Долгое время контролеры настаивали — если у работника однодневная командировка, то суточные ему выдавать не надо. Ведь именно так сказано в пункте 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749.
Тем не менее, работодатели достаточно часто выплачивают суточные подотчетникам и в том случае, если из командировки они возвращаются в тот же день. В статье 166 ТК РФ прописано, что служебной командировкой признается любая поездка работника по распоряжению руководства на определенный срок. Главное, чтобы при этом сотрудник выполнял служебное поручение вне места постоянной работы. Исключение — разъездной характер работы. В таких случаях поездки служебными командировками не признаются.
И даже если суточные на день предусмотрены внутренними документами компании, то включать их в расходы по налогу на прибыль инспекторы не разрешали. Поэтому бухгалтеры, как правило, не выписывали командировочные удостоверения, если планировалась однодневная командировка. Тем более что Минтруда этого не требовало. Подтверждение тому — письмо ведомства от 14 февраля 2013 г. №14-2-291.
Однако в последнее время чиновники поменяли свою позицию. Разберемся подробнее с тем, какие документы составить и как учесть командировочные расходы.
Оформление документов на однодневную командировку
Помимо приказа о направлении в командировку и служебного задания, придется все-таки оформить удостоверение для работника. Даже несмотря на то, что в Минтруда официально разрешили этого не делать.
Дело в том, что командировочное удостоверение считают обязательным документом чиновники из Роструда. О том, что такой документ должен непременно быть даже при однодневных поездках, они сообщили в своем письме от 4 марта 2013 г. №164-6-1.
Действительно, Положение предусматривает лишь один случай, при котором командировочное удостоверение выписывать не надо. Это командировка за границу. И то далеко не во все страны. С некоторыми государствами — участниками СНГ — Россия договорилась, что при пересечении границ отметки в загранпаспорте не делают. Это, к примеру, Украина, Белоруссия и Армения (письмо МИД России от 27 сентября 2006 г. №32253/19). Если сотрудника направляют в одну из этих стран, удостоверение также придется оформить. Так указано в пункте 15 Положения.
К тому же на практике бывают случаи, когда работник задерживается в командировке. И поездка уже перестает быть однодневной. Очевидно, что тут без удостоверения не обойтись. Ведь сотруднику теперь уже точно надо будет выплатить суточные. И это еще один повод выписать документ заранее — мало ли что. Пусть в нем будет указано, что вы направляете работника всего на один день. В случае задержки вы просто составите приказ о продлении срока командировки и приложите его к удостоверению.
Остальные документы надо оформить так же, как и при обычной поездке. Все тот же авансовый отчет и приложения к нему — первичка, подтверждающая расходы на проезд и жилье. А также отчет о выполнении служебного задания.
Учет суточных в расходах и начисление НДФЛ
Чиновники наконец-то согласились с тем, что суммы, которые работник получил на однодневную командировку, НДФЛ не облагаются. Впервые такой вывод представители Минфина сделали в письме от 1 марта 2013 г. №03-04-07/6189.
До этого контролеры неуклонно утверждали, что выданные на однодневную поездку деньги — это доход сотрудника. А значит, с них надо удержать НДФЛ. Тем более что по закону суточные для таких поездок не предусмотрены.
Конечно, такой подход многие компании считали несправедливым. И спорили с налоговиками в суде. Решающую роль сыграло постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. №4357/12.
Теперь о лимитах. В полном объеме такие выплаты не подпадают под НДФЛ только в том случае, если документально подтверждены. То есть, предположим, работник приложил кассовые чеки из столовой или кафе. Другое дело, когда сотрудник приехал ни с чем. То есть не подтвердил свои затраты. Тогда вы налог не удерживайте лишь в пределах 700 руб. (2500 руб. — для зарубежных поездок). Все, что сверх этого лимита, подпадает под НДФЛ.
Выплаты на однодневные командировки с недавних пор можно также учесть при расчете налога на прибыль. По крайней мере, в Минфине России не возражают.
Но только надо отнести их не к расходам на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), а учесть на основании пп. 49 как иные обоснованные затраты. Об этом предупреждают чиновники из Минфина России в своих письмах от 27 мая 2013 г. №03-03-06/1/18953 и от 21 мая 2013 г. №03-03-06/1/18005.
Какие командировочные выплаты облагаются страховыми взносами
Вообще, с командировочных платить взносы на обязательные виды страхования не надо. Такой вывод следует из части 2 статьи 9 Федерального закона №212-ФЗ. Там прописаны выплаты, которые освобождены от взносов. Среди них и суточные.
Однако в соцстрахе настаивают, что на выплаты работнику при однодневных командировках надо начислять страховые взносы. Об этом — письмо ФСС России от 2 июля 2013 г. №15-03-14/05-6357.
Логика чиновников основана на том же пункте 11 Положения №749. Раз при служебных поездках на один день компания не должна оплачивать работнику суточные, то суммы, выданные работнику, таковыми считать нельзя. А значит, они не подпадают под перечень необлагаемых выплат.
Компания должна возмещать сотруднику не только суточные, но и другие командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ):
1) на проезд;
2) на наем жилого помещения;
3) другие расходы (с разрешения работодателя).
Поэтому выплаты на однодневные поездки никак нельзя назвать доходом работника. Об этом говорят и судьи Президиума ВАС РФ. Правда, в отношении НДФЛ (постановление от 11 сентября 2012 г. №4357/12). Но эти же аргументы можно использовать при спорах с соцстрахом. Что и делают нижестоящие суды. К примеру, возьмите постановление ФАС Волго-Вятского округа от 19 апреля 2013 г. по делу №А11-13077/2011.
Шансы переспорить ФСС теперь повысились благодаря определению ВАС РФ от 14 июня 2013 г. №ВАС-7017/13. Судьи оправдали компанию, используя похожую логику. Да, выплаты работникам на однодневные командировки не являются суточными. Но их можно считать возмещением иных расходов, связанных с трудом вне рабочего места. А значит, их не надо облагать взносами (пп. \»и\» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона №212-ФЗ).
По материалам сайта www.glavbukh.ru
