Корпоративное такси: варианты использования, способы снижения налоговых потерь и требования к документации

Каждому руководителю важно, чтобы сотрудники работали эффективно. Если в их обязанности входят встречи в разных местах города, то от того, насколько быстро и комфортно сотрудники будут передвигаться между ними, зависит и количество сделок, и мотивация специалистов. Решить вопрос перемещений можно с помощью услуг корпоративного такси у агрегаторов — таких как Яндекс.Такси для бизнеса. По сравнению с общественным транспортом это быстрее, продуктивнее (сотрудники не устают от дороги) и безопаснее для всех во время пандемии. Кроме того, снижается риск утечки информации, если сотрудник ведет в пути телефонные переговоры.

Агрегаторы работают с компаниями на основании договора оказания услуг по организации перевозок пассажиров и багажа легковыми такси. Услуги оплачиваются по безналичному расчету. В этой статье мы рассмотрим, как можно использовать и оформлять услуги такси в рамках договора и оптимизировать налоговую нагрузку.

К сожалению, налоговое законодательство отстает от современных реалий и не всегда считает такси обоснованными бизнес-расходами. Для уменьшения налоговых потерь руководителю нужно заранее определить подходящие варианты использования корпоративного такси. Все возможные ситуации перечислены в таблице 1.

В период эпидемии работники, которые пользуются общественным транспортом (и, следовательно, бизнес работодателя), подвергаются повышенному риску. Весной 2020 года бизнес-сообщество предлагало освободить от НДФЛ доходы от услуг перевозок пассажиров и багажа, в том числе легковым такси, доставки отправлений, услуг краткосрочной аренды автомобилей (услуг каршеринга) и разрешить работодателям включать расходы на данные услуги в расходы для целей налога на прибыль. Однако, эти предложения не были приняты.

Тем не менее, многие работодатели проявили социальную ответственность и разрешили работникам пользоваться такси для поездок из дома на работу и обратно. Несмотря на то, что налоговое законодательство не предусматривает каких-либо льгот для этих услуг в период эпидемии, учесть затраты на такси в расходах по налогу на прибыль всё-таки можно (смотрите случаи 2, 3).

Таблица 1

Такси для корпоративных клиентов: варианты использования, налоговые потери и требования к документации

№п/п Вариант использования Включаются в расходы по налогу на прибыль и УСН НДС по расходам на такси Облагаются НДФЛ Облагаются страховыми взносами Требования к документации (высокие\низкие)
1 2 3 4 5 6 7
1 Поездки в связи со служебной необходимостью,
исключая поездки дом – работа – дом.
Включаются (подп. 11, 49 п. 1, ст. 264 Налогового кодекса РФ , 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ) Вычет в книге покупок Не облагаются Не облагаются Высокие (Правила пользования услугами корпоративного такси для служебных поездок, контроль и утверждение руководителем бизнес-цели поездок, хранение маршутов и целей поездок)
2 Поездки дом – работа – дом
(как оплата труда)
Включаются (ст. 255, п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ) Вычет в книге покупок Облагаются Облагаются Высокие (Правила пользования услугами корпоративного такси для  поездок работа-дом как часть оплаты труда, персонифицированный учет, контроль маршрута, идентификация места работы и места жительства работника)
2a Коллективные поездки дом – работа – дом Включаются (ст. 255, п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ) Вычет в книге покупок Не облагаются (нет персонифицированного учета) Не облагаются (нет персонифицированного учета) Средние (Правила пользования услугами корпоративного такси для коллективных поездок работа-дом, идентификация места работы и места жительства работников)
3 Поездки дом – работа – дом
(как выплата социального характера)
Включаются (ст. 255, п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ) Вычет в книге покупок Облагаются Не облагаются (судебная практика) Высокие (Положение об оплате услуг корпоративного такси для поездок работа-дом, персонифицированный учет, контроль маршрута, идентификация места работы и места жительства работника)
4 Поездки по личным целям,
(исключая поездки дом- работа – дом в случае, если для них используется вариант 2 или 3)
Не включаются Расходы, не учитываемые для НДС Облагаются Облагаются Средние (Положение о компенсации поездок (кроме работа-дом), приказ о лимитах, персонифицированный учет)
5 Поездки гостиница – объект – гостиница во время командировки Включаются (пп. 12, п. 1, ст. 264 Налогового кодекса РФ) Вычет в книге покупок Не облагаются Не облагаются Высокие (Положение о служебных поездках, контроль и утверждение руководителем бизнес-цели поездок, хранение маршутов и целей поездок)
6 Поездки в / из аэропорта, вокзала в командировке Включаются (пп. 12, п. 1, ст. 264 Налогового кодекса РФ) Вычет в книге покупок Не облагаются Не облагаются Высокие (Положение о командировках, связка с командировочными документами, хранение маршутов поездок)
7 Обезличенные поездки (возможный практический подход, есть налоговые риски) Не включаются Расходы, не учитываемые для НДС Не облагаются Не облагаются Низкие

Все варианты можно сравнить по нескольким критериям, которые вы видите в таблице. Первый — это налоговая нагрузка, а именно возможность включения затрат в расходы по налогу на прибыль или УСН, возможность вычета НДС по услугам такси и их исключение из базы по зарплатным налогам (НДФЛ и страховыми взносами). Второй важный критерий — требования к оформлению документов: есть ли необходимость ведения громоздкого персонифицированного учета и большого объема документации или нет. Для кого-то составление и хранение большого набора документов будет оправдано — если включение затрат в расходы экономически выгодно. Но в случае, когда доля расходов на корпоративный транспорт в общем бюджете незначительна, оформлять услуги такси по первому варианту не имеет смысла — из-за огромного документооборота, который нужно не только создать, но и хранить в течение минимум 4-х лет. Также важно учитывать систему налогообложения: некоторым компаниям можно не задумываться о затратах. Сюда относятся компании с УСН 6%, убыточные юрлица, медцентры, которые платят налог на прибыль по ставке 0%, некоммерческие организации, которые могут оплачивать услуги такси из целевых средств и т. д. В таких случаях для использования такси корпоративным клиентам лучше выбрать вариант 4 или 7. Это существенно уменьшит документооборот в организации.

К этой статье прилагается набор документов, которые важно составить в каждой из рассматриваемых ситуаций. В комплекте документов вы найдете в том числе ответы на возможные вопросы налоговых органов. А в каждом блоке — бухгалтерские и налоговые нюансы использования корпоративного такси.

Ситуация 1. Поездки в связи со служебной необходимостью, исключая поездки дом — работа — дом

Одна из самых распространенных ситуаций использования такси как бизнес-расхода — это служебные поездки.

В этом варианте необходимость каждой поездки нужно доказывать и подтверждать актами и отчетами — даже если у сотрудника в трудовом договоре есть пункт о разъездном характере работы. Хранить документы компания обязана в течение 4-х лет.

Пакет документов для подтверждения затрат на услуги корпоративного такси смотрите здесь. В этом же комплекте вы найдете пример ответа на возможные вопросы от налоговых органов.

Лимиты и ограничения

Обычно агрегатор такси позволяет настроить лимит по сумме для конкретного сотрудника, класс такси, который он может заказывать, а также ограничить по времени заказ корпоративного такси определенными часами.

Лимит помогает контролировать затраты и предупреждает злоупотребление со стороны сотрудников. Но для налоговых целей наличие лимита не доказывает служебную необходимость поездок и не исключает налоговые риски: они остаются, хотя, возможно, снижаются. Сейчас лимиты часто используются для нормирования затрат на мобильную связь, а организации могут учитывать эти расходы в налоговых целях и не подтверждать экономическую обоснованность каждого звонка. Это возможно, поскольку по этому вопросу сложилась положительная судебная практика. К сожалению, аналогичных судебных решений по услугам корпоративного такси пока нет.

Некоторые агрегаторы позволяют запретить вызов такси за счет компании в определенное время суток. Поездки вне рабочего времени действительно стоит либо ограничить, либо оформить как вариант 4. В противном случае есть риск получить от работника требования о выплатах за сверхурочную работу.

Календарь как замена большого количества служебных записок

Чтобы включить в расходы затраты на такси, нужно подтвердить факт служебной необходимости поездки. Подтверждающими документами могут быть служебная записка сотрудника (при достаточно редких поездках) или маршрутный лист (при частых поездках). Если поездки случаются хотя бы несколько раз в неделю, то на составление служебных записок уходит много времени. Кроме того вырастает объем документации, которую нужно хранить. Этот пакет можно заменить на один документ — скриншот рабочего календаря за неделю. Календарь может быть любым: привязанным к почте (Яндекс, Google) или календарем из вашей CRM. Важно, чтобы он был распечатан и утвержден руководителем, который, собственно, и заинтересован в улучшении результатов работы конкретного сотрудника. В календаре нужно указывать не только место и собеседника, но и цель встречи. К примеру, «переговоры по условиям поставки мыла» (смотрите рисунок 1 — Пример календаря). Важно, чтобы из записи в календаре было понятно, что поездку совершали именно для служебных целей.

Как настроить процесс использования календаря?

Шаг 1. Сотрудник подключается к системе, где можно отмечать встречи (календарь в Яндекс.Почте, Gmail, календарь из CRM).

Шаг 2. Сотрудник назначает встречи.

Шаг 3. Руководитель подтверждает проведенные встречи.

Шаг 4. Календарь распечатывается каждую неделю, а производственная необходимость поездок подтверждается визой руководителя.

Бухгалтерские проводки в ситуации 1

Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.

Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по рабочим поездкам на основании счета-фактуры от агрегатора.

Дт 68.02 Кт 19 — вычет НДС по счету-фактуре агрегатора включен в книгу покупок в части рабочих поездок и сумм в пределах лимита.

Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.

Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость поездок, служебная необходимость которых не подтверждена, а также деловых поездок сверх лимита, если он был установлен (удерживается из зарплаты сотрудника).

Дт 73 Кт 19 – отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (если служебная необходимость была не подтверждена или превышен лимит на деловые поездки).

Налоги в ситуации 1

Включить затраты на служебные поездки в расходы для налога на прибыль можно на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (Другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией). Кроме того, по мнению Минфина РФ, если компания в качестве служебного транспорта использует услуги такси, эти расходы можно признать по статье «Расходы на содержание служебного транспорта» (Письмо Минфина РФ от 20.10.2017 г. № 03-03-06/1/68839).

НДС, указанный агрегатором в счете-фактуре, можно вычесть (включить в книгу покупок) на основании п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ.

Компании, которые платят налог по упрощенной системе налогообложения, также могут списать затраты на служебные поездки на основании указанного выше письма Минфина РФ и подп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ (Расходы на содержание служебного транспорта).

Зарплатными налогами расходы на такси не облагаются: это расходы для целей организации, а не физического лица. Поездки сверх лимита, если он был установлен, или нецелевые поездки сотрудники оплачивают сами (их стоимость удерживается из зарплаты). При этом заявления об удержании стоит собрать с сотрудников заранее.

Ситуация 2. Поездки дом — работа — дом как часть оплаты труда

Некоторые организации включают услуги такси в соцпакет как часть оплаты труда сотрудника. Если ограничиться только оплатой поездок на такси из дома на работу и обратно (а в период пандемии это особенно актуально), затраты на такие поездки можно включить в расходы для целей налогообложения. При этом работодатель может устанавливать лимиты на использование такси, чтобы предупредить злоупотребление со стороны сотрудников.

Такой вариант оформления можно использовать как способ мотивации: например, устанавливать лимиты и класс такси в зависимости от должности, позиции, грейда или лично для конкретного сотрудника. В этом случае затраты на такси из дома на работу и обратно включаются в расходы для налогообложения как часть оплаты труда, а выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Комплект документов для ситуации 2 смотрите здесь. В заявлении сотрудника важно указать адреса «дома» и «работы» и проверять, что поездки этим адресам соответствуют.

Чтобы подтвердить право на вычет расходов на основании ст. 255, п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ, нужно убедиться, что внутренние положения компании, которые регламентируют выплаты работникам, являются частью трудового договора. Например, в трудовые договоры можно включить такое положение: «Работнику могут выплачиваться стимулирующие и компенсационные выплаты. Размер и порядок таких выплат устанавливается в соответствии с настоящим договором, дополнительными соглашениями к нему, действующими в организации положениями и иными локальными нормативными актами, в том числе положениями, регламентами, приказами и другими документами. Локальные нормативные акты, в соответствии с которыми осуществляются такие выплаты, являются неотъемлемой частью настоящего договора».

Обратите внимание, что Трудовой кодекс запрещает платить в натуральной форме более 20% начисленной работнику за месяц зарплаты. Поэтому в случае с низкооплачиваемыми специалистами важно контролировать, чтобы затраты на поездки не превысили эту величину.

Бухгалтерские проводки в ситуации 2

Дт 20 (26, 44) Кт 70 — отражены расходы, связанные с оплатой услуг такси как часть оплаты труда по подтвержденным суммам в пределах лимита.

Дт 20 (26, 44) Кт 69 — начислены страховые взносы на стоимость поездок по подтвержденным суммам в пределах лимита.

Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по услугам такси на основании полученного счета-фактуры.

Дт 68.02 Кт 19 — вычет НДС по счету-фактуре от агрегатора включен в книгу покупок в части подтвержденных сумм в пределах лимита.

Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.

Дт 70 Кт 60 — согласно отчету агрегатора распределены затраты по сотрудникам в пределах лимита.

Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость нецелевых поездок или поездок сверх лимита, которые оплачивает сотрудник (удерживается из зарплаты).

Дт 73 Кт 19 — отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (поездки сверх лимита, нецелевые поездки).

Налоги в ситуации 2

Чтобы включить выплаты в систему оплаты труда для целей налогообложения, нужно указать их в таком качестве в положении об оплате труда или другом локальном нормативном акте (по ст. 8 Трудового кодекса РФ). Услуги такси можно включить в расходы для налога на прибыль на основании ст. 255 и п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ как расходы на оплату труда.

НДС, который агрегатор выставляет в части подтвержденных поездок в пределах установленного лимита, можно включить в книгу покупок (предъявить к вычету) на основании п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ.

Плательщики УСН также могут включить в затраты расходы на такси как расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Расходы на такси в пределах лимита являются частью системы оплаты труда и не включены в перечень необлагаемых доходов физических лиц. Поэтому они облагаются зарплатными налогами в полном объеме (НДФЛ и страховыми взносами). Стоимость поездок сверх лимита удерживают из зарплаты сотрудника на основании заявления, которое лучше подписать заранее.

Ситуация 2а. Коллективные поездки дом — работа — дом как часть оплаты труда

Это подвид ситуации 2, но с акцентом на коллективные поездки, когда на маршруте несколько остановок. Чаще всего такие поездки используют рестораны или магазины, которые закрываются или открываются в то время, когда общественный транспорт не работает и сотрудникам нужно добраться домой или на рабочее место. Важно, что оформить заказ на корпоративное такси нужно с рабочего номера телефона, не привязанного к сотруднику, который сам пользуется услугами коллективного такси. Этот нюанс снижает риски начисления страховых взносов и НДФЛ, поскольку определить, какая сумма затрат на такси относится к конкретному сотруднику, невозможно. Для таких поездок необходимо подготовить пакет документов.

Бухгалтерские проводки в ситуации 2а

Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с коллективными поездками сотрудников на такси.

Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по услугам такси на основании полученного счета-фактуры.

Дт 68.02 Кт 19 — НДС по коллективным поездкам включен в книгу покупок.

Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.

Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость поездок, совершенных с нарушениями правил оказания услуг такси (удерживается из зарплаты сотрудника).

Дт 73 Кт 19 — отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (поездки с нарушениями правил).

Налоги в ситуации 2а

При использовании коллективного такси включить затраты в расходы для налога на прибыль можно на основании ст. 255 и п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ. Эти расходы считаются затратами на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования в силу технологических особенностей производства (за пределами времени работы общественного транспорта). В этом случае в компании обязательно должен быть подписан локальный нормативный акт о включении в систему оплаты труда оплаты проезда сотрудника по маршруту дом — работа — дом. Это подтверждают письма Минфина РФ (от 23.01.2020 г. № 03-03-06/1/3758 и от 16.04.2019 г. № 03-03-07/26913).

НДС, выставленный агрегатором в стоимости коллективных поездок, можно включить в книгу покупок (предъявить к вычету) на основании п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ.

Плательщики УСН могут включить в расходы затраты на такси как расходы на оплату труда на основании подп. 6 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.

Платить НДФЛ и страховые взносы компания не должна, поскольку объект налогообложения в этом случае отсутствует: доходы физических лиц, которые они получили в натуральной форме, посчитать невозможно (п. 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42). Письма Минфина России также подтверждают, что, если сотрудники не могут добираться общественным транспортом до работы, объекта налогообложения по налогу на доходы физических лиц не возникает (письма от 21.04.2014 г. № 03-03-06/1/18198 и от 6 марта 2013 г. № 03-04-06/6715).

Если сотрудники нарушают правила вызова такси, стоимость услуг агрегатора с НДС удерживают из зарплаты инициатора поездки. Делается это на основании заявления сотрудника, которое нужно составить заранее.

Ситуация 3. Поездки дом — работа — дом как выплата социального характера

Другой, более рискованный вариант оплаты поездок работа — дом — работа — это оформление их как выплаты социального характера, не связанной с результатами труда. Судя по положительной судебной практике по другим подобным выплатам, в такой ситуации можно сэкономить на страховых взносах. Однако, есть риск, что свое право не начислять страховые взносы компании придется доказывать в суде. Поэтому при оформлении этого варианта важно не ошибиться ни в одном слове.

Такой вариант нельзя использовать в качестве способа мотивации, то есть нельзя устанавливать лимиты и класс такси в зависимости от должности, позиции, грейда или для конкретного сотрудника. Критически важно, чтобы размер выплат никак не был связан с результатами труда. Все условия оплаты поездок, включая лимиты и класс такси, должны быть одинаковыми для всех работников компании вне зависимости от должности и статуса. Исключение можно сделать, если это необходимо, только для надомников и совместителей: для них передвижения между домом и работой не выглядят обязательными. Ситуации 2 и 3 являются взаимоисключающими: в одной компании можно применять только один из этих вариантов оформления поездок из дома до работы и обратно.

Хотя в этой ситуации выплаты не связаны с результатами труда, они  включаются в фонд оплаты труда на основании локального нормативного акта (Положения об оплате услуг корпоративного такси для поездок сотрудников из места проживания на работу и обратно как выплат социального характера). Поэтому они подпадают под исключение, установленное п. 26 ст. 270 НК РФ для случаев, «когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами». Как часть фонда оплаты труда они включаются в расходы по налогу на прибыль и УСН и облагаются НДФЛ.

Чтобы подтвердить право на вычет расходов на основании ст. 255, п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ, нужно убедиться, что внутренние положения организации, которые регламентируют выплаты работникам, являются частью трудового договора. Например, в трудовые договоры можно включить такое положение: «Работнику могут выплачиваться стимулирующие и компенсационные выплаты. Размер и порядок таких выплат устанавливаются в соответствии с настоящим договором, дополнительными соглашениями к нему, действующими в организации положениями и иными локальными нормативными актами, в том числе положениями, регламентами, приказами и другими документами. Локальные нормативные акты, в соответствии с которыми осуществляются такие выплаты, являются неотъемлемой частью настоящего договора».

Выплаты социального характера, которые основаны на коллективном договоре и не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий выполнения самой работы, не считаются вознаграждением за труд. А значит, не облагаются страховыми взносами. Такой вывод поддержан судами (Постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 г. № 17744/12 и Определение СКЭС ВС РФ от 25.03.2015 г. № 309-КГ15-602, от 24.09.2018 г. № 310-КГ18-14056, а также Постановление 9ААС № 09АП-39743/2020 по делу А40-147489/19).

Здесь вы найдете комплект документов для оформления расходов на услуги такси для поездок дом — работа — дом как выплат социального характера. В этой ситуации важно вести персонифицированный учет, а также контролировать маршруты между местом работы и местом жительства каждого сотрудника. Только так поездки могут быть включены в расходы организации.

Стоимость поездок сверх лимита и нецелевых поездок удерживают из зарплаты сотрудников на основании заявления. Их стоит собрать заранее.

Обратите внимание, что Трудовой кодекс запрещает платить в натуральной форме более 20% начисленной работнику за месяц зарплаты. Поэтому в случае с низкооплачиваемыми специалистами важно контролировать, чтобы затраты на поездки не превысили эту величину.

Бухгалтерские проводки в ситуации 3

Дт 20 (26, 44) Кт 70 — отражены подтвержденные расходы в пределах лимита.

Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по услугам такси на основании полученного счета-фактуры.

Дт 68.02 Кт 19 — вычет НДС по счету-фактуре агрегатора в части подтвержденных поездок и сумм в пределах лимита включен в книгу покупок.

Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.

Дт 70 Кт 60 — согласно отчету агрегатора распределены затраты по сотрудникам в пределах лимита.

Дт 70 Кт 68.01 — отражен НДФЛ с услуг такси в пределах лимита.

Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость нецелевых поездок и поездок сверх лимита, которые оплачивает сотрудник.

Дт 73 Кт 19 — отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (поездки сверх лимита, нецелевые поездки).

Налоги в ситуации 3

Включить в расходы для налога на прибыль и УСН оплату услуг такси по маршруту дом — работа — дом в пределах лимита как выплату социального характера можно на основании ст. 255 и п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ и локального нормативного акта компании, по которому они считаются расходами на оплату труда. Плательщики УСН также могут включить в затраты расходы на такси по этому же основанию (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

НДС, выставленный агрегатором в стоимости поездок в пределах лимита, можно включить в книгу покупок (предъявить к вычету) на основании п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ.

Расходы на такси как выплата социального характера в пределах установленного лимита облагаются налогом на доходы физических лиц. Страховыми взносами эти выплаты не облагаются на основании судебной практики по указанным выше причинам. Превышение лимита не облагается страховыми взносами и НДФЛ, поскольку такие поездки оплачивает работник, а значит, они не являются его доходом. Для того, чтобы удержать стоимость услуг такси сверх лимита, нужно получить письменное заявление сотрудника — желательно заранее.

Ситуация 4. Поездки по личным целям, исключая поездки дом — работа — дом

Некоторые компании разрешают сотрудникам пользоваться такси без подтверждения служебной необходимости и оплачивают эти расходы из чистой прибыли. Например, когда поездки на такси включены в соцпакет организации или для снижения риска заражения в период эпидемии. В этой ситуации не нужно собирать большой пакет документов для включения затрат в расходы. Компенсация в таком варианте считается оплатой труда и поэтому облагается страховыми взносами и НДФЛ.

Превращать такую компенсацию в выплату социального характера, чтобы сэкономить на социальных взносах, вряд ли целесообразно: для этого нужно установить всем сотрудникам одинаковые лимиты и одинаковый класс такси вне зависимости от должности и статуса. Лимит на использование такси позволит ограничить затраты и избежать злоупотребления со стороны сотрудников. Этот лимит может быть как единым для всей компании, так и разным в зависимости от должности, грейда или статуса сотрудника. Комплект документов для оформления такого варианта смотрите здесь.

Чтобы снизить риск доначисления НДС на стоимость указанных поездок, нужно убедиться, что внутренние положения организации, которые регламентируют выплаты работникам, являются частью трудового договора. Например, в трудовые договоры можно включить такое положение: «Работнику могут выплачиваться стимулирующие и компенсационные выплаты. Размер и порядок таких выплат устанавливаются в соответствии с настоящим договором, дополнительными соглашениями к нему, действующими в организации положениями и иными локальными нормативными актами, в том числе положениями, регламентами, приказами и другими документами. Локальные нормативные акты, в соответствии с которыми осуществляются такие выплаты, являются неотъемлемой частью настоящего договора».

Обратите внимание, что Трудовой кодекс запрещает платить в натуральной форме более 20% начисленной работнику за месяц зарплаты. Поэтому в случае с низкооплачиваемыми специалистами важно контролировать, чтобы затраты на поездки не превысили эту величину.

Бухгалтерские проводки в ситуации 4

Дт 91  (20, 26, 44) с субконто «не принимаемые для налогообложения») Кт 70 — отражены расходы, связанные с оплатой услуг такси по личным целям в пределах лимита.

Дт 60 Кт 51 — оплачены расходы агрегатору, включая НДС.

Дт 70 Кт 60 — согласно отчету агрегатора распределены затраты по сотрудникам в пределах лимита.

Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость поездок сверх лимита, которую возмещают сотрудники.

Дт 70 Кт 68.01 — отражен НДФЛ со стоимости поездок в пределах лимита.

Дт 20 (26, 44) Кт 69 — начислены страховые взносы на стоимость поездок в пределах лимита.

Налоги в ситуации 4

Включить в расходы для налога на прибыль и УСН сами выплаты невозможно, поскольку они идут из чистой прибыли организации. При этом страховыми взносами и НДФЛ услуги такси облагаются в пределах лимита. Суммы страховых взносов уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на основании подп. 1 п. 1 стр. 264 Налогового кодекса РФ и УСН на основании подп. 7 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ (письма Минфина России от 28.06.2017 г. № 03-03-06/1/40670, от 17.10.2016 г. № 03-04-06/60254, от 14.10.2016 г. № 03-03-06/1/60067). Услуги такси сверх лимита оплачиваются за счет сотрудника и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами как суммы, которые удерживаются из зарплаты. Письменное заявление об удержании из зарплаты стоимости таких поездок лучше получить от сотрудников заранее.

Ситуация 5. Поездки гостиница — объект — гостиница во время командировки

В командировке сотрудникам удобнее использовать такси: так они не будут тратить время на изучение схемы движения общественного транспорта, а займутся решением своих непосредственных задач. При работе с федеральными агрегаторами не нужно заключать новый договор в каждом городе, куда едет командированный сотрудник: он будет пользоваться приложением, как и раньше, выбирая способом оплаты Бизнес-аккаунт.

В варианте с поездками внутри командировки есть риск, что налоговые органы попытаются квалифицировать  их не как бизнес-расходы, а как расходы на проживание в командировке, которые покрываются суточными. К сожалению, виды расходов, которые действительно покрываются суточными, в законодательстве не конкретизированы. Есть судебное решение, которое утверждает, что суточные по своей правовой природе призваны компенсировать экономные расходы командированного работника на питание (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 22.05.2017 г. № Ф08-3133/2017 по делу № А32-2698/2016). Тем не менее, расходы на такси без должного обоснования также могут быть квалифицированы как расходы, связанные с проживанием в командировке, а значит уже включенные в суточные.

Чтобы этого избежать, нужно документально подтвердить, что расходы на такси не просто связаны с командировкой, а понесены в интересах работодателя и с его разрешения. В этом случае компания сможет ссылаться на то, что возмещению работнику подлежат любые расходы, которые работник произвел во время командировки с согласия работодателя (ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749).

Чтобы подтвердить, что расходы на поездки внутри командировки были понесены в интересах работодателя, а не работника (то есть показать служебную необходимость таких поездок), нужно контролировать маршрут сотрудника и соотносить его с целью командировки. Например, с помощью служебной записки или календаря, как в ситуации 1.

Работодатель может установить лимит на поездки и в командировках (см. раздел Лимиты и ограничения). Однако лимит, выделяемый сотруднику на услуги такси (как и просто разрешение работодателя пользоваться такси в командировке), не означает служебной необходимости в таких поездках. Подтвердить ее можно только соответствующим комплектом документов. Все бумаги, которые подтверждают расходы на командировку, включая отчеты о поездках на корпоративном такси, утвержденные руководителем служебные записки и скриншоты календаря, должны храниться в разрезе соответствующих авансовых отчетов и приказов о направлении в командировку.

Таким образом, согласованные с работодателем расходы на такси в бизнес-поездке должны быть оплачены как расходы, связанные с командировкой. Эти затраты могут быть включены в состав расходов для целей налогообложения налогом на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Бухгалтерские проводки в ситуации 5

Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.

Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.

Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по услугам такси на основании полученного счета-фактуры.

Дт 68.02 Кт 19 — вычет НДС по счету-фактуре агрегатора в части рабочих поездок и сумм в пределах лимита включен в книгу покупок.

Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость поездок, служебная необходимость которых не подтверждена, а также деловых поездок сверх лимита, если он был установлен (удерживается из зарплаты сотрудника).

Дт 73 Кт 19 — отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (поездки с неподтвержденной служебной необходимостью и деловые поездки сверх лимита).

Налоги в ситуации 5

Включить затраты на служебные поездки в командировке в расходы для налога на прибыль можно на основании подп. 12, 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (Расходы на командировки, другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией). При этом в подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ установлен открытый перечень расходов на командировки (при перечислении расходов использован оборот «в частности»). Подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ является вторым основанием для включения затрат на услуги такси внутри командировки в расходы.

У организаций, уплачивающих УСН, такого маневра нет: они могут списать затраты на такси внутри командировки только на основании подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ, который также содержит открытый перечень расходов на командировки.

НДС со стоимости услуг агрегатора по поездкам внутри командировки принимается к зачету в стандартном порядке (п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ).

Зарплатными налогами расходы на такси не облагаются: это расходы, понесенные для целей компании, а не физического лица. Нецелевые поездки и поездки сверх лимита (если он был установлен) оплачивают сотрудники. Стоимость поездок удерживают из их зарплаты на основании заявлений, которые лучше собрать заранее.

Ситуация 6. Поездки до/из аэропорта или вокзала в командировке

Законодательство позволяет включать поездки на такси между домом или работой и аэропортом (вокзалом), а также аэропортом (вокзалом) и местом проживания (гостиницей) в расходы по налогу на прибыль и по УСН. Главное — подтвердить документами факт командировки и маршрут поездки. Такими документами считаются приказ о направлении в командировку с указанием пункта назначения и дат отбытия и возвращения, а также отчет о командировке.

Маршрут и даты поездки должны соответствовать приказу о направлении в командировку и билетам (на самолет, поезд, автобус, речной или морской транспорт). А все документы, подтверждающие расходы на командировку, включая отчеты о поездках на корпоративном такси, должны храниться вместе с соответствующими авансовыми отчетами и приказами о направлении в командировку. Полный комплект документов вы найдёте здесь.

Бухгалтерские проводки в ситуации 6

Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.

Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.

Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по услугам такси на основании полученного счета-фактуры.

Дт 68.02 Кт 19 — вычет НДС по счету-фактуре агрегатора по поездкам, относящимся к командировке, включен в книгу покупок.

Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость поездок, в которых маршрут и даты не соответствуют приказу о направлении в командировку и билетам, а также поездок сверх лимита, если он был установлен (удерживается из зарплаты сотрудника).

Дт 73 Кт 19 — отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (поездки сверх лимита и поездки, в которых маршрут и даты не соответствуют приказу о направлении в командировку и билетам).

Налоги в ситуации 6

Включить затраты на поездки в аэропорт (на вокзал) или из него в расходы для налога на прибыль можно на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (Расходы на командировки). Сумму НДС по услугам агрегатора, которые относятся к командировке, можно включить в книгу покупок (п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ).

Компании, уплачивающие УСН, могут списать затраты на подобные поездки на основании подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.

Социальными взносами и НДФЛ расходы на такси также не облагаются — как расходы, понесенные для целей организации, а не физического лица. Нецелевые поездки или поездки сверх лимита (если он был установлен) оплачивает сотрудник. Их стоимость удерживается из заработной платы на основании письменного заявления, которое лучше получить от него заранее.

Ситуация 7. Обезличенные поездки на такси

Если ваша компания не может вести персонифицированный учет расходов на такси, оформлять указанные выше документы и контролировать маршрут и цель поездок, выходом станет договор на использование службы такси на иное лицо — например, аффилированную организацию, которая оплатит поездки сотрудников вашей компании. Мы не рекомендуем вводить такую схему оплаты услуг такси: это может привести к доначислению НДС за оказание безвозмездных услуг физическим лицам, штрафам по НДФЛ и страховым взносам и начислению НДФЛ для ваших сотрудников. Однако на практике эта схема широко используется.

Бухгалтерские проводки в ситуации 7

Дт 60 Кт 51 — оплачены расходы агрегатору.

Дт 91 (субконто «не принимаемые для налогообложения») Кт 60 — отражен акт выполненных работ агрегатора.

Дт 19 Кт 60 — отражена стоимость НДС по услугам такси.

Дт 91 (субконто «не принимаемые для налогообложения») Кт 19 — НДС включен в состав внереализационных расходов.

Налоги в ситуации 7

Включить такие выплаты в расходы для налога на прибыль и УСН невозможно, так как они осуществляются из чистой прибыли. Входной НДС не принимается к вычету.

Как видите, использование услуг такси для компании можно оформить разными способами. Вы всегда можете гибко настроить их под требования вашей организации, выбрав подходящее вам сочетание административной и налоговой нагрузки.

Скачать все документы одним архивом

Н. Скворцова

Понравилась статья, поделитесь с друзьями

Добавить комментарий