Порядок выдачи денежных средств под отчет сопровождается ворохом бумаг. А что если не составлять их?
Казалось бы, написать такое заявление несложно. Работник оформляет бумагу: \»Прошу выдать мне столько-то на такие-то цели\». Директор (либо уполномоченный им работник) своей рукой визирует: \»Выдать столько-то на такой-то срок\», ставит дату и подпись и передает в кассу (Пункт 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 г. №373-П (далее — Положение)). Однако многим это кажется бессмысленным переводом бумаги и рабочего времени.
Посмотрим, чего бояться, если проверяющие обнаружат, что при выдаче денег под отчет вы обходились без заявлений.
Возможен ли штраф за нарушение кассовой дисциплины
Отдельный штраф именно за это нарушение не установлен. Однако налоговики все же могут попытаться оштрафовать вас (Часть 1 ст. 15.1 КоАП РФ) за нарушение:
–порядка хранения свободных (то есть сверхлимитных) наличных (Пункт 1.4 Положения; Постановление 9 ААС от 06.05.2013 г. №09АП-11841/2013-АК). Видимо, налоговики в таких случаях считают, что наличные были выданы из кассы неправомерно, следовательно, должны были остаться в ней. А сумму, превышающую лимит, вы должны были сдать в банк для зачисления на расчетный счет;
– порядка ведения кассовых операций вообще.
Однако вам удастся штраф оспорить (Постановление 9 ААС от 06.05.2013 г. №09АП-11841/2013-АК). Обычно суды не видят оснований для штрафа в выдаче подотчетных денег не по правилам, так как нарушение здесь есть, а вот ответственности за него нет (Постановления 9 ААС от 31.01.2013 г. №09АП-34612/2012, от 13.05.2013 г. №09АП-10884/2013).
Если срок, на который выдаются деньги, не указан ни в РКО, ни в других документах фирмы (например, в распоряжении директора выдать деньги из кассы и т.п.) и есть другие \»подотчетные\» нарушения (в частности, выдача новой суммы до погашения задолженности по прежней), суд может принять сторону налоговиков (Постановление 9 ААС от 06.03.2013 г. №09АП-2451/2013). У них в этом случае появляется дополнительный аргумент: раз при выдаче денег срок не был установлен, то в тот же день работник обязан был вернуть не истраченные на конец дня деньги обратно в кассу. И эти деньги должны были войти в остаток за день.
Как избежать штрафа
Если налоговики с \»кассовой\» проверкой уже на пороге, а заявления у вас не оформлялись, помните: вы не должны немедленно отдавать проверяющим все затребованные ими документы. На представление документов отводится 1 рабочий день (Пункт 3 Письма ФНС России от 17.10.2012 г. №АС-4-2/17581; п. 31 Административного регламента, утв. Приказом Минфина России от 17.10.2011 г. №133н), и вы можете успеть оформить заявления.
Примечание
Затягивать с представлением документов не стоит. Если вы сдадите заявления после окончания проверки, инспекторы могут не \»засчитать\» их и при принятии решения исходить из того, что они отсутствовали. Именно так налоговики поступили в отношении сданных после истечения срока проверки кассовой книги и кассовых документов, и суд их поддержал (Постановления 15 ААС от 13.11.2013 г. №15АП-17645/2013, от 22.03.2013 г. №15АП-1997/2013).
Заявления нужно составить на все подотчетные суммы, выданные за предшествующие началу проверки 2 месяца, получить на них подписи работников и директора и сдать проверяющим.
За более ранние периоды делать заявления не имеет смысла, ведь срок давности по штрафу за \»кассовые\» нарушения составляет 2 месяца (Часть 1 ст. 4.5 КоАП).
Когда заявления не нужны
Заявления не требуются:
— при выдаче денег работнику путем перечисления на карту (корпоративную или зарплатную). Ведь Положение регулирует только работу с наличными. Переведя всю выдачу подотчетных денег в безналичную форму, вы сможете забыть о необходимости собирать заявления с подотчетников;
— при возмещении потраченных работником личных денег. Ведь это уже не выдача под отчет.
На бухгалтерских форумах можно встретить такой способ обойтись без \»подотчетных\» заявлений. Расходнику, на котором подотчетник поставил подпись, номер не присваивают и в кассовой книге его не регистрируют. Когда работник приносит документы на покупки, оформляют текущим днем РКО на возмещение его личных расходов, а первоначальный РКО тут же уничтожают. Таким образом, по документам никакой выдачи под отчет нет, а значит, нет и связанной с этим канители с заявлениями.
В промежутке между этими событиями в кассе денег меньше, чем указано в кассовой книге. Некоторые считают, что это безопасно даже в случае внезапной проверки, так как наказывается только отсутствие в кассовой книге записей о выручке.
Это заблуждение. Неоприходование, за которое положен штраф, — это также и отсутствие записей о расходовании наличных (Пункт 6.1 Положения). Поэтому предостерегаем вас от использования такого способа;
— при выдаче суточных. Проезд и проживание командированного работника организация может оплатить сама со своего расчетного счета. А наличными выдать только суточные. Основание их выдачи — приказ о направлении работника в командировку (Статья 168 ТК РФ). Поэтому заявление на них не требуется.
Как упростить оформлениезаявлений
Сделайте \»болванку\» заявления, в которую работнику останется вписать только свои должность, ФИО, назначение и сумму необходимых ему наличных, а директору — срок и сумму. Раздайте (разошлите по электронной почте) эту форму работникам. Или заполняйте заявление сами и давайте на подпись директору и работнику вместе с РКО. Ведь Положение не требует, чтобы работники писали \»подотчетные\» заявления от руки. Собственноручно только директор указывает срок и сумму и ставит подпись. Пример 1 формы заявления
Пример 1
Если наличные выдаются под отчет директору, то подписывать адресованное самому себе заявление и ставить на нем разрешительную надпись он не должен. Заявлению равнозначно собственноручно подписанное письменное распоряжение директора, в котором он от руки укажет сумму и срок, на который выдаются деньги. Пример 2 формы распоряжения
Пример 2
Чтобы не дергать директора с подписанием \»подотчетных\» заявлений, предложите ему передать полномочия на это тем работникам, которым он готов доверить принятие решений о расходовании денег из кассы. Для этого нужно оформить на них доверенность (Пункт 1.2 Положения). В ней можно оговорить максимальную сумму, которой вправе распорядиться уполномоченный за определенный период времени.
Во многих фирмах есть работники, которые регулярно получают из кассы одну и ту же сумму под отчет. Например, водителям в начале каждого месяца выдается фиксированная сумма для оплаты топлива в течение этого месяца. На каждого из таких подотчетников вы можете сделать одно рамочное заявление, немного изменив приведенную в примере 2 форму: \»Прошу выдавать в 2014 г. столько-то на такие-то цели с такой-то периодичностью на такой-то срок\». Завизируйте его у директора и указывайте его реквизиты в каждом РКО на выдачу денег этому подотчетнику.
***
Надеяться на отмену \»подотчетных\» заявлений не стоит: в проекте нового Указания Банка России о порядке ведения кассовых операций (предполагается, что оно начнет действовать 01.06.2014 г.) сохранено требование составлять РКО согласно заявлению работника. Правда, планируется убрать требование о том, что надпись директора (уполномоченного им работника) о сумме и сроке должна быть непременно собственноручной. Ее можно будет заранее впечатывать при составлении заявления. А своей рукой директор должен будет поставить только подпись.
Н. Мартынюк,
журнал \»Главная книга\», №24 2013 г.
