Для работы с наличными деньгами фирма должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Все поступления денежных средств в кассу и выдача наличных денежных средств из кассы в обязательном порядке должны быть отражены в кассовой книге. Однако при составлении кассовой книги необходимо помнить, что есть некоторые ограничения при расчете наличными деньгами между хозяйствующими субъектами, лимит остатка кассы и ограничения по расходованию выручки предприятия.
Об этом читайте в статье.
Общие сведения
Порядок ведения кассовой книги и оформления кассовых документов отражен в Указании Банка России от 11.03.2014 г. №3210-У \»О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства\». В этом документе подробно прописано, как и что делать при той или иной ситуации.
Кассовая книга представляет собой документ, который объединяет первичные приходные и расходные документы по кассе и фиксирует остаток денежных средств в кассе предпринимателя или организации на конец дня.
Заметим, что остаток денежных средств в кассе на конец дня необходимо сравнивать с лимитом остатка наличных денег в кассе или просто с лимитом остатка кассы. Лимит — это сколько денежных средств на конец дня можно оставлять в кассе. Размер лимита устанавливается самостоятельно в организации на основании приказа. О том, как составить этот приказ, смотрите в статье \»Лимит остатка кассы». Для чего нужен этот лимит? Сверх лимита вы можете хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты заработной платы и пособий. Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной наличности составляет не более трех рабочих дней (включая день получения денег в банке). Если вы оставите в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, вашу фирму оштрафуют на сумму от 40 000 до 50 000 рублей, а руководителя фирмы (предпринимателя) при этом могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст.15.1 КоАП РФ).
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки \»Остаток на начало дня\».
Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая копирку под отрывную часть листа, которая остается в книге.
Для ведения записей после \»Переноса\» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
Если вы ведете кассовую книгу в электронном виде, то вам просто распечатываются два одинаковых экземпляра — один подшивается к кассовой книге, а ко второму прикладываются приходники и расходники за день, которые указаны в этом листе кассовой книги.
Платежные агенты
Обращаем ваше внимание, что платежные агенты ведут отдельную кассовую книгу — даже если они ИП и не ведут по основному виду деятельности кассовую книгу. При этом для расчета лимита остатка основной кассы поступающие денежные средства не влияют. Для этой кассы необходимо делать свой расчет лимита остатка, исходя из того, что в этой кассе свои приходы и свои расходы (сдача наличных в банк на спецсчет). Вторая касса заводится для того, чтобы был порядок в полученных денежных средствах, которые клиент принес фактически заплатить на свой счет (к примеру, на счет номера телефона для оплаты услуг связи), а значит, это не наши денежные средства. Именно поэтому и создается отдельная касса, создаются отдельные расходники и приходники, чтобы не нарушить права потребителя.
Обособленные подразделения
По каждому обособленному подразделению можно также создавать кассовые книги. При этом сверхлимитный остаток будет вноситься на банковский счет организации. А если сверхлимитные денежные средства обособленного подразделения вносятся в кассу головной организации, то головной организации важно учесть этот момент — чтобы самим \»не налететь\» на сверхлимитный остаток.
Второй вариант учета кассы по каждому обособленному подразделению — это сдача ежедневно выручки в головную организацию по приходному кассовому ордеру. На мой взгляд, это гораздо удобнее, если обособленные подразделения находятся на территории одного города. Если же обособленные подразделения находятся на достаточном удалении друг от друга и от головной организации, то удобнее создавать кассовую книгу по каждому обособленному подразделению, создав соответствующий приказ с назначением ответственного за ведение кассовой книги и соблюдения кассовой дисциплины и кассового остатка.
Предельный расчет наличными
Существует такой документ, как указание Центрального банка от 07.10.2013 г. №3073-У \»Об осуществлении наличных расчетов\», который ограничивает расчеты наличными между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в пределах 100 тыс. рублей по договору, а также устанавливает ограничения в том, на что можно тратить наличные денежные средства.
Наличные расчеты с участием граждан могут проводиться без ограничений, независимо от суммы. Предельный размер расчетов наличными относится к расчетам между:
— организациями;
— индивидуальными предпринимателями;
— фирмами и предпринимателями.
Лимит в 100 тыс. рублей применяется к расчетам в рамках одного договора, а не к отдельному платежу. То есть если всего по контракту компания предполагает заплатить наличными 150 000 рублей, то лимит будет превышен даже при условии, что фирма произведет несколько платежей, сумма каждого из которых не будет превышать 100 000 рублей. При этом в длящихся контрактах (например, при поставке нескольких партий товаров, договор аренды), даже если они действуют больше года, лимит применяется ко всей сумме оплаты по договору.
Отметим также, что предельный размер наличных расчетов действует не только в отношении договоров купли-продажи. Он применяется к любым сделкам. Например, договорам займа.
Если вы производите расчеты в иностранной валюте, то предел расчета наличными также касается подобных сделок. Тогда необходимо пересчитать сумму, эквивалентную 100 тысячам рублей по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов. Это указано в п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 г. №3073-У.
Если вам необходимо заплатить фирме наличными более 100 тыс. рублей, то вам придется составить несколько договоров в пределах этой суммы либо сделать несколько накладных. Потому что, в принципе, договор может быть совершен и в устной форме, Гражданский кодекс это позволяет. Однако для того, чтобы подстраховаться, я бы рекомендовала сделать несколько договоров.
Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование в соответствии с пунктом 2 Указания №3073-У поступивших в кассы участников наличных расчетов наличных денег в валюте Российской Федерации на следующие цели:
— выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
— на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
— выдачу работникам под отчет.
На что можно расходовать выручку
Также Банк России в Указании от 07.10.2013 г. №3073-У определил цели расходования наличной выручки. В соответствии с этим требованием предприниматели и организации не имеют права тратить наличную выручку на цели, не указанные в упомянутом Указании.
Наличные расчеты участников наличных расчетов зависят от источника поступлений наличных денег в их кассу. Существует три источника поступлений наличных денег в кассу:
— продажа товаров, выполнение работ и (или) оказание услуг, страховые премии;
— банковский счет;
— другие поступления.
Участники наличных расчетов не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте РФ за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий.
Исключения составляют цели расходования таких наличных денег, указанные в таблице 1
Получается, что если вам нужно потратить денежные средства на иные цели, из выручки вы не сможете это сделать. Обойти это правило можно следующим образом: либо выдать денежные средства под отчет, а потом их вернуть, и тогда уже потратить эти деньги на то, что вам надо, либо снять деньги с расчетного счета. Тогда вы заплатите банку комиссию. А определенные виды таких договоров, по которым выдать деньги можно сняв с расчетного счета, указаны в таблице 2
Как вести кассовую книгу
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись \»В этой книге пронумеровано и прошнуровано _____ листов\». Общее количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера организации (или предпринимателем).
Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица из числа своих работников, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.
При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира.
Кассовые операции могут проводиться руководителем.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Следует отметить, что выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, является нарушением. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются все расходные и приходные кассовые документы.
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.
Кассовая книга может вестись и автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток \»Вкладной лист кассовой книги\». Одновременно с ней формируется распечатка \»Отчет кассира\». Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты.
Для удобства и обеспечения сохранности использования распечатки \»Вкладной лист кассовой книги\» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. В конце календарного года распечатки \»Вкладной лист кассовой книги\» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.
В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.
Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
Заполнение кассовой книги
Кассовая книга заполняется по форме №КО-4 (0310004).
В кассовой книге должны быть заполнены следующие реквизиты:
— наименование предприятия и структурного подразделения, а также код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения (если у вас нет структурного подразделения, вы этот раздел не заполняете);
Также должны быть заполнены графы, указанные в таблице 3
Пример заполнения кассовой книги
ИП Ефремова Галина Николаевна занимается продажей кондитерских изделий как гражданам, так и организациям. ООО \»Набат\» 9 апреля 2014 года купило у предпринимателя 50 кг конфет по 36 руб. за 1 кг. ООО \»Набат\» расплатилось за сладости наличными. При этом Ефремова Г.Н. выбила чек через первую секцию на сумму 1800 руб. (50 кг х 36 руб.). Но в этот же день предприниматель продала сладости и населению. Выручка составила 12 600 руб. Продажа товаров населению пробивается через вторую секцию.
Остаток на начало дня равен 112 руб.
На основании журнала кассира-операциониста кассиром Еремеевой Н.А. было составлено 2 ПКО:
— №235 на сумму 1800 руб.;
— №236 на сумму 12 600 руб.
И один расходный кассовый ордер №141 на выдачу под отчет Авидон Д.И.
Бухгалтер — Еремеева Н.А.
Н. Скворцова
