Очень часто в малом и среднем бизнесе учет ведется только по денежному потоку компании. Это не дает видеть реальную картину в компании, что в итоге ведет к отсутствию информации для принятия решений, кассовым разрывам и со временем – к тупиковой ситуации по развитию компании. Что же нужно для того, чтобы этого избежать? Управленческий учет!
В зависимости от размера компании управленческий учет может быть как простой, на ведение которого понадобится несколько часов в месяц, так и очень сложный, где для его создания и ведения работают десятки людей. Тут главный принцип очень прост – управленческий учет должен давать финансовый результат (больше эффекта, чем расходов на его ведение) и не быть избыточным для компании. Но прежде давайте разберемся, в чем же ключевое различие между прибылью и деньгами.
Прибыль – это то, сколько вы заработали, ваши доходы минус ваши расходы. Деньги – это то, сколько вам заплатили и то, сколько вы заплатили. Хотя это кажется одним и тем же, но это совсем разные вещи.
Давайте посмотрим на примерах.
- Вы получили 100% аванс от клиента за годовое обслуживание его оборудования (или у вас купили абонемент на 12 месяцев). Деньги пришли к вам сразу на счет. А с прибылью тут сложнее. Во-первых, у вас в течение года будут расходы по этой сделке. Во-вторых, доход вы тоже получаете не сразу. А должны разделить его на 12 и ежемесячно ставить себе в доход 1/12 от оплаты за год.
Плюс через полгода клиент решил остановить сотрудничество и забрал половину оплаты, заплатив вам неустойку по договору в 1/12 от суммы. И вам нужно вернуть 5/12 от первоначальной оплаты. Чувствуете разницу?
- Вы выполнили работу для клиента, подписали все документы. А оплатит он вам ее только через 2 месяца на основании договора. Тут обратная ситуация – прибыль вы заработали. А по факту денег за работу пока не получили, только расходы на ее выполнение понесли.
И это самые простые примеры, различных сделок в компании сотни или тысячи за месяц. Если это так, то тут уже нужен управленческий учет, чтобы всё не превратилось в кашу, которая может привести к кассовым разрывам (когда нет денег в конкретный момент времени для оплаты по счетам), создающим очень неприятное время в компании. Уверен: все, кто занимается бизнесом хотя бы пару лет, попадали на кассовый разрыв .
Управленческий учет – это внутренняя отчетность, которая помогает для управления компанией.
Ключевые отчеты – это:
– Отчет о движении денежных средств (ОДДС) – в нем как раз отражаются все движения денег в компании: откуда к нам пришли деньги (нам заплатили) и куда они от нас ушли (мы заплатили). Внутри отчета выделяются три основные направления – Основная, Финансовая и Инвестиционная деятельности. А внутри каждой из них уже идет деление на отдельные статьи поступления и выбытия денежных средств.
– Отчет о прибыли и убытках ( PхL – profit and loss) – в нем отображаются доходы и расходы компании по факту. Когда именно компания заработала или потратила, а не факт оплаты.
Например: вы купили 20 велосипедов по 30 тыс рублей для продажи, при этом продали в текущем месяце только 7 велосипедов по 50 тыс рублей.
В отчете о прибыли в доходе будет 350 тыс руб. (7 х 50 тыс. руб), а в расходе – 210 тыс руб. (7 умножить на 30 тыс. руб) + другие расходы на продажу (зарплата, аренда, налоги и т. д.).
– Баланс. В этом отчете отображается, кто вам должен, кому вы должны, какие активы у вас есть в бизнесе (оборудование, сырье, материалы, продукция, деньги на счетах), сколько вы вложили денег в компанию (уставной капитал+ прибыль, которую оставили в компании, а не забрали себе).
Где же вести все эти отчеты и кто должен это делать?
По моему опыту, для бизнеса с годовой выручкой (поступлением денежных средств) до 250-300 млн руб. достаточно Excel или Google-таблиц, дальше уже можно рассматривать специализированные программы. Тут всё индивидуально, главное – не создать избыточность и лишнюю трудоемкость учета.
А заниматься этим учетом в компании должен человек, который напрямую работает с собственником или сам собственник на первом этапе. Это не функция бухгалтера. У бухгалтерии другие задачи – они могут давать данные в нужном формате, но не должны вести управленческий учет.
Сергей Панфилло
финансовый консультант,
квалифицированный инвестор,
совладелец «Клуба Правильных Инвесторов»
Эл.почта: info@clubpravinvest.ru
Телефон +7 (930) 884 22 55
ClubPravInvest.ru
