Общие требования к заполнению Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения
Организации и индивидуальные предприниматели ведут Книгу учета доходов и расходов (далее – книга) в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период.
Налогоплательщики должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности, которые необходимы для исчисления налоговой базы и суммы налога.
Ведение книги, а также документирование фактов предпринимательской деятельности осуществляются на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иностранном языке или языках народов РФ, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Книга может вестись как в бумажном формате (типографским способом), так и в электронном виде. При ее ведении в электронном виде налогоплательщики обязаны по окончании отчетного (1 квартал, полугодие и 9 месяцев) и налогового (финансовый год) периода вывести ее на бумажные носители. На каждый очередной налоговый период открывается новая книга.
Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной книги указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя – при ее наличии). Книга также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа до начала ее ведения. Заверение книги, которую вели в электронном виде, производится в таком же порядке, как и книги на бумажном носителе, но по окончании налогового периода.
В случае внесения обоснованных исправлений в указанный регистр отчетности их необходимо подтвердить подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) с указанием даты исправления и проставлением печати.
Оформление титульного листа
Оформить титульный лист книги не составит труда, достаточно внести соответствующие реквизиты вашей организации или предпринимателя и указать, за какой год она заполняется.
Порядок заполнения раздела I «Доходы и расходы»
Используя данные нашего примера, переносим в книгу учета доходов и расходов из журнала хозяйственной деятельности только те операции, которые непосредственно связаны с получением доходов и произведением реальных расходов. Мы перенесем из журнала в книгу операции с порядковыми номерами: 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 16, 19.
Итак, в графе 4 мы отражаем доходы, учитываемые при налогообложении в сумме 205 000 рублей.
Кредитные средства, согласно пп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ, в составе налогооблагаемых доходов не учитываются (поэтому операцию 17 мы не отражаем в Книге доходов и расходов)
Далее в графе 5 мы указываем сумму расходов, учитываемых для налогообложения 93450 рублей. Операция №18 связана с расходами на приобретение основных средств (пп. 1 п. 1, п. 3 и п. 4 ст. 346.16 НК РФ). Расходы на их приобретение могут быть учтены только в случае выполнения следующих условий: при покупке для использования в предпринимательской деятельности, вводе в эксплуатацию, подаче документов на регистрацию в случае приобретения недвижимости и оплаты их полной стоимости. При этом в расходы стоимость оплаченного и полученного основного средства можно включить в течение года последней датой квартала. Стоимость основного средства делится на количество кварталов, оставшихся до конца года, и равными частями включается в расходы.
В операции №19 учтены рекламные расходы (пп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), которые, согласно п. 4 статьи 264 НК РФ, не могут превышать 1% выручки от реализации товаров (работ, услуг). У предпринимателя затраты на рекламные цели произведены в сумме 6500 руб., а их предельный размер по итогам января составляет 2050 руб. (205 000 х 1%), эту сумму и можно включить в расходы.
Напоминаем также, что материальные расходы, расходы на оплату труда (пп.1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ) и налоги (пп. 3 п. п. 2 ст. 346.17 НК РФ) признаются в составе расходов только после их фактической оплаты. Т.е. в момент списания денежных средств с расчетного счета, выдачи из кассы либо погашения задолженности иным, не запрещенным законодательством, способом (к примеру, проведения взаимозачета). Кроме того, расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, производятся только после их реализации (пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому датой отражения хозяйственных операций будет последняя из дат, отражающая необходимое соблюдение условий включения затрат в расходы (к примеру, операции в журнале №1, №3, №4, №10 и №16, относящиеся к реализации товаров от 17.01.10 г. №1 (соответствуют операциям в книге №7 и №8).
В нашем примере поставка товара и его оплата не совпадают (10.01.10 – 74000 рублей – приход товара, 12.01.10 – 70000 руб. – частичная оплата). Для включения в затраты стоимости товара необходимо соблюдение 4-х условий: товар должен быть получен от поставщика, оплачен ему, отгружен покупателю и им оплачен. В нашем примере поставка товара и его оплата не совпадают (10.01.10 – 74 000 руб. – приход товара, 12.01.10 – 70000 руб. – частичная оплата). И оплата от покупателя, и отгрузка ему тоже не совпадают (отгрузка товара – 17.01.10 на сумму 175000 руб. и 31.10.10 на сумму 30000 рублей, оплата 12.01.10 – 205 000 руб.). Нам необходимо рассчитать стоимость оплаченного и отгруженного товара. Это можно сделать двумя способами.
Вариант 1.
Реализация произведена 17.01.10 г. Рассчитаем коэффициент реализации товаров для учета корректировки расходов: 175 000 руб. / 205 000 руб. = 0,85366.
Определяем сумму оплаченных расходов: 70000 руб. х 0,85366 = 59 756,14 руб. Напоминаем, что полученные суммы расходов отражаются в книге по последним из дат, т.е. с учетом наших условий по датам реализации товаров.
Итак, 17.01.10 г. нам необходимо занести в книгу расходы в сумме 59 756,14 руб. – операция №7 (в момент 1 реализации). В этой ситуации осталась не учтенной в расходах сумма остатка неоплаченного товара – 4000 руб. (74 000 руб. – 70 000 руб.), которую можно будет включить в расходы в момент ее оплаты.
Вариант 2.
Определим сумму материальных расходов с учетом средней наценки товаров.
74 000 руб. / 205 000 руб. = 0,360976 – коэффициент наценки
70 000 руб. / 74 000 руб. = 0,945946 – коэффициент оплаты
175 000 руб. х 0,360976 = 63 170,73 руб. – стоимость реализованного товара 17.01.10 г.
63 70,73 х 0,945946 = 59 756,10 руб. – стоимость товара с учетом корректировки по оплате, включаемая в расходы (операция №7 в книге);
30 000 руб. х 0,360976 = 10 829,27 руб. – стоимость реализованного товара 31.01.10 г.
10 829,2 х 0,945946 = 10 243,90 руб. – стоимость товара с учетом корректировки по плате, включаемая в расходы (операция №8 в книге).
Порядок заполнения раздела II «Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) ОС и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) НМА, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу за отчетный (налоговый) период»
Данный раздел заполняется налогоплательщиком, выбравшим в качестве объекта налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов».
При заполнении данного раздела указывается отчетный (налоговый) период, за который производится расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление, создание самим налогоплательщиком) ОС (ОС) и НМА (НМА), учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу (I квартал, полугодие, 9 месяцев, год).
Расходы на приобретение (сооружение, изготовление) ОС, а также на приобретение (создание самим налогоплательщиком) НМА, определяются в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 346.16 НК РФ. При этом эти расходы учитываются только по оплаченным ОС и НМА, используемым для осуществления предпринимательской деятельности.
Данные по приобретенным (сооруженным, изготовленным, созданным самим налогоплательщиком) и оплаченным объектам ОС или НМА отражаются в разделе позиционным способом отдельно по каждому объекту.
Далее указывается по графам:
1 – порядковый номер операции;
2 – наименование объекта ОС или НМА в соответствии с техническим паспортом, инвентарными карточками и иными документами на объект ОС или НМА;
3 – число, месяц и год оплаты объекта ОС или НМА на основании первичных документов (платежные поручения, квитанции к приходным кассовым ордерам, иные документы, подтверждающие факт оплаты);
4 – число, месяц и год подачи документов на государственную регистрацию объектов ОС, права на которые подлежат государственной регистрации в соответствии с законодательством РФ (за исключением ОС, введенных в эксплуатацию до 31.01.1998);
5 – число, месяц, год ввода в эксплуатацию (принятия к бухгалтерскому учету) объекта ОС или НМА;
6 – первоначальная стоимость объекта ОС или НМА, определяемая в порядке, установленном нормативными правовыми актами о бухгалтерском учете. При этом первоначальная стоимость сооружения, изготовления и создания самим налогоплательщиком объекта ОС и НМА, учитываемого в порядке, предусмотренном подп. 1 и 2 п. 3 ст. 346.16 НК РФ, указывается в графе 6 в том периоде, в котором произошло последним по времени одно из следующих событий: оплата (завершение оплаты) сооружения, изготовления данного объекта; ввод его в эксплуатацию; подача документов на государственную регистрацию прав на объект ОС. Например, в случае, если какое-либо из вышеуказанных событий произошло в 2009 году, а остальные — в 2010 году, то стоимость сооружения, изготовления ОС указывается в отчетном (налоговом) периоде 2010 года;
7 – срок полезного использования объекта ОС или НМА, определяемый в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 346.16 НК РФ. По ОС и НМА, приобретенным (сооруженным, изготовленным, созданным самим налогоплательщиком) и введенным в эксплуатацию (принятым к бухгалтерскому учету) в период применения упрощенной системы налогообложения, графы 7 и 8 не заполняется. Эти графы необходимы для учета и списания ОС, которые введены в эксплуатацию до перехода на УСН (они списываются в особом порядке);
8 – остаточная стоимость объекта ОС или НМА, приобретенного (сооруженного, изготовленного, созданного самим налогоплательщиком) до перехода на упрощенную систему налогообложения. Остаточная стоимость данных объектов определяется и отражается на дату перехода на УСН.
Порядок заполнения раздела III «Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения» (коды строк 010-200)
Данный раздел заполняется налогоплательщиком, выбравшим в качестве объекта налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов» и получившим по итогам предыдущего (предыдущих) налогового (налоговых) периода (периодов) убытки от осуществляемой предпринимательской деятельности.
По строкам с кодами указывается:
010-110 — сумма не перенесенного убытка на начало налогового периода — всего, в том числе с разбивкой по годам его образования (соответствует значению показателей по кодам строк 150-250 раздела III Книги доходов и расходов за предыдущий налоговый период);
120 – налоговая база за налоговый период (соответствует значению показателя по коду строки 040 справочной части раздела I Книги доходов и расходов за истекший налоговый период);
130 – сумма убытка по коду строки 010, уменьшающая налоговую базу за истекший налоговый период по коду строки 120;
140 – сумма убытка за налоговый период (соответствует значению показателя по коду строки 041 справочной части раздела I Книги доходов и расходов за предыдущий налоговый период);
150 – сумма не перенесенного убытка на конец налогового периода всего (код строки 010 – код строки 130 + код строки 140). Значение показателя по коду строки 150 переносится в раздел III Книги доходов и расходов за следующий налоговый период и указывается по коду строки 010;
160-250 – суммы не перенесенного убытка на конец налогового периода по годам его образования. Сумма значений показателей по кодам строк 160-250 соответствует значению показателя по коду строки 150 раздела III Книги доходов и расходов. Значения показателей по кодам строк 160-250 переносятся в раздел III Книги доходов и расходов за следующий налоговый (отчетный) период и указываются по кодам строк 020-110.
