Вместо счета-фактуры и накладной компании теперь могут выставлять единый отгрузочный документ. Его рекомендуемый образец ФНС привела в своем письме от 21 октября 2013 г. №ММВ-20-3/96@. Налоговым инспекциям уже дано распоряжение применять письмо в работе.
Новый документ объединил показатели счета-фактуры, товарной накладной, акта приема-передачи. Правда, возможности нового документа оказались меньше, чем планировала налоговая служба. Так, Минфин России в августе 2013 года уточнил, что единый документ следует использовать взамен счета-фактуры и первички. Нельзя выставить накладную и единый документ вместо счета-фактуры. Налоговики рассчитывали, что единый документ можно будет использовать как гибрид, а также в качестве одного из первичных документов. Но даже в согласованном с Минфином варианте применения документа он способен серьезно сократить количество составляемых компанией бумаг.
Использовать единый документ можно для применения вычетов по НДС и для подтверждения расходов. Применение единой формы носит рекомендательный характер, то есть у бухгалтеров остается право выбора, применять ее или нет. При этом налоговики подчеркнули, что неиспользование единого документа не станет основанием для отказа в учете тех или иных операций в целях налогообложения.
Что такое универсальный передаточный документ
В универсальном передаточном документе есть все без исключения реквизиты, которые предусмотрены для бланка обычного счета-фактуры, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137 (далее — постановление №1137). В числе прочего, в УПД есть строка 1 \»Счет-фактура № ____от ____________\». Таким образом, новая форма озаглавлена дважды: первый раз как УПД, второй раз как счет-фактура. Во избежание путаницы мы станем использовать только первое название.
Кроме того, в УПД есть дополнительные строки и графы, где нужно указывать код товара или услуги по ОКВЭД или ОКУН, данные о транспортировке и передаче груза и некоторые другие показатели.
Налогоплательщики вправе доработать форму УПД, предложенную в комментируемом письме. Это означает, что компания или предприниматель может добавить любые строки или столбцы по своему усмотрению. А вот удалять обязательные реквизиты счета-фактуры категорически возбраняется. Это подчеркнул Минфин России в письме от 28.08.13 г. №03-07-15/35322.
В каких случаях можно применять УПД
Сразу оговоримся, что применение универсального передаточного документа — это право, а не обязанность. Другими словами, налогоплательщики могут отказаться от УПД и, как прежде, заполнять отдельно счет-фактуру и отдельно — накладную либо акт.
Для компаний и предпринимателей, которые решат перейти на универсальный передаточный документ, возможны два варианта.
Первый вариант подразумевает, что УПД заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную, либо акт. В этом случае универсальный передаточный документ одновременно служит для расчетов по НДС и для признания расходов при налогообложении прибыли. Такому документу присваивается статус 1, который нужно указать в специально отведенном поле (оно расположено в верхнем левом углу бланка) (в нашем примере ячейка с меткой \»А\»). Обычный счет-фактура при первом варианте не нужен.
В настоящий момент УПД со статусом 1 передавать в электронном виде нельзя. Дело в том, что такой документ представляет собой расширенный счет-фактуру, а счета-фактуры могут быть составлены строго по утвержденному формату. Но для универсального передаточного документа формат пока не утвержден. Однако планируется утвердить электронный формат этого документа к концу 2014 года.
Второй вариант подразумевает, что УПД заменят собой только накладную, либо акт. В этом случае универсальный передаточный документ служит исключительно для признания расходов в налоговом учете. Что же касается расчетов по НДС, то для них необходим обычный счет-фактура. При втором варианте универсальному документу присваивается статус 2.
Несмотря на отсутствие формата, УПД со статусом 2 можно передавать в электронном виде, как и любой неформализованный первичный документ.
Обратите внимание: вариант, при котором УПД заменял бы только счет-фактуру, не предусмотрен. И хотя изначально он предполагался, впоследствии ФНС России такую возможность исключила.
Добавим, что начать применение УПД можно в любой момент.
Правила заполнения УПД, заменяющего счет-фактуру и накладную (либо акт)
В универсальном передаточном документе со статусом 1 строки (1)-(7), а также графы 1-11 необходимо заполнять так же, как в обычном счете-фактуре, то есть в соответствии с постановлением №1137. При этом для строки (2 — ячейка с меткой \»Г\») \»Продавец\» и строки (6 — ячейка с меткой \»К\») \»Покупатель\» предусмотрены особенности.
В случае отгрузки товара под продавцами и покупателями понимаются стороны договора купли-продажи или договора поставки (глава 30 ГК РФ). Если в качестве продавца выступает комиссионер, агент или поверенный, то в строке (2) нужно указать комиссионера, агента или поверенного. Если товар передается перевозчику, в строке 6 нужно указать не перевозчика, а покупателя.
При передаче имущественных прав строки (2) и (6) заполняются в зависимости от содержания сделки. Если это отчуждение исключительного права, то в этих строках следует вписать правообладателя и получателя прав (ст. 1234 ГК РФ). Если это лицензионный договор — то лицензиара и лицензиата (ст. 1235 ГК РФ). При коммерческой концессии указывают правообладателя и пользователя (ст. 1027 ГК РФ), а при переходе прав от кредитора к другому лицу — самого кредитора, а также лицо, к которому права переходят (ст. 382 ГК РФ).
При оказании услуг строки (2) и (6) также заполняются исходя из содержания сделки. Если это \»простые\» услуги, то в данных строках следует указать исполнителя и заказчика (ст. 779 ГК РФ), если это транспортная экспедиция — то экспедитора и клиента (ст. 801 ГК РФ). В случае договора комиссии указывают комиссионера и комитента (ст. 990 ГК РФ), в случае агентского договора — агента и принципала (ст. 1005 ГК РФ), а в случае договора поручения — поверенного и доверителя (ст. 971 ГК РФ).
При передаче результатов выполненных работ в строке (2) надо назвать подрядчика или субподрядчика, а в строке (6) — заказчика или генподрядчика (ст. 702 ГК РФ).
В случае, когда комиссионер приобрел товар от своего имени, но в интересах комитента, то при передаче товара от комиссионера комитенту строки (2) и (6) заполняются следующим образом. В строке (2) указывают стороннего продавца, а в строке (6) — комитента. Данные правила распространяются и на ситуацию, когда агент передает принципалу товар, купленный для него у стороннего поставщика.
Рекомендации по заполнению других реквизитов УПД приведены в таблице 1
Правила заполнения УПД, заменяющего только накладную (либо акт)
В универсальном передаточном документе со статусом 2 можно не заполнять поля, которые являются обязательными исключительно для счета-фактуры. Такие строки и столбцы допустимо либо оставить пустыми, либо поставить в них прочерк. Это относится к строке (5 — ячейка с меткой \»И\») \»К платежно-расчетному документу\», к графам 6 и 7 (ячейки с метками \»Ч\» и \»Ш\»), предназначенным для суммы акциза и налоговой ставки, и к графам 10, 10а и 11 (ячейки с метками \»Я\», \»Ю\» и \»А1\»), предназначенным для сведений о стране происхождения импортного товара и таможенной декларации.
Не исключено, что УПД со статусом 2 будут составлять компании или предприниматели, которые не являются плательщиками НДС. В этом случае графу 7 \»Налоговая ставка\» (ячейка с меткой \»Ш\») и графу 8 \»Сумма налога, предъявляемая покупателю\» (ячейка с меткой \»Щ\») заполнять не нужно. Тогда, несмотря на название \»счет-фактура\», универсальный документ не повлечет за собой обязанности по начислению и уплате НДС.
Также УПД со статусом 2 могут заполнять комитенты, принципалы и доверители, которые передают свой товар комиссионерам, агентам или поверенным для продажи сторонним клиентам. Такой универсальный документ будет выступать в роли \»первички\», подтверждающей передачу ценностей без перехода права собственности на них. При этом в строке (8 — ячейка с меткой \»А6\») \»Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)\» надо указать договор на оказание посреднических услуг. А строки (2), (2а), (2б), (6), (6а) и (6б) (ячейки с метками \»Г\», \»Д\» и \»Е\», \»К\», \»Л\», \»М\»), предназначенные для сведений о продавце и покупателе, заполнять не нужно.
Рекомендации по заполнению других реквизитов УПД приведены в таблице 2.
Можно указать сопутствующие сведения: данные о паспортах, сертификатах и о любых других документах, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД
Удобно заполнить при большом количестве приложений
Как налоговики будут проверять УПД
В рамках проверки по НДС
Если налогоплательщик предъявит универсальный передаточный документ со статусом 1 в качестве основания для вычета по НДС, инспекторы, прежде всего, обратят внимание на строки (1)-(7) и графы 1-11 (ячейки с метками \»Б\»-\»Н\»). Эти поля должны быть заполнены в соответствии с пунктом 5 статьи 169 НК РФ.
Помимо этого, налоговики убедятся, что УПД подписан по правилам, изложенным в пункте 6 статьи 169 НК РФ. А на документе, составленном предпринимателем, рядом с его подписью стоят реквизиты свидетельства о госрегистрации (ячейка с меткой \»А5\». Только в этом случае организация или предприниматель получит право на вычет.
Однако, не стоит забывать, что ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг), их стоимости, ставки и суммы налога, не являются поводом для отказа в вычете (п. 2 ст. 169 НК РФ).
В рамках проверки по налогу на прибыль
Если УПД (со статусом 1 или статусом 2) предъявлен в качестве документа, подтверждающего расходы в налоговом учете, инспекторы сделают следующее. Сначала они убедятся в наличии всех реквизитов, которые перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 г. №402-ФЗ. Строки и столбцы, где должны быть указаны эти реквизиты, приведены в таблице 2 на стр. 7. Если же выяснится, что какой-либо реквизит отсутствует на своем месте, налоговики не станут спешить с выводами. Вместо этого они поищут реквизит в дополнительных полях, самостоятельно введенных налогоплательщиком. Именно такой порядок действий предложен в комментируемом письме.
Затем инспекторы посмотрят, заполнена ли строка (11) (ячейка с меткой \»А9\») \»Дата отгрузки, передачи (сдачи)\». Если эта строка пуста, либо в ней стоит прочерк, то налоговики будут считать, что дата отгрузки совпадает с датой составления УПД, которая указана в строке (1) (ячейка с меткой \»Б\»).
Аналогичным образом проверяющие исследуют строку (16) \»Дата получения (приемки)\» (ячейка с меткой \»А14\»). Отсутствие показателя в этой строке будет означать, что день получения совпадает с датой отгрузки, указанной в строке (11) (ячейка с меткой \»А9\»). А если строка (11) тоже пуста, то дату получения приравняют к дате составления документа, указанной в строке (1) (ячейка с меткой \»Б\»).
Регистрация УПД подчиняется правилам регистрации счетов-фактур
Регистрация УПД подчиняется правилам регистрации счетов-фактур. Согласно п. 3 разд. 2 Приложения 3 к Постановлению Правительства 1137 регистрация в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур происходит в хронологическом порядке по дате их выставления. В книге продаж документы регистрируются в том периоде, к которому относится дата отгрузки и приемки работ.
Поставщику стоить обратить внимание, что для регистрации новой формы документа необходимо правильно определять даты, зависящие от вида проведенной операции (отгрузка товаров или выполнение работ).
В случае передачи товара, дата регистрации документа в журнале определяется содержанием строки 1 (дата составления — ячейка с меткой \»Б\»), если отгрузка совпала с датой передачи. Если отгрузка товара произошла позже создания документа, то информацию о дате, необходимую для регистрации в журнале, следует смотреть в строке 11 (ячейка с меткой \»А9\»). При этом в графе 2 журнала надо поставить дату, когда компания отгрузила товар, а в графе 6 — дату составления документа. В книге продаж регистрация УПД происходит по дате отгрузки. Момент получения товара покупателем не имеет значения.
В случае выполнения работ определение налоговой базы происходит в день их приемки заказчиком. В журнале УПД регистрируется датой, которая содержится в строке 16 (дата приемки — ячейка с меткой \»А14\»). При этом в графе 2 журнала надо поставить дату, когда заказчик принял работы, а в графе 6 — дату, когда компания составила документ. В книге продаж регистрировать УПД следует датой приемки работ заказчиком (строка 16). В книге продаж в текущем квартале может оказаться документ, датированный предыдущим. В этом нет ничего страшного. Такая ситуация возможна, когда заказчик принял работы позже, чем были составлены документы. В графе 1 книги продаж надо заносить именно дату составления УПД, которая содержится в строке 1 (ячейка с меткой \»Б\»).
Что касается покупателя, то он также регистрирует УПД, опираясь на общие правила регистрации счетов-фактур. Согласно п. 10 разд. 2 Приложения 3 к Постановлению Правительства 1137 регистрация ведется в хронологическом порядке по дате получения, которая отражается в строке 16 документа (ячейка с меткой \»А14\»). Для этого необходимо перенести дату из строки 16 в графу 2 журнала, а в графе 6 указать дату составления документа, взятую из строки 1 (ячейка с меткой \»Б\»).
В книге покупок в графе 4 регистрация УПД покупателем происходит также датой его получения, которая содержится в строке 16 документа (ячейка с меткой \»А14\»). В графу 1 книги следует занести дату из строки 1 документа (ячейка с меткой \»Б\»).
Н. Скворцова
