Одной из важных и сложных задач в работе с персоналом является учет рабочего времени. И если
наладить данный процесс грамотно, то можно оптимизировать деятельность организации,
улучшить дисциплину и повысить доходы.
В связи с тем, что учет рабочего времени на 2019 год, как и на предыдущие годы, является
обязанностью организации, а не правом, отвечающие за его ведение могут быть привлечены к
административной ответственности за несоответствие заполненных данных действительности.
Статьей 5.27 КоАП РФ определено, что организация, нарушающая эти нормы, может быть
привлечена к ответственности в виде штрафа на сумму 50 тыс. рублей. Повторные нарушения
наказываются жестче.
Процесс учета рабочего времени сотрудников состоит из следующих действий:
– оформление графика работы, если это необходимо (разберем ниже – в каких ситуациях);
– ведение табеля;
– контроль за присутствием работников на рабочем месте и фиксация отклонений.
Как мы знаем, в силу специфики деятельности организации режим работы сотрудников бывает
разный. Самый обычный – пятидневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем. Такой режим
работы носит название «нормальная продолжительность рабочего времени». Он самый простой с
точки зрения учета, элементарно – в табель вносятся явки/неявки. Конечно, нужно правильно и
своевременно обрабатывать кадровые события – командировки, прогулы, если они были, отпуска, в
том числе административные, проверять подлинность оправдательных документов.
В последнее время стало распространенным установление гибких графиков работы. Работодателю
непринципиально время прихода и ухода работников, главное, чтобы работа выполнялась
качественно и в срок, а можно еще учитывать пожелания и предпочтения работников, дать им
большую «свободу», при условии заинтересованности и высоком уровне самоконтроля ваших
подопечных. В таком формате можно избежать простоев, когда работы не так много и присутствие
работников необязательно, и авралов, когда, наоборот, работнику требуется больше рабочего
времени. Устанавливается разная продолжительность работы каждый день, а по итогам недели она
составляет норму. Рекомендуем прописать в трудовом договоре либо в ином локальном нормативном
акте продолжительность ежедневной работы, с которой работник обязательно знакомится под
роспись (например, расписание занятий для педагогов, интервал прихода/ухода на работу,
обязательный промежуток времени присутствия на работе). Учет в данном случае ведется
практически как и в первом, главное – своевременно отслеживать нарушения дисциплины, чтобы они
не парализовали деятельность компании.
Если в вашей организации есть работники, на которых не распространяется нормальная
продолжительность рабочего времени (8-часовой рабочий день), вы должны изучить и внедрить
самый трудоемкий – суммированный учет рабочего времени. Порядок введения суммированного
учета рабочего времени устанавливается ст. 104 ТК РФ в тех случаях, когда ни один из других
способов не может применяться (например, при круглосуточном, посменном режимах или при
скользящем графике).
Основаниями для его применения является право складывать отработанные в разное время часы для
соблюдения нормы выработки, но за более длительный период. Главным условием суммирования
работы является выполнение по итогам подсчета часов нормы. Часто такую форму применяют при
скользящем рабочем графике. Локальными актами организации устанавливается период, в рамках
которого контролируются часы работы сотрудников, который, несмотря на различные временные
рамки, в совокупности даст сорокачасовую норму по производственному календарю.
Важно помнить, что работники должны (!) укладываться в норму рабочего времени, а если они не
укладываются (считается, что это из ряда вон выходящие случаи), то работодатель должен оплачивать переработку в повышенном размере – первые два часа в полуторном размере,
последующие – в двойном. При этом переработка не может иметь систематический характер, она
оформляется с письменного согласия работника, которое берется заранее, издается соответствующий
приказ. Количество переработки не должно превышать 120 часов в год. А заранее вносить
переработку в график запрещено. Не допускать переработку – обязанность работодателя! Иначе это
будет расценено как нарушение требований охраны труда, самое тяжкое в области трудового права.
По нашему опыту, самая большая трудность – составлять графики работы заранее, до начала
учетного периода, дабы работники с ними ознакомились. Иначе при возникновении спора работник
может попросту сослаться на то, что был не в курсе, выхода в это время на работу. Такие случаи
нередки, закон при этом трактует всё в пользу работника. Не забудьте в график включить ежегодные
оплачиваемые отпуска, которые вы запланировали с помощью графика отпусков. Еще при
составлении следует учитывать сокращенную продолжительность рабочего времени для некоторых
категорий работников согласно законодательству (медики, педагоги, инвалиды и др.), а также
минимальную продолжительность непрерывного еженедельного отдыха – 42 часа.
По окончании периода составляется табель учета рабочего времени по форме Т-13 (см. рисунок
ниже). В нем отражаются все рабочие, выходные дни, командировки, неявки по различным
причинам.
Образец заполненного табеля
Ольга Лавренова
эксперт-консультант в области Трудового законодательства
директор Центра кадровых услуг «Ломоносов»
