Баланс для «упрощенцев». Как начать? №2 (140) 2014

Как уже давно известно, всем организациям необходимо вести бухучет. А итогом ведения бухучета является баланс, который мы и обязаны предоставлять
в налоговую инспекцию по итогам года. Хорошо, вести бухучет в течение 2013 года мы сможем. А вот где взять остатки? К ним же добавляются «обороты» по счетам.
Вот где их взять, читайте в статье.

В реальности немногие представители малого бизнеса вели бухучет. Хоть закон и обязывал вести бухучет тех, кто выплачивал дивиденды. Но таких немного, и использовать фирмы на «упрощенке» через ставку 6% от доходов и вывод дивидендов по ставке 9% мало кто мог себе позволить — только при очень доходном бизнесе. Или у кого выхода другого не было. Вопрос в том, что многие организации в 2013 году не вели бухгалтерский учет, как и раньше. А теперь вынуждены столкнуться с такой ситуацией, что надо сдать бланк баланса в налоговую. А как это сделать? Ответ кроется только в составлении его по состоянию на 31.12.2013 г. Хоть и в нарушение всех правил, но, по крайней мере, с полученными из этой статьи знаниями вы сможете сдать баланс в налоговую инспекцию.

Какие счета мы будем использовать?

Но теперь все фирмы, находящиеся на «упрощенке», в одной лодке. Всем надо срочно восстановить учет. Но делать это за все предыдущие года существования организации, мягко говоря, трудно (ведь спустя 5 лет некоторые просто выкидывают бумаги), да и не нужно! Можно восстановить остатки по всем счетам бухгалтерского учета.

Давайте, перечислим основные счета:

01 — основные средства;

02 — амортизация основных средств;

03 — нематериальные активы;

04 — амортизация нематериальных активов;

10 — материалы;

41 — товары;

50 — касса;

51 — расчетный счет;

60 — расчеты с поставщиками и подрядчиками;

62 — расчеты с покупателями и заказчиками;

67  — краткосрочные займы и кредиты;

68 — расчеты с бюджетом;

69 — расчеты с внебюджетными фондами;

70 — расчеты с персоналом;

71 — расчеты с подотчетными лицами;

80 — уставный капитал;

84 — нераспределенная прибыль прошлых лет.

Это основные счета, которые могут нам понадобиться для формирования баланса. Баланс — это остатки по счетам. Они отражают состояние предприятия на данный момент. Не зря банки при выдаче кредита требуют именно баланс. Ведь на основании баланса можно сделать много выводов о состоянии предприятия (его платежеспособности) и о перспективах его развития.

Все счета делятся на активные и пассивные. А это уже имеет отношение к структуре баланса. Что такое активы? Это то, чем мы обладаем, либо можем обладать (например, дебиторская задолженность по покупателям, задолженность по займам, задолженность подотчетных лиц). А вот пассив — это то, что мы должны либо будем когда-нибудь должны (уставный капитал, нераспределенная прибыль, кредиторская задолженность перед поставщиками, клиентами, бюджетом, сотрудниками, по займам). Поэтому большинство счетов делится на две части — «активные» и «пассивные». В какой части баланса они обычно отражаются? Но есть так называемые «активно-пассивные» счета. Это счета, остатки по которым могут отражаться в балансе и в активе, и в пассиве. В зависимости от сути задолженности (кто кому должен — мы или нам). Такими счетами могут быть 70 счет, 60, 62, 71, 68, 69. Мы ведь запросто можем переплатить сотрудникам (70 счет) или бюджету (68 счет), а можем быть им должны. Тогда остатки по этим счетам отражаются в пассивной части баланса.

Основа для остатков по счетам — инвентаризация!

Для того чтобы ввести остатки по счетам, необходимо основываться на каких-то данных. Обычно это происходит на основании инвентаризации. Причем можно проводить не только инвентаризацию объектов, которые можно потрогать, но и инвентаризацию обязательств. Итак, вот некоторые правила и документы для проведения инвентаризации.

Отметим, что при проведении инвентаризаций необходимо руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 г. №49.

Кроме того, особенности проведения инвентаризации, формирования и работы инвентаризационной комиссии, оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете установлены в Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств и в Методических указаниях по бухгалтерскому учету МПЗ.

В соответствии с методическими указаниями главными целями проведения бухгалтерской инвентаризации имущества и обязательств организации являются:

— выявление фактического наличия имущества;

— сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета (в нашем случае фактическое наличие имущества будет равно бухгалтерскому. Для этого мы это и делаем);

— проверка полноты отражения в учете обязательств.

Поэтому всю процедуру проведения бухгалтерской инвентаризации имущества и обязательств организации можно условно разделить на три этапа:

1. подготовительный;

2. этап проведения натуральной и документальной проверки, путем пересчета, взвешивания, обмеров, составления описи имущества организации;

3. заключительный — этап сопоставления данных бухгалтерского учета и результатов проверки, а также оформления полученных результатов в виде сличительных ведомостей.

Подготовительный этап включает в себя составления приказа о порядке и сроках проведения инвентаризации, подготовке перечня имущества и обязательств, проверяемых в ходе проведения инвентаризации, разработку внутренних инструкций, получение расписок от материально ответственных лиц и определение остатков имущества и обязательств по данным бухгалтерского учета.

Приказ о проведении инвентаризации заполняется по форме ИНВ-22 и утверждается руководителем организации. В приказе утверждаются виды имущества и обязательств, подлежащих проверке, состав инвентаризационной комиссии, ее председатель, устанавливаются сроки проведения инвентаризации. Также для проведения инвентаризации в организации необходимо создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию и назначить ее председателя. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии. Но, как правило, в случае если объем работ невелик, допускается наличие только ревизионной комиссии, тогда проведение инвентаризаций возлагается только на нее. Состав данной комиссии, так же как и рабочей инвентаризационной комиссии, утверждается приказом руководителя.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, такие специалисты как инженеры, экономисты, техники и т.д. Также в состав инвентаризационной комиссии могут входить представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Главная задача создаваемой инвентаризационной комиссии — обеспечение полноты и точности внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Материально ответственные лица предоставляют членам комиссии расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Материально ответственные лица в состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии входить не могут, однако второй этап проведения инвентаризации (этап проведения пересчета, взвешивания, обмеров, составления описи имущества организации) должен проводиться под их непосредственным наблюдением.

Второй этап заключается в проведении проверки фактического наличия имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Как отмечалось, определение фактического наличия имущества при инвентаризации осуществляется путем проведения обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Все полученные в ходе проведения проверки результаты записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах. Данные описи подписываются всеми членами комиссии.

В ходе проведения инвентаризации имущества и обязательств организации могут использоваться следующие формы документов.

1. ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств». Заполняется при формировании данных об основных средствах, полученных в ходе проведения процедуры инвентаризации. Составляется, как правило, в двух экземплярах: один — для бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу. Если необходимо, экземпляров описи может быть больше (например, если основные средства приняты по договору аренды, то третий экземпляр описи передается арендодателю).

2. ИНВ-1а «Инвентаризационная опись нематериальных активов». Используется при формировании данных о нематериальных активах организации, полученных в ходе проведения инвентаризации. Составляется в двух экземплярах, один передается бухгалтерской службе предприятия, второй — материально ответственному лицу.

3. ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык». Заполняется в случае проведения проверки наличия материальных ценностей на складе организации, когда возможность проведения инвентаризации в течение одного дня отсутствует. Составляется в одном экземпляре.

4. ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей». Для формирования этой инвентаризационной описи используются данные формы ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык». Данная опись используется для отображения сведений о фактическом наличии товарно-материальных ценностей на предприятии. Данная опись также составляется в двух экземплярах.

5. ИНВ-4 «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных». Используется для оформления инвентаризации стоимости отгруженных товарно-материальных ценностей. Данный акт составляется в двух экземплярах.

6. ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение». Данная опись используется, если у организации имеются товарно-материальные ценности, приятые на ответственное хранение в ходе проведения их инвентаризации. Данная опись также составляется в двух экземплярах.

7. ИНВ-6 «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути». Используется, если необходимо выявить стоимость и количество товарно-материальных ценностей, находящихся в пути в период проведения инвентаризации. Акт составляется в двух экземплярах.

8. ИНВ-10 «Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств». Применяется при проведении инвентаризации незаконченных ремонтов оборудования, зданий, машин и т.д. Акт составляется в двух экземплярах.

9. ИНВ-11 «Акт инвентаризации расходов будущих периодов». Используется в ходе проведения инвентаризации расходов будущих периодов. Акт составляется в двух экземплярах.

10. ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств». Используется в ходе проведения проверки наличных денежных средств. Акт составляется в двух экземплярах.

11. ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности». Используется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия

ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными. Опись составляется в двух экземплярах.

12. ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами». Применяется для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии.

13. Приложение к форме №ИНВ-17 «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами».

14. ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств».

15. ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей».

Сличительные ведомости по форме ИНВ-18 и ИНВ-19 применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному(ым) лицу (лицам).

Инвентаризационные описи, заполняемые в ходе проведения проверки, передаются в бухгалтерию предприятия, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета, составляется сличительная ведомость. Все выявленные суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. В нашей ситуации суммы в бухучете будут отсутствовать. Именно на основании актов инвентаризации мы и будем вводить данные в бухучет.

Конечно, форм много, просто они используются для разных видов имущества.

Результат инвентаризации — в счета бухгалтерского учета

Итак, на основе проведенной инвентаризации вы узнаете, сколько у вас денег, имущества (основных средств, материалов, товаров, обязательств перед вами (а точнее, дебиторской задолженности) и ваших обязательств перед поставщиками, бюджетом, сотрудниками). Все эти обязательства и имущество и выливаются в соответствующие счета бухгалтерского учета (мы их перечисляли выше).

Рассмотрим, так сказать, наиболее популярные статьи баланса.

Активы

Все проще с основными средствами (счет 01). Их первоначальную стоимость и амортизацию переносим на соответствующие счета активов и пассивов на основании таблиц учета данных по состоянию на 31.12.13 г. Амортизация — это часть стоимости основных средств, которая уже списана на расходы по правилам бухгалтерского учета. Как ее рассчитать, если вы не вели учет амортизации по правилам бухгалтерского учета?

Берете стоимость основного средства. Выясняете срок его полезного использования по Постановлению Правительства №1 от 01.01.2002 г. Например, легковой автомобиль принадлежит к группе основных средств со сроком полезного использования от 3 до 5 лет. Значит, мы берем наименьший срок (это выгодно для нас — чем быстрее мы его спишем, тем нам лучше) — это будет срок амортизации. Три года и один месяц (потому что мы попадаем в группу свыше 3 лет) — это 37 месяцев.

Далее берем стоимость автомобиля. Например, 350 000 рублей. Делим на 37 месяцев. За месяц получается сумма амортизации 9459,46 рубля. Эта сумма списывается ежемесячно, начиная со следующего месяца после ввода в эксплуатацию основного средства.

Например, основное средство мы ввели в эксплуатацию с 20 января 2011 года. Значит, амортизацию мы начнем учитывать только с 1 февраля 2011 года. Получается, что сумма накопленной амортизации по основному средству, приобретенному и введенному в эксплуатацию 20 января 2011 года и стоимостью 350 000 рублей, на 01.01.2014 г. составит 331081,1 руб. (9459,46 руб. х (11 мес. 2011 года, 12 месяцев 2012 года и 12 месяцев 2013 года). Вот эти данные и отражаем в произвольной табличной форме. А итог отражаем по счету 02 «Амортизация основных средств». Счет 01 у нас сформируется на основании инвентаризационной описи основных средств (ИНВ-1). Конечно же, чтобы найти первоначальную стоимость основных средств, придется «покопаться» в бумагах, но это уже необходимость.

С нематериальными активами поступаем также. Они отличаются от основных средств тем, что их нельзя потрогать. К ним обычно относятся программные продукты (стоимость которых более 40 000 рублей). Порядок расчета стоимости и амортизации похож на порядок учета основных средств.

Запасы. Здесь придется делать инвентаризацию по количеству, причем не забудьте про предметы стоимостью менее 40 000 руб. за единицу, которые еще не списаны в расход. Далее пороемся по накладным и определим цену запасов. Причем если одинаковых запасов было много, то начинаем отсчет с последней накладной, потом берем цену предпоследней и т.д. Запасы учитываются на счете 10. А если это запасы, предназначенные для продажи, то на счете 41.

Дебиторскую задолженность нужно запрашивать у отдела, который занимается продажами и закупками. Причем в баланс следует поставить выверенные данные, то есть подтвержденные контрагентом. Желательно составить акты сверки с каждым покупателем и поставщиком (счета 62 и 60).

Остаток денежных средств: берем данные из кассовой книги и выписки по счету (счета 50 и 51). Если же кассовой книги не было (а в нашей жизни может быть и такое), то просто пересчитайте деньги в кассе предприятия.

Главное — не потерять выданные займы (счета 66 и 67), ведь в книге доходов и расходов они не отражались. Тут надо и память поднапрячь, и кассу, и расчетные счета посмотреть, и договоры. Если нам должны, то мы ставим задолженность по счету 67 — в актив. А если мы должны — то в кредиторскую задолженность по счету 67 — в пассив.

Пассив

Перейдем к пассиву. Уставный капитал (счет 80) мы знаем и запишем. Он у нас отражен в балансе. Зачастую это
10 000 рублей.

Самое интересное, что нераспределенную прибыль (счет 84), которую у «упрощенцев» мало кто считал, оставим «на сладкое». Ведь учет по «упрощенке» велся всегда «по оплате», а бухучет ведется «по отгрузке». И если у вас имеются дебиторские и кредиторские задолженности перед поставщиками или покупателями, то, в принципе, нераспределенная прибыль 2013 года будет не равна налоговой базе за 2013 год. Но об этом чуть позже.

Далее переходим к кредиторам.

По 68 счету берем выверку с налоговой, сверяем со своей, приходим к консенсусу и заполняем строку. Советуем вам взять не акт сверки, а выписку из лицевого счета. В ней отражаются движения вашей задолженности перед бюджетом (когда подана декларация, когда и куда попала платежка и т.д.). Если вы закажете акт сверки с налоговой, вам необходимо его будет обязательно подписать в течение 2-х недель. А выписка из лицевого счета не обязывает к этому.

По 69 счету работники фондов дают только сверку по платежкам, поэтому будем полагаться на свои данные. А лучше взять данные из отчетности (форма 4-ФСС и РСВ-1). Там данные точно актуальные и точно уже проверенные работниками этих фондов. Лучше учитывать данные на субсчетах к счету 69. Например:

69.1. Страховые взносы в части обязательного социального страхования в связи с временной нетрудоспособностью и материнством (берете остаток по разделу 1 формы 4-ФСС).

69.11 Страховые взносы в части обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (берете остаток по разделу  2 формы 4-ФСС).

69.2.1. Страховые взносы на формирование страховой части пенсии (берете остаток по столбцу 3 Раздела 1 формы РСВ-1).

69.2.2. Страховые взносы на формирование накопительной части пенсии (берете остаток по столбцу 4 Раздела 1 формы РСВ-1).

69.3. Страховые взносы на обязательное медицинское страхование (берете остаток по столбцу 7 Раздела 1 формы РСВ-1).

Конечно же, все эти названия и номера счетов условны. Если вы возьмете специализированную бухгалтерскую программу (что мы вам настоятельно рекомендуем), то вы сможете вести учет по счетам, предлагаемым этой программой.

Также нелишне свериться с сотрудниками и подотчетниками — кто кому что должен. А в случае с сотрудниками определить, кто кому должен, очень просто. Но можно просто выплатить официально (и реально) заработную плату в декабре. Тогда на 01.01.2014 г. у вас не будет остатков по счету 70. А если это невозможно, тогда вы просто делаете следующее. Берете начисленную заработную плату за декабрь (уже за минусом НДФЛ), вычитаете аванс — вот и будет остаток по сотрудникам. Но лучше его записать по каждому сотруднику отдельно.

Остаток по счету 71 тоже не очень трудно определить — мы выдаем сотруднику деньги под отчет, а он должен нам отчитаться за эти деньги. В принципе, кто кому должен — отражается в самом авансовом отчете.

Что касается кредиторской задолженности перед контрагентами (счет 60), тут уж опять не обойтись без данных коммерческой службы. Но лучше сделать акты сверок с контрагентами.

Полученные займы и кредиты уж постараемся не забыть. И суммы, записываемые в остаток по счету 67, сверяем с договорами, платежками, кассовыми документами и подкрепляем актом сверки на 31.12.13 г. (или актом инвентаризации).

Подводим итог по всем счетам

В таблице приведены остатки по всем счетам.

Сравните актив и пассив. Не сходится? И правильно! Потому что предприятие работало не просто так. Его доходы, что нормально, превысили расходы. Только превышение это нельзя брать из книги доходов и расходов (по методу «по оплате»), данные книги не совпадут с теми данными, которые получил бы бухгалтер, ведя полноценный бухгалтерский учет по методу начисления («по отгрузке»). Да, не удивляйтесь: если таблица не сошлась в другую сторону — следовательно, имеется убыток.

Так вот, получившуюся в результате разницу (197 600 — 127 950 = 69 650) мы и поставим в актив как нераспределенную прибыль.

Конечно, все гладко с начальными остатками пройти не может, вылезут потом и «косяки». Например, вдруг вы ошиблись с остатками, а это выяснилось позже? Самые простые способы корректировки остатков — путем корректировки 71 счета (подотчетные лица) и 84 счета (нераспределенная прибыль). Эти счета практически никто не может проверить. Поэтому можете корректировать эти счета. Хотя путем корректировки 84 счета — более удобно. Счет 71 можно хоть как-то проследить.

Теперь вопрос: как это ввести в программу? Поскольку бухучет — это наука «о двойной записи», то все программы просто требуют введения второго счета. Как при вводе начальных остатков мы делаем проводки в корреспонденции со счетом 00. Если у вас в программе не возникает остатка по «нулевому» счету, значит, вы правильно ввели остатки. Дальше вам надо будет вести учет исходя из этих остатков. А остатки на 31.12.13 г. являются данными для внесения в форму баланса.

***

Как видите, не все так просто. Однако ввести остатки для бухгалтерского учета, если он до этого не велся, не слишком сложно. А «упрощенцам» этого и надо, ведь с 2013 года они обязаны вести бухгалтерский учет. И теперь они знают, от чего отталкиваться. Теперь и вы знаете о том, как «сделать» начальные остатки по балансу для ведения бухгалтерского учета «упрощенцами». Или для тех, кто все-таки не вел бухучет в 2013 году, эта статья поможет хоть как-то сдать бухгалтерскую отчетность по итогам 2013 года.

Н. Скворцова