Налог на доходы физических лиц – это налог, который работодатели удерживают из доходов своих сотрудников и перечисляют его в бюджет. И по этим перечислениям бухгалтеры обязаны сдавать два отчета: ежеквартально – 6-НДФЛ и ежегодно – 2-НДФЛ. Поскольку речь идет об одном и том же налоге, существуют контрольные точки – как проверить, правильно ли вы заполнили формы.

Бланки заполненных форм вы увидите на страницах 13-14. Мы будем ссылаться на номера строк, чтобы вам было проще понять, какие показатели мы сравниваем.

Для начала посмотрим контрольные точки обобщающей формы 6-НДФЛ, потом в связке обе формы – 2-НДФЛ (справки) и 6-НДФЛ (отчет).

Форма 6-НДФЛ. Контрольные точки

Проверка проводится по контрольным соотношениям, которые приведены в Письмах ФНС России от 10.03.2016 г. №БС-4-11/3852@, от 20.03.2019 г. №БС-4-11/4943@ и от 17.10.2019 г. №БС-4-11/21381@. Эти контрольные соотношения обычно зашиты в программные продукты по сдаче электронной отчетности. Однако программа программой, а специалисты всегда логически должны проверять отчет, ведь от наличия или отсутствия какой-либо галочки в программе может измениться конечный вариант.

Итак, по форме 6-НДФЛ сначала нужно проверить общие соотношения:

– между показателями в различных строках внутри 6-НДФЛ;
– данных о перечислении НДФЛ в бюджет по всем периодам;
– данных из 6-НДФЛ с показателями других отчетов. Например, справки 2-НДФЛ и расчета по страховым взносам;

– средней зарплаты, рассчитанной на основании показателей расчета 6-НДФЛ за год, с МРОТ и средней зарплатой по соответствующей отрасли в регионе. Если она меньше МРОТ и средней зарплаты по соответствующей отрасли в данном регионе, налоговый орган направит вам сообщение с требованием пояснить такое несоответствие или исправить отчетность (п. 3 ст. 88 НК РФ). Если пояснения не были признаны удовлетворительными или не были представлены в установленный срок, инспекция может провести иные мероприятия налогового контроля. Например, выездную проверку (Письмо ФНС России от 17.10.2019 г. №БС-4-11/21381@).

Ошибки в отражении сумм налога

Доходы по строке 020 должны быть больше или равны сумме вычетов по строке 030.

Если строка 030 больше, то это означает, что сумма предоставленных вычетов больше суммы доходов. А значит, нужно проверить:

– строку 020 – все ли доходы вы отразили за отчетный период, добавьте пропущенные, удалите лишние;
– строку 030 – не отражены ли за период лишние вычеты по НДФЛ, удалите их.

Исчисленный НДФЛ по строке 040 должен быть равен:

(строка 020 — строка 030) : 100 x строка 010.

Ошибка означает, что неверно отражена налоговая база, вычеты или сумма НДФЛ. Для исправления ошибки нужно проверить:

а) строку 040 – верно ли начислили сумму НДФЛ по конкретной ставке, со всех ли доходов начислили НДФЛ, исправьте ошибки в доходах, вычетах, в том числе арифметические;

б) строку 020 – все ли доходы по данной ставке вы отразили за период, добавьте пропущенные, удалите лишние;

в) строку 030 – не отражены ли за период лишние вычеты по НДФЛ, удалите их.

Исчисленный НДФЛ по строке 040 должен быть больше или равен сумме фиксированных платежей по строке 050.

Ошибка указывает на то, что вы излишне уменьшили НДФЛ за иностранцев на патенте на суммы фиксированных авансовых платежей. Для исправления ошибки нужно проверить:

а) строку 050 – не учли ли лишние фиксированные авансовые платежи по НДФЛ иностранцев, работающих по патенту;

б) строку 040 – верно ли начислили сумму НДФЛ по конкретной ставке, со всех ли доходов начислили НДФЛ, исправьте ошибки в доходах, вычетах, в том числе арифметические.

Строка 050 может быть заполнена, только если у вас есть уведомление из налогового органа, разрешающее уменьшать НДФЛ за иностранцев, работающих по патенту, на фиксированные авансовые платежи.

Проверка перечисления НДФЛ в бюджет

а) Разница (строка 070 — строка 090) должна быть меньше или равна сумме НДФЛ, перечисленной в бюджет по всем физическим лицам с начала года. При этом вам нужно учитывать, что, скорее всего, в январе 2019 года вы платили налог за декабрь 2018-го, а значит, в расчете он у вас отражаться не будет. Именно поэтому строка 070 может быть меньше уплаченного налога. Кроме того, при анализе сумм не забывайте, что налог за декабрь 2019 года был уплачен в январе 2020 года.

Если это не соблюдается, у вас есть задолженность по НДФЛ перед бюджетом, а значит нужно проверить:

– строку 070 – нет ли лишних сумм удержанного НДФЛ;
– строку 090 – верно ли отражен возвращенный НДФЛ;
– платежи по НДФЛ – весь ли удержанный НДФЛ перечислен в бюджет.

б) Дата по строке 120 должна быть позже или соответствовать дате перечисления НДФЛ. Если не соблюдается это правило, то может быть нарушен срок уплаты НДФЛ. Проверку лучше осуществлять по платежным поручениям, вооружившись банковскими выписками.

Нужно проверить:

– строку 120 – правильно ли определен срок перечисления НДФЛ;
– даты платежей по НДФЛ – весь ли НДФЛ перечислен в срок.

При составлении отчета лучше всего учесть разъяснения ФНС России (Письмо от 01.11.2017 г. №ГД-4-11/22216@), поскольку инспекторы проверяют именно по этим правилам:

а) В строке 020 не нужно отражать доходы, которые не облагаются НДФЛ (Письмо ФНС России от 01.08.2016 г. №БС-4-11/13984@ (вопрос 4)).

б) В строке 070 не нужно отражать НДФЛ, который будет удержан только в следующем отчетном периоде. Например, в расчете за 1-й квартал не следует отражать НДФЛ с зарплаты за март, которая выплачена в апреле (Письмо ФНС России от 01.08.2016 г. №БС-4-11/13984@ (вопрос 6)).

в) Доход в виде пособия по временной нетрудоспособности необходимо отражать в расчете за тот период, в котором оно выплачивается (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, Письмо ФНС России от 01.08.2016 г. №БС-4-11/13984@ (вопрос 11)).

г) В строках 100, 110, 120 нужно приводить сведения об операциях, по которым срок уплаты налога наступил в периоде, за который подается расчет (Письма ФНС России от 29.10.2019 г. №БС-4-11/22150@, от 21.07.2017 г. №БС-4-11/14329@ (вопрос 3)).

д) При отражении в строке 100 сведений о зарплате необходимо указывать последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ, Письмо ФНС России от 25.02.2016 г. №БС-4-11/3058@). Дата перечисления средств значения не имеет.

Соотнесение форм 6-НДФЛ и 2-НДФЛ

Проверка значений между различными отчетами, полученными от налогоплательщиков, налоговые органы называют «междокументные контрольные соотношения». Их, лучше проверять самостоятельно. Конечно, что именно проверять – не тайна. Посмотреть их можно в письме ФНС России от 10.03.2016 г. №БС-4-11/3852@.

Перечислим важные контрольные точки:

а) Показатель строки 020 «Сумма начисленного дохода» (по ставке 13%) расчета 6-НДФЛ за год должен быть равен сумме показателей строк «Общая сумма дохода» (по ставке 13%) всех представленных налоговым агентом справок 2-НДФЛ за этот год с признаком 1 (п. 3.1 Контрольных соотношений).

б) Строка 025 расчета 6-НДФЛ должна быть равна:

– или сумме дивидендов в Приложении к справке 2-НДФЛ по коду дохода 1010,
– или (для АО) сумме дивидендов по коду дохода 1010 Приложения 2 к декларации по налогу на прибыль.

Если равенство нарушено, проверьте, все ли выплаченные дивиденды вы отразили в отчетности, нет ли пропуска.

в) Строка 040 расчета 6-НДФЛ по каждой ставке НДФЛ должна быть равна сумме строк «Сумма налога исчисленная» раздела 2 по этой же ставке налога всех справок 2-НДФЛ. Если равенство нарушено, проверьте, верно ли начислили сумму НДФЛ по конкретной ставке, со всех ли доходов начислили НДФЛ, исправьте ошибки в доходах, вычетах, в том числе арифметические.

г) Строка 060 расчета 6-НДФЛ должна быть равна количеству справок 2-НДФЛ с признаком 1.

Проверьте, верно ли посчитали граждан во всех отчетах, нет ли пропусков или дублей.

д) Строка 080 расчета 6-НДФЛ должна быть равна сумме строк «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» раздела 2 справок 2-НДФЛ. Проверьте, верно ли рассчитана в отчетах сумма НДФЛ, которую правомерно не удержали.

В результате в годовом расчете 6-НДФЛ строка 080 должна быть равна сумме строк «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» справок 2-НДФЛ с признаком 1 по всем физлицам. Это предусмотрено Контрольными соотношениями по проверке расчета 6-НДФЛ.

Проверяйте сами себя, прежде чем сдать отчет. Если контрольные соотношения будут нарушены, налоговые органы в автоматическом режиме пришлют письмо с указанием на нарушение. На него нужно будет обязательно ответить. А чем меньше писем, тем меньше работы и переживаний!