инструмент общения. В итоге – серьезная экономия, по оценке, до 100 тыс. рублей в месяц при штате 200-250 человек.

Главное – правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.

klerk.ru

Предыдущая статья Требование по работе с самозанятыми: как реагировать
Следующая статья Заключение договора дистанционно в электронной форме без ЭЦП

Полезные ссылки

  • Калькулятор по расчету страховых взносов
  • Бесплатная рассылка напоминаний для бизнеса
  • Узнай свой ИНН
  • Личный кабинет налогоплательщика
  • Узнай ОКТМО (для уплаты налога)
  • Калькулятор пени
  • Узнай реквизиты своей налоговой инспекции
  • Узнать ОКПО (письмо из статистики)
  • Узнай, назначена ли проверка
  • Он-лайн запись на прием в инспекцию
  • Информация о штафах ГИБДД
  • Проверь своего контрагента
  • Имущественные налоги: ставки и льготы
  • Заполнить платежное поручение на уплату налога
  • Уплата госпошлины
  • Бесплатная программа по формированию первичных документов

Вопросы и ответы

Вопросы и ответы

Вопрос: Как записаться на прием в налоговую инспекцию с помощью…

07.08.2019

Вопросы и ответы

Как можно подтвердить затраты на электронные авиабилеты? Согласно статье 167…

11.06.2019

Вам также может быть интересно

Как малому бизнесу соперничать с крупными сетями

У меня как у владельца магазина сантехники тоже есть крупные конкуренты – «Леруа Мерлен» и все те же маркетплейсы. Иногда…

16.01.2023 читать 7 мин.

Релокация бизнеса. Каковы налоговые последствия?

Словосочетание «релокация бизнеса» возникло не сейчас, однако из-за новостей, связанных со специальной военной операцией, часть граждан приняла решение уехать в…

16.01.2023 читать 9 мин.

22 НОВЫХ ДОГОВОРА ДОБАВЛЕНЫ В «КОНСТРУКТОР ДОГОВОРОВ»
В СИСТЕМЕ КОНСУЛЬТАНТПЛЮС

В "Конструктор договоров" - сервис для составления и проверки договоров в системе КонсультантПлюс - включены 22 новых договора. Все они…

16.01.2023 читать 3 мин.

КОНСТРУКТОР УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ ДЛЯ ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫХ БУХГАЛТЕРИЙ В СИСТЕМЕ КОНСУЛЬТАНТПЛЮС

В Систему КонсультантПлюс включен новый Конструктор учетной политики - для централизованных бухгалтерий в бюджете. Конструктор поможет составить единую учетную политику…

05.12.2022 читать 3 мин.

© ООО «ПрофИнфо»
390000, Рязань, ул. Могэс, д. 30
Тел.: +7 (4912) 720-700

ПОДПИСКА

О ГАЗЕТЕ

КОНТАКТЫ

Разаработка сайта — m360.digital

© ООО «ПрофИнфо»
390000, Рязань, ул. Могэс, д. 30
Тел.: +7 (4912) 720-700

ПОДПИСКА

О ГАЗЕТЕ

КОНТАКТЫ

Разаработка сайта — m360.digital

Welcome Back!

Sign in to your account

Lost your password?