Если ваша организация по каким-либо причинам возвращает товар, обратите особое внимание на правильное документальное оформление такого возврата. Рассмотрим ситуацию, когда в роли покупателя выступает компания, применяющая общую систему налогообложения. Причем, она возвращает товар, уже принятый к учету.
Если ваша организация по каким-либо причинам возвращает товар, обратите особое внимание на правильное документальное оформление такого возврата. Рассмотрим ситуацию, когда в роли покупателя выступает компания, применяющая общую систему налогообложения. Причем, она возвращает товар, уже принятый к учету.
СИТУАЦИЯ 1. Возврат товара, который не соответствует условиям договора
В этом случае вы должны действовать по следующей схеме.
ШАГ 1. Сначала в срок, предусмотренный договором, надо письменно известить продавца о нарушении им условий договора (п.1 ст. 483 ГК РФ). Если такой срок у вас в договоре не установлен, то затягивать с сообщением продавцу тоже не нужно – все-таки вы должны известить продавца в разумный срок.
Помните, что если вы нарушите срок, установленный договором для извещения продавца, он вправе отказаться от выполнения ваших требований. Правда, только если он докажет, что из-за пропуска вами срока (п.2 ст. 483 ГК РФ):
– ваши требования вообще невозможно выполнить;
– выполнение ваших требований связано с несоизмеримо большими расходами, чем те, которые могли бы быть при своевременном извещении вами о нарушении продавцом условий договора.
ШАГ 2. Надо оформить в двух экземплярах акт об обнаружении недостатков товара (либо о его несоответствии заявленным требованиям) в произвольной форме (один экземпляр останется у вас, другой вы отдадите своему поставщику). Учтите, что акт по унифицированной форме №ТОРГ-23 в этой ситуации применять не обязательно – он необходим только в случае, если вы обнаружили недостатки непосредственно при приемке товара. Кроме того, форма №ТОРГ-2 очень объемная (занимает несколько страниц). Поэтому использовать ее просто неудобно.
ШАГ 3. Этот акт надо направить продавцу вместе с претензионным письмом в произвольной форме, где вы укажете свои требования к продавцу (Статьи 486, 475, 480, 518, 519 ГК РФ). К этим документам лучше приложить копию накладной, по которой вы получили от поставщика возвращаемый теперь товар. Кстати, часто акт и претензионное письмо объединяют в один документ. Вот пример такого акта.
ШАГ 4. При передаче товара продавцу надо составить расходную накладную.
Обратите внимание на то, что возврат некачественного товара или товара, не соответствующего условиям договора поставки, надо оформить расходной накладной.
Форма расходной накладной не утверждена. Значит, вы можете разработать ее самостоятельно. Например, по образцу товарной накладной (форма №ТОРГ-12), убрав из нее ненужные вам показатели и добавив в нее графы для указания:
– причин возврата товара;
– данных о накладной, по которой товар был получен вами от поставщика, и других первичных документах, на основании которых возвращается товар.
В качестве основания для возврата в накладной надо написать «товар не соответствует условиям договора» (либо иное основание, если вы возвращаете товар по другой причине), а также реквизиты договора и накладной на отгрузку. В расходной накладной надо указать покупную стоимость товара (по которой вы приобрели ранее товар у поставщика).
Когда представитель вашего продавца получит возвращаемый вами товар, в оба экземпляра расходной накладной надо будет вписать реквизиты его доверенности на получение ТМЦ (по форме №М-2 или М-2а, утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. №71а). Саму доверенность приложите к экземпляру накладной, который останется у вас.
ШАГ 5. Надо выписать в двух экземплярах счет-фактуру на возвращаемый товар (если и вы, и продавец – плательщики НДС (Письма Минфина России от 03.04.2007 г. №03-07-09/3, п.1 Письма Минфина России от 07.03.2007 г. №03-07-15/29)).
При заполнении этого счета-фактуры используйте данные счета-фактуры (в том числе о цене единицы, о ставке НДС), полученного вами от продавца на поставленные товары. Только в вашем «возвратном» счете-фактуре реквизиты продавца и покупателя поменяются местами. Ведь для целей НДС теперь вы считае
тесь продавцом товара, который возвращаете. В графе 3 «Количество» указываете количество возвращаемого вами товара. На его основе считаете показатели граф «Сумма налога» и «Стоимость товаров…».
ШАГ 6. Представителю продавца надо выдать один экземпляр расходной накладной и один экземпляр счета-фактуры.
ШАГ 7. Второй экземпляр счета-фактуры надо зарегистрировать в Книге продаж за тот квартал, в котором вы возвращаете товар (ст. 163, п. 3 ст. 168 НК РФ, п. 16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. №914).
ШАГ 8. В бухгалтерском учете стоимость возвращенного продавцу некачественного товара (товара, поставленного с нарушением условий договора) надо отразить по дебету субсчета 76-2 «Расчеты по претензиям» счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
ШАГ 9. Для целей расчета налога на прибыль никаких доходов в виде выручки за возвращенный продавцу товар у вас не будет. Также не будет и расходов в виде стоимости возвращенного товара. Ведь у вас с вашим продавцом нет отношений по новому договору – все операции проводятся в рамках ранее заключенного договора купли-продажи (Письмо ФНС России от 17.04.2009 г. №3-2-06/77).
СИТУАЦИЯ 2. Возврат товара по причинам, зафиксированным в первоначальном договоре купли-продажи
Если вы возвращаете товар по причинам, которые вы заранее оговорили со своим продавцом (например, невозможность продать в течение изначально определенного срока), схема ваших действий будет похожа на описанную выше. Но будут и свои особенности.
Вместо акта о выявленных недостатках в товаре (или о его несоответствии условиям договора) вам надо составить в двух экземплярах соглашение о возврате товаров. Оформите его как дополнение к первоначальному договору поставки. И укажите в нем причины возврата.
Затем вам, как и в предыдущей ситуации (шаги 4-7), надо составить расходную накладную (а в данном случае можно использовать и форму №ТОРГ-12), выписать в двух экземплярах счет-фактуру на возвращаемый товар и зарегистрировать его в Книге продаж.
А в бухучете, поскольку никаких претензий своему продавцу вы не предъявляли (как в ситуации 1), возврат ему товара можно отразить сторнировочными записями проводок по приобретению товара (СТОРНО дебет 41 – кредит 60 и т.д.)
В «прибыльном» налоговом учете, так же как и в ситуации 1, вам ничего корректировать не придется (Письмо ФНС России от 17.04.2009 г. №3-2-06/77).
Когда вы самостоятельно разрабатываете формы каких-либо первичных документов, которые вы будете применять, их надо утвердить в учетной политике (п.2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» п.4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 г. №106н). Поэтому не забудьте зафиксировать в ней и форму расходной накладной, и форму акта об обнаружении недостатков товара.
Л.А. Елина, экономист-бухгалтер,
журнал «Главная книга» №12, 2010
