Вновь появились новая форма и новые правила заполнения формы справки 2НДФЛ. Хотя она не сильно отличается от «прошлогодней», в ней появились новые реквизиты, которые необходимо заполнить впервые. Последний срок представления этих справок — 2 апреля 2012 года.Вновь появились новая форма и новые правила заполнения формы справки 2НДФЛ. Хотя она не сильно отличается от «прошлогодней», в ней появились новые реквизиты, которые необходимо заполнить впервые. Последний срок представления этих справок — 2 апреля 2012 года.
Напомним, что предприниматели-работодатели удерживают из доходов наемных работников налог на доходы физических лиц. Ставка составляет 13%. О том, как рассчитать налог, мы рассказывали в статье «Годовой отчет работодателя» в №2 нашей газеты за 2009 год.
Отчет по этому налогу сдается ежегодно. Причем отчет сдается только на магнитных носителях, если количество наемных работников превышает 10 человек. Необходимо отметить, что это единственный отчет, который сдается в налоговую по наемным работникам с 2010 года.
Изменения в форму справки были внесены приказом ФНС №ММВ-7-3/611@ от 06.12.2011 г. Произошли изменения не только в форме справки, но и в форме реестра. Теперь в реестре не указывается сумма дохода, полученного налогоплательщиком, как это было раньше, а указываются только фамилия, имя и отчество, дата рождения. Это сделано для того, чтобы защитить личные данные работников.
Отчет формируется с помощью бесплатного программного продукта — Налогоплательщик ЮЛ, который можно скачать с сайта www.nalog.ru или записать в налоговой инспекции. С помощью этой программы вы сможете и сформировать справки, и распечатать их, и вывести на печать реестр сведений, а также сформировать сам файл, который и надо передать каким-либо образом в налоговую инспекцию.
С 2011 года внесены изменения в законодательство по налогу на доходы физических лиц в части расчета налога на доходы физических лиц. Мы о них писали в вышеуказанной статье. В связи с тем, что вычет на третьего ребенка теперь составляет 3000 рублей, изменились коды вычетов, которые указываются в справке.
На странице 27 нашей газеты вы увидите заполненный бланк формы 2НДФЛ. Ячейки, на которые стоит обратить внимание, указаны буквами «А»-«И».
Как заполнить форму
Попробуем описать некоторые нюансы заполнения этой формы.
Итак, форма 2НДФЛ отражает доходы работника за год. Если работник увольняется, то при увольнении мы обязаны выдать ему справку 2НДФЛ о доходах за текущий год. Он эту справку предоставляет по новому месту работы, поскольку новому работодателю необходимо знать сумму дохода, которую получил работник в текущем году. Это необходимо для предоставления стандартных налоговых вычетов на детей (с 2012 года вычет «на себя» отменен). Дело в том, что вычет на детей в размере 1400 рублей в месяц (с третьего и последующего ребенка сумма вычета равна 3000 рублей) предоставляется до тех пор, пока доход не превысит 280 000 рублей. Налоговый вычет — это та сумма, на которую уменьшается рассчитанный доход налогоплательщика перед расчетом налога по ставке 13%. А чтобы понять, превысили вы лимит или нет, вам необходимо как раз и узнать какие доходы были до приема к вам на работу.
Метка «А». Нумерация справок
Четкого порядка нумерации справок 2НДФЛ приказ ФНС России от 06.12.11 г. №ММВ-7-3/909@ не определяет. Между тем, лучше справки формировать по алфавитному списку сотрудников. При этом номера лучше делать без дробей и буквенных индексов.
Метка «Б» Признак
Все справки о полученных доходах и удержанных налогах предприниматели сдают с кодом 1. На некоторых работников необходимо сдавать справку с кодом признака 2. Код 2 ставится тогда, когда налоговые агенты не могут удержать налог у физического лица. При этом налоговые агенты (то есть те, кто выплачивает доход физическому лицу) обязаны не позднее 1 месяца с момента невозможности удержать налог сообщить об этом налогоплательщику и налоговому органу (п. 5 ст. 226 НК РФ). Форма представления информации такая же — справка 2НДФЛ. Только признак подачи у справки 2НДФЛ меняется. Если вы подадите справку 2НДФЛ с признаком 2, то налоговый орган направит письменное требование заплатить налог самому физическому лицу по месту его прописки.
Метка «В» Коды ИНН, КПП и ОКАТО
Вопросы при заполнении этих полей возникают, если работник трудится в обособленном подразделении организации. Напомним, что обособленное подразделение организации возникает с момента создания рабочего места на срок более 1 месяца. Мы обязаны сообщить в налоговую инспекцию по месту головной организации о том, что у нас открылось обособленное подразделение. При этом штраф будет составлять 10 000 рублей, если мы затянем с подачей заявления на срок более 1 месяца. Взносы в Пенсионный фонд от заработной платы платятся по месту нахождения обособленного подразделения, если у этого подразделения открыт расчетный счет и есть печать (и оно имеет признаки филиала или представительства — в подробное описание этих понятий вдаваться не будем). А НДФЛ с доходов наемных работников платится по месту нахождения обособленного подразделения вне зависимости от того, есть ли у подразделения такой высокий статус или нет. Соответственно, необходимо не только платить по месту нахождения обособленного подразделения этот налог, но и подавать справки 2НДФЛ.
При открытии обособленного подразделения организации присваивается КПП. Его и необходимо указывать при сдаче справок по форме 2НДФЛ в налоговую инспекцию по месту нахождения обособленного подразделения.
Если работник трудился в филиале или в обособленном подразделении, то надо проставить ИНН компании, а КПП и ОКАТО — по месту обособленного подразделения. Причем, при переводе сотрудника из головного офиса в подразделение и обратно необходимо сформировать две справки: одну — по месту нахождения головного офиса, а вторую — по месту нахождения обособленного подразделения.
К слову сказать, у предпринимателей подобных проблем не возникает. У них нет такого понятия как «обособленное подразделение». И все налоги от заработной платы платятся по месту прописки предпринимателя, неважно, где он на самом деле работает и где у него открыт офис. Подробнее об этом мы писали в № 5 нашей газеты за 2010 год.
Метка «Д». Статус сотрудника
Если сотрудник является резидентом (срок его нахождения на территории Российской Федерации превышает за последние 12 месяцев 183 дня), то его доходы, во-первых, облагаются по ставке 13%, а во-вторых, в справке НДФЛ указывается код 1. Если гражданин любой страны (в том числе это касается и граждан РФ, кроме «особенных» случаев, прописанных в законе) находится на территории РФ менее 183 дней за последние 12 месяцев, то налог с доходов удерживается по ставке 30% и в поле «Статус сотрудника» ставится цифра 2.
Например, гражданин стран СНГ устроился на работу в организацию. Заключил трудовой договор на 1 год. При этом на территории РФ он находится уже более 183 дней, что подтверждается миграционной картой и видом на жительство. Значит, с его доходов необходимо удерживать 13% и предоставлять ему стандартные вычеты, такие же, как и всем гражданам РФ. Кроме того, если сначала года вы удерживали у работника налог по ставке 30%, а потом он стал резидентом, вы имеете право пересчитать его налог и вернуть ему разницу. Однако вы можете этого и не делать, тогда сам сотрудник обратится в налоговую инспекцию с декларацией по форме 3НДФЛ для того, чтобы на ее основании ему перечислили излишне уплаченную сумму налога в бюджет.
Метка «Е». Ставка налога
Новый порядок сдачи и форма 2НДФЛ теперь позволяют делать справки сразу по нескольким ставкам НДФЛ. К примеру, если сотрудник в течение года получал доход по ставке 13%, и доход по ставке 35%, то потребуется только заполнить раздел 3-5 справки для каждой ставки НДФЛ.
Метка «Ж». Доходы
В справке надо отразить доходы за каждый месяц. Причем, отпускные надо показать именно в том месяце, в котором они выплачены, по коду дохода 2012. Отпускные — не оплата труда, и НДФЛ с них перечисляют в момент выплаты. Это недавно признал Президиум ВАС РФ в решении №11709/11 от 11.11.2011 г. Поэтому и в справку о доходах отпускные попадают в месяце выплаты. Хотя решение ВАС — это не закон, но прислушаться к его мнению, возможно, стоит.
Метка «З». Детские вычеты
С 2011 года стандартные вычеты на третьего ребенка и детей-инвалидов увеличены задним числом. Тем компаниям, которые успели пересчитать сумму вычетов, надо поставить в справке новые коды. То есть 114 — на первого ребенка, 115 — на второго ребенка, 116 — на третьего. А если один из детей является инвалидом, то код 117. Однако если у работника только двое детей или повышенные вычеты компания не предоставляла, то в справке можно оставить прежний код 108, как для одного ребенка. Это подтверждает и ФНС России в письме от 02.02.12 г. №ЕД-4-3/1608@. У тех сотрудников, у которых трое детей, необходимо пересчитать НДФЛ на основании заявления. При этом придется вернуть налог работнику. Однако порядок возврата налога совсем не прост.
Этому процессу посвящена статья 231 Налогового кодекса РФ. Мы этот процесс опишем чуть ниже. Ведь возврат налога касается не только тех ситуаций, когда происходит перерасчет вычетов, но и когда у налогоплательщика меняется статус с 30% на 13%.
Метка «И». Перечисленный налог
Впервые в справках о доходах надо заполнить сумму перечисленного налога — по строке 5.5. Если сумму не заполнить, то программа выдаст предупреждение. Как правило, исчисленный, удержанный и перечисленный налоги совпадают. Но есть как минимум четыре ситуации, когда возможны расхождения.
1. Перечислено больше, чем исчислено и удержано. Предприниматель, который по ошибке перечислил больше налога, чем исчислено и удержано у работников, данную сумму не показывает в строке 5.5 справки. То же самое касается и излишне перечисленных сумм за прошлый год, на разницу по которым компания недоплатила налог за 2011 год. По мнению ФНС, сумма, уплаченная за счет собственных средств, не является налогом (письмо от 04.07.2011 г. №ЕД-4-3/10764). Значит, показывать ее в справке нет оснований. Иначе налоговики потребуют уточнить сведения. Саму сумму можно вернуть из инспекции по заявлению предпринимателя.
2. Перечислено меньше, чем исчислено и удержано. Сведения о сумме перечисленного НДФЛ надо отразить в строке 5.5 справки 2НДФЛ. Если на дату формирования сведений налог так и не уплачен, сумму долга нет оснований включать в справку. Как мы выяснили, так же считают и в ФНС. Если налог будет уплачен позже, компании потребуется уточнить справки и сдать их заново, а в новых сведениях увеличить перечисленную сумму налога. Между тем, если предприниматель собирается погасить долг в ближайшее время, есть смысл отразить перечисленный налог полностью. Это снимет лишние вопросы инспекторов и снизит риск выездной проверки.
3. Исчислено больше, чем перечислено и удержано. Такая ситуация возможна, если на момент подачи сведений зарплата за 2011 год не выплачена, а налог не удержан. В ФНС считают, что в этом случае неудержанный налог отражают в строке 5.7 справки. А после выдачи заработной платы и удержания потребуется уточнить 2НДФЛ за 2011 год. Наше мнение таково, что при просрочке в выплате заработной платы стоит показать, что весь исчисленный налог удержан. Проверить, так ли это, инспекция сможет только при выездной проверке. А иначе есть риск, что инспекция будет взыскивать не удержанную сумму с работника. И будет «прекрасная» ситуация, когда работнику задержали заработную плату, а налоговая требует налог с еще не выданной зарплаты!
4. Исчислено меньше, чем перечислено и удержано. Ситуация возможна, если предприниматель пересчитал сотруднику «детские» вычеты с начала 2011 года в повышенном размере, но разницу не вернул. В некоторых инспекциях уверены, что вернуть налог за 2011 год за счет платежей 2012 года нельзя. И если на дату сдачи сведений работнику налог не возвращен, удержанный и перечисленный налоги в строках 5.4 и 5.5 справки будут равны. А исчисленный налог за счет вычета в строке 5.3 будет ниже. В этом нет нарушения, и такие справки инспекция примет. Просто по строке 5.6 надо написать и излишне удержанный налог.
Что ставить в строке «Уплачен налог», если фактически он уплачен в январе 2012 года?
У многих возникает вопрос — как учитывать в справке 2НДФЛ суммы, уплаченные, к примеру, в январе 2011 года за декабрь 2010-го и в январе 2012 года за декабрь 2011-го? Для начала напомним, что налог на доходы физических лиц — это налог именно физических лиц. А значит, доходы его. Доход за декабрь (начисленный 31 декабря) мы выплачиваем в срок в январе — до 15-го числа (или до другого числа, указанного во внутреннем приказе по предприятию). Такой точки зрения придерживается ФНС России. Свое мнение работники этого ведомства выразили в письме т 12.01.12 г. №ЕД-4-3/74 «О порядке заполнения справок о доходах физических лиц».
А если мы выплату заработной платы (а значит, и удержание из дохода НДФЛ и перечисление его в бюджет) осуществляем в срок, значит и в справке указываем, что весь доход выплачен, налог исчислен, удержан и перечислен. Если у вас происходят задержки с выплатами заработной платы, то возникают вопросы и с НДФЛ. Эту ситуацию мы рассмотрели чуть выше.
Исправление уже поданных в инспекцию справок 2НДФЛ
Если вы уже подали справки 2НДФЛ, а потом обнаружили ошибку, которую необходимо исправить, возникает вопрос — как это правильно сделать? С 2012 года изменился порядок подачи и оформления уточненных справок 2НДФЛ. Форма справок для уточнения останется той же. То же касается и реестра. К примеру, при составлении корректирующих справок за 2011 год составляют новый реестр. А если компания корректирует 2НДФЛ за 2010 год, то надо оформить старый реестр. Эта аналогия проводится с деклараций. Мы подаем уточненную декларацию по той форме, которая действовала в том периоде, который мы уточняем.
Следующий вопрос, который у вас возникнет — нумерация справок. Исправленные справки 2НДФЛ сдают под номером первоначальной справки, но с новой датой. Об этом прямо сказано в разделе 1 Рекомендаций, утвержденных приказом ФНС России от 17.11.10 г. №ММВ-7-3/611@.
На практике до недавнего времени возникал вопрос, как подавать уточненные сведения 2НДФЛ: заново отправлять все справки с реестром, либо подать только сведения и реестр по исправленным? В приказе ФНС России от 16.09.11 г. №ММВ-7-3/576@ прямо прописано, что правильный вариант — второй — сдавать надо только скорректированные сведения с новым реестром.
Как вернуть работнику излишне удержанный налог?
Достаточно распространенная ситуация. У работника трое детей и ему необходимо сделать перерасчет за 2011 год.
Например, доход за год составил 120 000 рублей. В 2011 году (по старым правилам) вы должны были рассчитать налог следующим способом:
120 000 руб. — (400 руб. (вычет на «себя») х 4 мес.) — (1000 рублей (вычет «на ребенка») х 3 ребенка х 12 мес.) = 82400 руб.
Налог исчисленный, удержанный и уплаченный был равен 10712 руб. (82400 руб. х 13%).
Поскольку на третьего ребенка мы обязаны пересчитать вычет за 2011 год, то по новым правилам расчет будет таков:
120 000 руб. — (400 руб. (вычет на «себя») х 4 мес.) — (1000 рублей (вычет «на ребенка») х 2 ребенка х 12 мес.) — (3000 руб. (на третьего ребенка) х 12 мес.) = 58400 руб.
Налог исчисленный, удержанный и уплаченный был равен 7592 руб. (58400 руб. х 13%).
Вам необходимо будет вернуть работнику 3120 рублей (10712 руб. — 7592 руб.) Но как это сделать?
Подробный порядок возврата налога прописан в статье 231 Налогового кодекса РФ. И законодатели дают нам 2 варианта решения этого вопроса.
Вариант 1. Возврат налога через работодателя.
Как только работодатель выяснил, что у работника излишне удержан налог, то ему необходимо сообщить об этом работнику в письменной форме в течение 10 рабочих дней. Далее работник может принять решение — хочет ли он эти деньги вернуть через работодателя. Но в этой ситуации это возможно только через расчетный счет, либо подать декларацию в налоговую инспекцию и ему вернут излишне удержанный налог. Второй вариант проще обеим сторонам (и работнику, и работодателю), если работник, например, претендует на социальные или имущественные вычеты. А если нет, то вариант — вернуть через работодателя проще для работника. Ему всего лишь необходимо написать заявление. Допустим, работник выбрал возврат налога через работодателя.
Но у работодателя тоже есть варианты.
а) Если факт неправильного расчета НДФЛ он обнаружил уже после подачи справок 2НДФЛ в налоговую инспекцию. Напомним, что справки подаются до 1 апреля 2012 года. Итак, вы обнаружили факт переплаты уже после подачи справок 2НДФЛ. Тогда вам необходимо вернуть излишне удержанный налог на основании заявления работника и внести изменения в справку, послав в инспекцию уточненную справку 2НДФЛ.
б) Если факт неправильного расчета НДФЛ работодатель обнаружил до того, как сдал справки 2НДФЛ в налоговую инспекцию. Работник пишет заявление на возврат, работодатель перечисляет сумму НДФЛ на его счет и подает правильную справку 2НДФЛ.
А если работник не написал заявление на возврат, поскольку хотел бы вернуть налог вместе с имущественными или социальными вычетами? Как быть в этой ситуации? Работодатель указывает в справке, что исчисленный налог меньше удержанного или перечисленного. И налоговая инспекция возвращает работнику налог. Так мы подошли ко второму варианту: возврат налога через налоговую инспекцию.
Вариант 2. Возврат налога через налоговую инспекцию.
В этой ситуации у работодателя все упрощается. Он совершенно ничего не делает, а работник самостоятельно возвращает налог. Для этого работник подает декларацию по форме 3НДФЛ и указывает сумму налога, которую ему нужно было удержать и какую удержали. Налоговая инспекция проверяет эту декларацию 3 месяца и потом, на основании заявления налогоплательщика, в котором указывается, какую сумму и куда перечислять, перечисляет деньги работнику. Этот вариант гораздо «длиннее» для работника, но проще для работодателя. К тому же, если работник все равно будет подавать декларацию по форме 3НДФЛ о том, что он имеет право на вычеты: социальные (обучение, лечение) или имущественные (при продаже или покупке квартиры), то этот вариант гораздо проще для обеих сторон.
Возврат налога при смене статуса налогоплательщика с «нерезидента» на «резидента»
Законом №229-ФЗ статья 231 НК РФ дополнена пунктом 1.1, в котором предусмотрен порядок возврата налога на доходы физических лиц в случае перерасчета, если физическое лицо приобрело статус налогового резидента Российской Федерации.
До середины 2011 года Минфин России разъяснял, что с 2011 года пересчет налога по ставке 13% осуществляется только налоговым органом и только при подаче налоговой декларации в комплекте с документами, подтверждающими статус резидента РФ. Соответственно, и возвращать излишне уплаченный налог будет налоговый орган. Например, если с работника-нерезидента НДФЛ удерживался с начала года по ставке 30%, а в июне физлицо получило статус резидента, то далее налоговый агент должен удерживать налог по ставке 13%, но не должен пересчитывать налог за период с января по июнь. Это сделает налоговый орган на основании декларации физлица. См. также письма Минфина России от 16.05.2011 г. №03-04-06/6-108, от 28.04.2011 г. №03-04-06/6-102, от 14.04.2011 г. №03-04-05/6-256, от 14.04.2011 г. №03-04-05/6-258, от 05.04.2011 г. №03-04-06/6-74, от 31.03.2011 г. №03-04-05/6-204, от 21.03.2011 г. №03-04-06/6-48.
Однако позднее акцент в разъяснениях специалистов Минфина и в письмах налоговых органов изменился. Наряду с упоминанием об обязанности налоговых органов возвращать НДФЛ, в них внесена оговорка о том, что если в течение налогового периода работник приобрел статус налогового резидента и этот его статус больше не может измениться (то есть физическое лицо находится в РФ более 183 дней в текущем налоговом периоде), все суммы вознаграждения, полученные работником от работодателя за выполнение трудовых обязанностей с начала налогового периода подлежат налогообложению по ставке 13%.
В таких случаях налоговым агентам следует руководствоваться положениями п. 3 ст. 226 НК РФ, согласно которым исчисление НДФЛ производится налоговыми агентами нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца. Таким образом, начиная с месяца, в котором число дней пребывания работника в РФ в текущем налоговом периоде превысило 183 дня, суммы НДФЛ, удержанные налоговым агентом с его доходов до получения им статуса налогового резидента по ставке 30%, подлежат зачету налоговым агентом при определении налоговой базы нарастающим итогом по всем суммам доходов работника. Фактически это означает, что НДФЛ пересчитывается за весь период с начала года по ставке 13% налоговым агентом. См. письма ФНС РФ от 09.06.2011 г. №ЕД-4-3/9150, от 05.09.2011 г. №ЕД-2-3/738@, от 21.09.2011 г. №ЕД-4-3/15413@, Минфина России от 12.08.2011 г. №03-04-08/4-146, от 22.09.2011 г. №03-04-06/6-233, от 11.10.2011 г. №03-04-06/6-263, от 07.10.2011 г. №03-04-05/3-716 и др.
На мой взгляд, для бухгалтерии проще вариант с возвратом налога через налоговую инспекцию. Если пересчет налога по одной ставке (при наличии третьего ребенка) достаточно прост, то пересчет налога со ставки 30% на 13% сложнее. Однако вернуть налог по ставке 30% из налоговой инспекции работодателю сложно. Ведь налоговая инспекция возвращает этот налог только после камеральной проверки справок 2НДФЛ, поданных работодателем. Для обеих сторон проще отправить работника в инспекцию, чтобы вернуть налог. Главное, чтобы этот работник не уехал к себе на историческую родину, не дождавшись возврата. Ведь, как мы уже упомянули, возврат налога осуществляется в течение 4-х месяцев (3 месяца — на камеральную проверку и 1 месяц — на возврат налога).
Н. Скворцова
