Общие сведения
Оформление выдачи денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам. Выдавая наличные деньги, необходимо помнить о том, что расчеты наличными деньгами между фирмами ограничены и не должны превышать 100 000 рублей по одной сделке. Об этом мы писали в статье \»Кассовая книга\».
Если вы нарушите установленный лимит, то вас могут оштрафовать. Данное ограничение распространяется на отношения между фирмами, предпринимателями, фирмами и предпринимателями. Размер штрафа колеблется от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается на фирму, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя). За это же нарушение руководителя фирмы или предпринимателя могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Кроме того, существуют судебные решения, по которым наказанию подлежали и та, и другая стороны. Так что будьте внимательны!
Расходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером предприятия, и, кроме того, он должен содержать распорядительную подпись руководителя или уполномоченного лица.
Подчистки, помарки и исправления в расходном кассовом ордере не допускаются!
В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:
— наименование предприятия и структурного подразделения, а также код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения (если у вас нет структурного подразделения, вы этот раздел не заполняете);
— регистрационный номер и дата выписки расходного кассового ордера;
— номер корреспондирующего счета, субсчета (для тех предпринимателей и организаций, которые ведут бухгалтерский учет. Даже если вы не ведете его, можно в этом поле либо ничего не писать, либо заполнить на основании описанных ниже проводок).
Также должны быть заполнены графы, указанные в таблице 1
Предприниматели не обязаны вести бухгалтерский учет, и поэтому если хотите, то ячейку, посвященную счетам бухгалтерского учета, можете не заполнять. Тем более в проекте новых приходников и расходников эта графа совсем убрана.
Однако для тех, кто начинает изучать науку бухучета и пытается вести все по максимальным правилам, мы приводим типичные проводки, которые могут заполняться на основании расходных кассовых ордеров (а значит, в соответствующем окошечке указываются цифры по дебету).
Выданные из кассы деньги отражают проводками, указанными в таблице 2
То есть то, что у нас стоит в дебете, вы ставите в соответствующую ячейку. В нашем примере это счет 71 — выдача под отчет на хозяйственные нужды.
Еще раз напомним, что расходовать выручку можно только на определенные цели. Об этом мы писали в статье \»Кассовая книга\».
При получении расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, кассир должен проверить:
— наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а также разрешительной надписи руководителя предприятия;
— правильность оформления документов;
— наличие перечисленных в документах приложений.
Если документы оформлены неправильно или неполно, кассир обязан вернуть их без исполнения в бухгалтерию предприятия, но ни в коем случае не на руки плательщику. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру одному человеку кассир должен потребовать предъявить документ, который удостоверяет личность получателя. На предприятии таким документом может быть и внутреннее удостоверение, если на нем есть фотография и подпись владельца. Далее кассир должен записать наименование и номер документа, кем и когда он был выдан, и получить подпись о получении денег. Она делается получателем собственноручно, причем чернилами или шариковой ручкой с указанием суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами.
Кассир может выдать деньги лицу, указанному в расходном кассовом ордере, или другому человеку по доверенности. В этом случае в тексте ордера после имени получателя денег указывается фамилия, имя, отчество лица, на которого оформлена доверенность. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Если выдача денег производится по ведомости, перед росписью в получении денег в ведомости кассир делает надпись \»по ведомости\». А лица, получившие деньги, расписываются в ведомости.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью \»Оплачено\» с указанием даты (число, месяц, год).
В конце рабочего дня кассир оформляет кассовую книгу на основании приходных и расходных кассовых ордеров за день. При заполнении кассовой книги кассир отрывает часть, написанную под копирку, подкалывает к этой части все документы и сдает бухгалтеру. Порядок заполнения кассовой книги смотрите в отдельной статье «Кассовая книга».
Пример
Руководителю отдела сбыта Авидон Д.И. 09.04.14 г. выданы под отчет по расходному ордеру №154 денежные средства в сумме 5000 рублей на хозяйственные расходы на основании заявления и служебной записки бухгалтера Еремеевой Н.А. от 06.04.14 г. о необходимости приобретения бумаги и порошка для принтера, подписанной ИП Ефремовой Г.Н. Деньги из кассы выдала кассир Еремеева Н.А.
Заполненный РКО смотрите ниже
Н. Скворцова
