Форму РСВ-1 сдают все предприниматели и организации, являющиеся работодателями. Она сдается ежеквартально до 15-го числа второго месяца после окончания отчетного периода.
Мы поможем вам заполнить эту форму \»вручную\», для того, чтобы вы понимали, как это делать, несмотря на то, что вы можете составлять отчет с помощью специальных программ.
Отчет по этой форме сдается ежеквартально по следующим срокам:
— до 15 мая за 1 квартал
— до 15 августа за 2 квартал
— до 15 ноября за 3 квартал
— до 15 февраля за 4 квартал.
Отчет является как бы сводным по всей фирме. В нем указывают начисленные взносы в общем по предприятию, а также уплаченные суммы взносов и остатки на начало периода и на конец по конкретной фирме. Как распределяются взносы по конкретному человеку, указывается в форме СЗВ 6-4, которая формируется с помощью специальной программы. О том, как пользоваться этой программой, мы написали статью, которую вы сможете прочитать в сегодняшнем номере на страницах 16-21.
Итак, переходим к правилам заполнения расчета на конкретном примере. Практически каждую ячейку мы назвали по-своему — по буквам, чтобы проще было вам объяснить, о какой именно ячейке идет речь, а также показать, как рассчитывается тот или иной показатель. Кроме того, в заполненном бланке на страницах 10-12 вы увидите не все страницы, а только те, которые наиболее часто заполняются.
Общие требования к заполнению Расчета
В принципе, все правила заполнения расчета и налоговых деклараций идентичны. Расчет может представляться как в бумажном виде, так и в электронной форме. Если вы сдаете бумажную форму, вам необходимо помнить, что заполняется она шариковой или перьевой ручкой, черным, либо синим цветом. Кроме того, возможна его распечатка на принтере. А поскольку отчет по индивидуальным сведениям все равно сдавать нужно на магнитных носителях, то и этот расчет обычно распечатывается.
В каждую строку и соответствующие ей графы вписывается только один показатель. В случае отсутствия каких-либо показателей в строке и соответствующей графе ставится прочерк. Все значения денежных показателей отражаются в рублях с копейками. Если на страницах Расчета, которые должны быть представлены плательщиком, какие-либо таблицы им не заполняются, то в полях этих таблиц ставится прочерк. Если некоторые страницы вообще вами не заполняются, то их представлять не надо.
Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства — это правило также стандартное для всех форм, представляемых в контролирующие органы.
Для исправления ошибок следует перечеркнуть неверное значение показателя, вписать правильное значение показателя и поставить подпись плательщика или его представителя под исправлением, с указанием даты исправления. Все исправления заверяются печатью организации или подписью индивидуального предпринимателя, физического лица, не признаваемого индивидуальным предпринимателем, или их представителей.
В верхней части каждой заполняемой страницы Расчета указывается регистрационный номер плательщика, присвоенный ему в территориальном органе ПФР по месту постановки на учет. Внимание! У предпринимателей-работодателей их может быть два. Один присваивается при регистрации физического лица как предпринимателя на основании записи в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей, а второй — при регистрации предпринимателя в качестве работодателя (это нужно сделать в течение 30 дней с момента заключения первого трудового договора). Вот именно этот второй и нужно указать предпринимателю-работодателю при заполнении данного расчета.
Состав Расчета
Титульный лист, Разделы 1 и 2 Расчета заполняются всеми плательщиками. Все остальные разделы заполняются плательщиками, если они имеют право на пониженные тарифы.
Заполнение титульной части Расчета
Титульный лист Расчета заполняется плательщиком, кроме раздела \»Заполняется работником ПФР\». Надо сказать, что на титульном листе в этой форме указываются очень многие данные.
Итак, при заполнении титульного листа Расчета плательщиком указываются:
— регистрационный номер в ПФР (ячейка с меткой \»А\») в соответствии с записью в Уведомлении о регистрации в территориальном органе ПФР. Напомним, что предприниматели, применяющие наемный труд, указывают в этом месте регистрационный номер как работодателя;
— в зоне из трех ячеек (ячейка с меткой \»Б\»), отведенной для заполнения показателя \»Номер корректировки\», при представлении первичного Расчета указывается код 001.
При представлении корректирующего Расчета в этом поле проставляется номер, указывающий, какой по счету Расчет с учетом внесенных изменений и дополнений представляется плательщиком в территориальный орган ПФР (например: 001, 002-010 и т.д.). При сдаче первого Расчета (не корректирующего) нам необходимо поставить 000. А вот если мы захотим внести изменения в представленный ранее расчет, то в этой ячейке надо ставить цифры 001;
В ячейках, отведенных для заполнения показателя \»Отчетный период\» (ячейка с меткой \»В\»), проставляется период, за который представляется Расчет. Отчетными периодами признаются первый квартал, полугодие и девять месяцев календарного года, которые обозначаются соответственно как \»03\», \»06\» и \»09\». Расчетным периодом признается год, который обозначается \»12\». Здесь вроде бы все просто.
В ячейках для заполнения показателя \»Календарный год\» (ячейка с меткой \»Г\») проставляется календарный год, за отчетный период которого представляется Расчет.
В следующей ячейке с меткой \»Д\» указывается наименование организации в соответствии с наименованием, указанным в учредительных документах. Надо сказать, что это требование не только Пенсионного фонда, теперь надо указывать полное название: не \»ООО \»Карандаш Плюс\», а \»Общество с ограниченной ответственностью \»Карандаш Плюс\». Индивидуальным предпринимателям надо просто указывать фамилию, имя, отчество без сокращений.
— коды ОКАТО (ячейка с меткой \»И\»), ОКВЭД (ячейка с меткой \»К\») — на основании соответствующего Уведомления органа государственной статистики.
Стандартные значения ИНН, КПП и ОГРН также указываются на титульном листе (ячейки с метками \»Е\», \»Ж\», \»З\»). Напомним, что ИНН организации меньше, чем у предпринимателей на две цифры, тоже касается и ОГРН. Поэтому начинать заполнять эти ячейки организациями стоит с двух цифр — 0 0. Ячейка с меткой \»Ж\» для организации будет, например, выглядеть следующим образом — 006231048635. А вот КПП у предпринимателей просто нет. Этот показатель (ячейка с меткой \»Ж\») заполняется только организациями.
В полях, отведенных для указания адреса регистрации (ячейки с меткой \»Л\»):
— для юридических лиц указывается юридический адрес в соответствии с Российским классификатором адресов ФНС России (КЛАДР);
— для физических лиц — адрес регистрации по месту жительства в соответствии с Российским классификатором адресов ФНС России (КЛАДР);
В случае, если адрес нахождения плательщика отличен от юридического адреса, указывается фактический адрес. Однако мы бы рекомендовали указывать здесь юридический адрес, поскольку при смене фактического адреса (отличного от юридического) организация должна сообщить об этом в налоговую инспекцию как в регистрирующий орган в течение 3 рабочих дней. Штраф за просрочку составляет 5000 рублей. Если реально у вас фактический и юридический адреса не совпадают (что совсем не редкость), то советуем вам все-таки поставить на этой странице юридический адрес, поскольку вы сами подписываетесь под этими сведениями, которые могут стать лишним подтверждением вашей \»ошибки\» при возникновении конфликта с налоговой инспекцией по поводу юридического адреса.
В ячейках, отведенных для заполнения показателя \»количество застрахованных лиц\» (ячейка с меткой \»О\») указывается количество застрахованных лиц, на которых должны быть представлены сведения индивидуального (персонифицированного) учета за отчетный период.
В ячейках, отведенных для заполнения показателя \»среднесписочная численность\» (ячейка с меткой \»П\») указывается среднесписочная численность работников, рассчитанная в порядке, определенном соответствующими приказами Федеральной службы государственной статистики. Причем значения в ячейках с меткой \»П\» и \»О\» могут совсем не совпадать! Ведь при расчете средней списочной численности учитывается и время работы сотрудников, и наличие их на рабочем месте, а вот сведения о сотруднице, которая, например, находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет, обязательно надо указывать.
Далее в ячейках с меткой \»Н\» мы должны подписать Расчет, поставить печать и поставить дату подписания. В этом поле также указывается код лица, который подписывает форму — сам плательщик взносов или же представитель этого плательщика по доверенности (для индивидуальных предпринимателей — представителю обязательно нотариальная форма, для организаций — простая письменная форма доверенности). С правой стороны расписывается должностное лицо ПФР, принявший отчет. Нас эта сторона не касается.
Также подпись и дата подписи ставится на каждой странице Расчета. Но прежде чем подписать, необходимо заполнить эту форму.
Заполнение Раздела 2
Заполнение Расчета начнем именно с этого раздела, поскольку он является основным расчетным. А вот Раздел 1 заполним ближе к концу, поскольку в него переносятся данные из всех разделов данного Расчета.
Начинается этот раздел с заполнением ячейки с кода страховых взносов. Стандартный код — 01. Это те, кто платят взносы по стандартному тарифу. Полный список кодов смотрите после этой статьи.
Показатели строк 201-241 заполняются в отношении физических лиц, выплаты в пользу которых облагаются страховыми взносами на ОПС и ОМС по тарифу, установленному для плательщиков страховых взносов. Эти строки заполняются на основании данных бухгалтерского учета. Указанные значения определяются плательщиками путем сложения сумм начисленных выплат и иных вознаграждений по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты и начисленных страховых взносов.
При этом все цифры указываются в рублях и копейках.
По строке 201 (ячейки с метками \»А1\» \»А2\», \»А3\», \»А4\») в соответствующих графах отражаются выплаты, облагаемые взносами нарастающим итогом с начала года и за каждый из последних трех месяцев отчетного периода. Наиболее распространенным случаем облагаемого дохода является заработная плата, поэтому на примере мы будем рассматривать заработную плату наемных работников. При этом в этой строке указывается только заработная плата \»старшего\» поколения. То есть 1966 года рождения и старше.
Например, за январь сумма заработной платы отражается в ячейке с меткой \»А2\», а за февраль — в ячейке с меткой \»А3\», за март, соответственно — в ячейке с меткой \»А4\». Аналогично заполняются строки 202 (ячейки с метками \»Б1\» \»Б2\», \»Б3\», \»Б4\»), но уже по \»младшей\» группе — 1967 года рождения и моложе.
Как вы знаете, ставки на страховую и накопительную части пенсии у этих групп различаются. У \»старшей\» группы все идет только на страховую часть, а у \»младшей\» делится на страховую и накопительную части. Именно поэтому в отчете они показаны отдельными строками. При этом выполняется расчет данных, как в таблице 1.
Обратите внимание, что показатели строк А1 и Б1 — это суммы доходов физических лиц нарастающим итогом с начала года. То есть, чтобы проверить этот показатель, нужно взять аналогичный в предыдущей декларации и прибавить к нему показания А2, А3, А4.
Показатели строк В1-В4 необходимы для указания сумм, направляемых в пользу иностранных наемных работников, от заработной платы которых платится только страховая часть пенсии. Подробнее об этом читайте в прошлом номере нашего издания.
Суммы выплат и иных вознаграждений, указанных в статье 9 Федерального закона №212-ФЗ, не подлежащие обложению страховыми взносами, отражаются по строкам 211-213 (ячейки с метками \»Г1\»-\»Г4\», \»Д1\»-\»Д4\», \»Е1\»-\»Е4\») в соответствующих графах Расчета.
В принципе заполнение этих строк заполнение аналогично строкам 201-203 (ячейки с метками \»А1\»-\»А4\», \»Б1\»-\»Б4\», \»В1\»-\»В4\»)
По строкам 221, 222, 223 (ячейки с метками \»Ж1\»-\»Ж4\», \»З1\»-\»З4\», \»И1\»-\»И4\») с метками отражаются суммы фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с извлечением доходов, полученных по договору авторского заказа, договору об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательскому лицензионному договору, лицензионному договору о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, или суммы расходов, которые не могут быть подтверждены документально и принимаемые к вычету в размерах установленных частью 7 статьи 8 Федерального закона от 24 июля 2009 г. №212-ФЗ;
В строках 231-233 (ячейки с метками \»К1\»-\»К4\», \»Л1\»-\»Л4\», \»М1\»-\»М4\») указываются необлагаемые суммы, превышающие предельную величину базы, исчисленную нарастающим итогом. То есть суммы, заработной платы, превышающей 568 000 рублей нарастающим итогом с начала года по каждому наемному работнику отражаются именно здесь, поскольку они облагаются взносами по уменьшенной части.
Значение показателей в строке 240 определяется как сумма строк 201, 203 за минусом 211, 213, 221, 223, 231, 233 соответственно. В принципе, их заполнение аналогично строкам 201-202 (ячейки с метками \»А1\»-\»А4\», \»Б1\»-\»Б4\», \»В1\»-\»В4\»). А значение строки 241 рассчитывается тем же способом, но с учетом того, что берется \»младшая\» группа сотрудников. Только из значения строки 202 вычитаются значения строк 212, 222 и 232. Далее проводим арифметические действия, как в таблице 2.
Значение показателей в строке 250 \»Начислено страховых взносов на обязательное пенсионное страхование — страховая часть\» (ячейки с метками \»П1\»-\»П4\») определяется как сумма соответствующих показателей строки 240 (ячейки с метками \»Н1\»-\»Н4\») умноженной на тариф для данной возрастной группы на страховую часть пенсии и строки 241 (ячейки с метками \»О1\»-\»О4\») умноженной на тариф для данной возрастной группы на страховую часть пенсии. Такой же расчет производится для накопительной части пенсии (ячейки по строке 251 (ячейки с метками \»Р1\»-\»Р4\»))
Поскольку расчет суммы взносов мы производим для максимальных ставок в 2013 году, рассматриваем тарифы из таблицы 3.
Итак, расчет взносов на накопительную и страховую части пенсии, а также взносов в ФФОМС, ТФОМС в 2013 году для указанных категорий налогоплательщиков производится в соответствии с формулами, указанными в таблице 4.
Строка 260 (ячейки с метками \»Т1\»-\»Т4\») заполняется исходя из количества застрахованных лиц, которые получали доходы в этом периоде. При этом в ячейке \»Т1\» указывается число лиц нарастающим итогом, а в \»Т2\»-\»Т4\» — отдельно за каждый месяц.
В части расчета взносов на страховую и накопительную части пенсии расчет закончен.
Переходим к части, посвященной медицинскому страхованию.
В принципе, расчет базы для обложения взносами тот же.
Рассмотрим все по порядку. Строка 271 (ячейки с метками \»А5\»-\»А8\») отражает базу для расчета взносов, но без разбивки по группам сотрудников. В принципе, можно сложить суммы начислений по работникам по строкам 201 и 202 (ячейки с метками \»А1\»-\»А4\» и \»Б1\»-\»Б4\») и получить правильные значения. В нашем примере расчет будет такой, как указано в таблице 5.
По строке 272, 273, 274 (ячейки с метками \»Б5\»-\»Б8\» и \»В5\»-\»В8\», \»Г5\»-\»Г8\») указываются суммы доходов, которые освобождены от налогообложения. Какие здесь указываются суммы, мы уже расшифровали выше, когда описывали ячейки по строкам 211-233. Здесь такой же порядок.
Далее (строка 275, ячейки с метками \»Д5\»-\»Д8\») необходимо рассчитать базу для обложения взносов с учетом необлагаемых сумм. Для этого из строки 271 нужно вычесть строку 272, 273, 274.
А затем необходимо умножить базу для начисления взносов на ставку взносов. В нашем примере это будет ставка 5,1%. И тогда по строке 276 (ячейки с метками \»Е5\»-\»Е8\») получатся суммы взносов, начисленных в ФФОМС. Пример расчета показан в таблице 6.
Все, заполнение Раздела 2 закончено.
Заполнение Раздела 1
Напомним, что этот раздел заполняют все плательщики взносов, независимо от того, используют они пониженные ставки или нет. При заполнении раздела необходима информация из Раздела 2. Поэтому заполнение Расчета мы начинаем именно после заполнения всех строк Раздела 2.
В Расчете плательщиком должна быть отражена информация о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное и медицинское страхование, за отчетный период.
Столбцы №5 и №6 (ячейки с метками \»а3\»-\»р3\», \»а4\»-\»р4\») мы рассматривать не будем, т.к. в них отражаются начисления по дополнительному \»специальному\» тарифу. А \»обыкновенным\» предпринимателям это не грозит.
По строке 100 \»Остаток страховых взносов, подлежащих уплате на начало расчетного периода\» (ячейки с метками \»а1\» \»а2\», \»а3\», \»а4\», \»а5\») отражается сумма страховых взносов из строки 150 (ячейки с метками \»р1\» \»р2\», \»р3\», \»р4\», \»р5\») Расчета за предыдущий расчетный период, то есть за год! Ведь вся эта форма заполняется нарастающим итогом! А значит, остатки на начало — это остатки на начало года.
Строка 110 \»Начислено страховых взносов с начала расчетного периода\» (ячейки с метками \»б1\» \»б2\», \»б3\», \»б4\», \»б5\») заполняется на основании данных бухгалтерского учета о суммах страховых взносов, начисленных с начала расчетного периода. Для этой ячейки есть контрольные значения, которые мы отразили в таблицах. Итак, значения по строке 110 должно быть равно сумме значений строки 110 предыдущего Расчета (в течение года), и строки 114 (ячейки с метками \»е1\» \»е2\», \»е3\», \»е4\», \»е5\») представляемого Расчета за последние три месяца отчетного периода, а также равняться сумме соответствующих данным Раздела 2. Поскольку рассматриваемый пример — расчет за 1 квартал, то у нас ячейки \»е1\»-\»е5\» и \»б1\»-\»б5\» будут равны (таблица 7).
Строка 114 (ячейки с метками \»е1\» \»е2\», \»е5\») определяется как сумма строк 111-113 (таблица 8).
В строке 120 \»Доначислено страховых взносов с начала расчетного периода\» (ячейки с метками \»ж1\» \»ж2\», \»ж5\») отражаются суммы страховых взносов, доначисленные по актам проверок, по которым в отчетном периоде вступили в силу решения о привлечении к ответственности плательщиков страховых взносов. Кроме того, в этой строке вы можете указать суммы, самостоятельно доначисленные вами за предыдущие периоды, если вы сами обнаружили ошибку. Однако, тогда необходимо будет заполнить специфический раздел 4 Расчета.
Значение показателя строки 130 \»Всего к уплате\» (ячейки с метками \»и1\» \»и2\», \»и5\») по всем графам определяется суммированием показателей строк 100, 110 и 120 (таблица 9).
В строке 140 \»Уплачено с начала расчетного периода\» (ячейки с метками \»к1\» \»к2\», \»к5\») отражаются суммы страховых взносов, уплаченные с начала расчетного периода нарастающим итогом до окончания отчетного периода. Этот показатель рассчитывается как сумма показателей строк 140 (ячейки с метками \»к1\» \»к2\», \»к5\») Расчета за предыдущий отчетный период календарного года и 144 (ячейки с метками \»о1\» \»о2\», \»о5\») Расчета за последние три месяца отчетного периода.
По строкам 141-143 отражаются суммы платежей по страховым взносам за последние три месяца отчетного периода, уплаченные в соответствующих месяцах отчетного периода, то есть суммы, уплаченные в январе, указываются по строке с ячейками \»л1\», \»л2\», \»л5\», в феврале — по строке с ячейками \»м1\», \»м2\», \»м5\», в марте — по строке с ячейками \»н1\», \»н2\», \»н5\». Обратите, пожалуйста, внимание, что здесь указываются именно уплаченные суммы в 1-м, во 2-м и 3-м месяцах отчетного периода. То есть, если говорить о первом квартале, — в январе, феврале и марте. При этом не важно, за какой месяц вы платили в январе (за декабрь или за январь), важно, что эти суммы прошли в этом месяце.
Строка 144 (ячейки с метками \»о1\» \»о2\», \»о5\») определяется как сумма строк 141-143.
Строка 145 (ячейки с метками \»п1\» \»п2\», \»п5\») отражает суммы уплаченных взносов за предыдущие периоды. Здесь отражаются суммы уплаченных долгов. В нашем примере все долги за прошлый период погашены, и равны строке 100 (ячейки с метками \»а1\» \»а2\», \»а5\»). Поскольку долги за прошлые расчетные периоды отражаются в остатках на начало года (и мы их погасили), то весь год эти числа у нас будут стоять одинаково. Однако, показатель этой строки ни на что не влияет, и если вы его не заполните, то ничего страшного не произойдет.
Показатель строки 150 \»Остаток страховых взносов, подлежащих уплате на конец отчетного периода\» (ячейки с метками \»р1\» \»р2\», \»р5\») рассчитывается как разность строк 130 (ячейки с метками \»и1\» \»и2\», \»и5\») и 140 (ячейки с метками \»к1\» \»к2\», \»к5\») (таблица 10).
То, что у вас остались остатки на конец периода, это нормально, ведь срок уплаты взносов за конкретный месяц — до 15 числа следующего месяца. Поскольку отчеты сдаются на конкретные даты — 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря, то наличие долгов не значит вашу задолженность, и что с этой суммы будут начисляться пени, это лишь фиксация состояния расчетов с бюджетом ПФР. Пени начисляются при просрочках в оплатах взносов (помесячно).
Все, заполнение формы закончено. Думаю, вам будет достаточно разобраться один раз, чтобы научиться это делать. Форму необходимо заполнить в 2-х экземплярах: один — для вас (с отметкой работников Пенсионного фонда), один — для работников Пенсионного фонда. Не забудьте подписать каждый экземпляр и поставить дату подписи и представления в Пенсионный фонд этого Расчета.
Мы уж говорили о том, что эту форму лучше вручную не заполнять, а делать это с помощью специальных программ. А статья эта была написана только для того, чтобы вы понимали логику построения формы и могли легко найти ошибки. А информацию о том, как заполнить эту форму в электронном виде вместе с отчетом по индивидуальным сведениям, читайте в сегодняшнем номере.
Н. Скворцова
