Любому бизнесу автомобиль необходим, чтобы доставлять товары покупателям, отвозить руководителя на деловую встречу, хозяйственника — за покупками, бухгалтера — в банк. Но не все небольшие фирмы могут позволить себе роскошь приобрести автомобиль — на это просто не хватает средств. В этом случае проблему можно решить так: использовать автомобиль, который принадлежит физическому лицу.
обами. Например, арендовать машину у физического лица или заключить с ним договор возмездного пользования автомобилем. А некоторые предприятия вообще не оформляют никаких договоров. Они просто компенсируют транспортные расходы своему работнику, который по долгу службы ездит на личном автомобиле. Так что же выгоднее?
Итак, автомобиль может быть в собственности предпринимателя, а может быть арендован. Есть еще вариант: пользование услугами сторонних перевозчиков. Он наименее хлопотный, но наиболее дорогой. Однако в большинстве случаев 10% издержек на доставку товара, в конечном счете, все равно оказывается выгодней. Но в данный момент мы хотим использовать собственный автомобиль, посему…
Вариант первый. Приобретение в собственность
При приобретении автомобиля в собственность предприниматель учитывает его как основное средство, причем все расходы на регистрацию автомобиля включаются в его первоначальную стоимость. Далее, по мере его использования в расходы списываются издержки на содержание автомобиля и его техническое оснащение. Расходы на топливо принимаются с ограничениями, о них подробнее читайте в статье \»Расходы на содержание автомобиля\» на странице 14 в этом номере газеты.
Покупку автотранспортных средств (и новых, и бывших в употреблении) осуществляется по договору купли-продажи. Первоначальная стоимость при этом формируется из следующих элементов:
— сумма, фактически уплаченная поставщику (продавцу) по договору;
— сумма оплаты консультационных и информационных услуг, связанных с приобретением автотранспортного средства;
— регистрационные сборы, государственные пошлины и другие аналогичные платежи, связанные с оформлением документов, подтверждающих право собственника на автотранспортное средство (к таким расходам относится, например, плата за регистрацию автомобиля в ГИБДД: за проведение технического осмотра, получение свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков);
— таможенные пошлины (уплачиваются, если автотранспортное средство ввозится собственником самостоятельно на территорию России);
— сумма вознаграждения, уплаченная посреднической организации;
— проценты по заемным средствам, привлеченным для приобретения автомобиля, если собственных оборотных средств было недостаточно;
— иные затраты, непосредственно связанные с приобретением автотранспортного средства;
— фактические затраты организации на доставку приобретенного автотранспорта и приведение его в состояние, пригодное для использования.
Данный перечень особенно важен для предпринимателей, работающих по \»классической\» системе налогообложения и \»упрощенке с расходами\».
Вариант второй. Аренда у физического лица
Автомобиль можно арендовать как с \»экипажем\» (т.е. с водителем и, возможно, со слесарем), так и без него. Соответственно, этот момент нужно оговорить в договоре (гл. 34 ГК РФ).
Чтобы принять его к учету, необходимо иметь на руках договор аренды (он должен быть составлен только в письменной форме — ст. 633, 643 ГК РФ) и акт приема-передачи.
Аренда без экипажа
С кем бы ни заключался договор — с организацией, предпринимателем или просто посторонним физическим лицом, арендная плата будет уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на доходы физических лиц и единому налогу, уплачиваемому при применении УСН. Однако, кроме арендной платы, у предпринимателя могут быть и другие расходы, к примеру, расходы на ремонт автомобиля. В договоре аренды желательно прописать пункт о том, что их берет на себя арендатор.
Ведь по договору аренды автотранспортного средства без экипажа арендатор в обязательном порядке должен осуществлять текущий или капитальный ремонт арендованного транспорта (ст. 644 ГК РФ).
Расходы на ремонт также уменьшают налоговую базу по перечисленным налогам, причем в сумме фактических затрат (ст. 346.16, 221 НК РФ). Арендатор может и обязан потратиться на страховку — \»автогражданку\» и \»на угон\» (ст. 646 ГК РФ).
Расходы на страхование он может также учесть при расчете своих налогов (кроме \»упрощенки\» — может учесть только — страхование ответственности, а не имущества, а в список расходов, поименованных в Кодексе, входит только страхование имущества).
Естественно, что эксплуатация автотранспортного средства потребует дополнительных расходов, например, на ГСМ. Эти расходы на эксплуатацию также будут уменьшать налогооблагаемую базу. Но для того, чтобы учитывать ГСМ, необходимо составлять путевые листы, т.к. в расходы бензин или газ списывается по нормам расхода топлива (исходя из пройденных автомобилем километров по одометру).
Конечно, все расходы, которые мы перечислили, будут учитываться в налогообложении при выполнении трех основных требований налогового учета. Напомним их. Расходы должны быть обоснованы (т.е. разумны и нормируемы), документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение доходов (п.1 ст. 252 НК РФ).
Налог на добавленную стоимость. Скажем несколько слов о вычете НДС, приходящегося на расходы по аренде автомобиля. Сумму НДС по арендной плате можно зачесть, только если арендодателем выступает юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, уплачивающие НДС. Естественно, только при наличии счета-фактуры и использовании автомобиля для операций, по которым предприниматель уплачивает НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Это же касается и других расходов (например, на ремонт). Если автомобиль используется и для других видов деятельности, допустим, по \»вмененке\», расходы делятся пропорционально объемам выручки по различным видам деятельности.
Налог на доходы физических лиц. Арендуя автомобиль у физического лица — не предпринимателя, придется удерживать с суммы арендной платы налог на доходы (по ставке 13%). В этом случае арендатор будет выступать как налоговый агент (ст. 226 НК РФ).
Взносы на страхование (пенсионное, медицинское, социальное). При аренде автомобиля у физического лица взносы на сумму арендной платы не начисляется, поскольку арендная плата не является объектом обложения взносами
(п. 3 ст. 8 Закона №212-ФЗ).
Аренда с экипажем
Заключая договор аренды автомобиля с экипажем, арендатор, кроме автомобиля, получает еще и услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).
Если предприниматель арендует автомобиль с экипажем, то фактически ему придется платить только арендную плату. Как было указано выше, сумму арендной платы можно учесть при налогообложении доходов.
Остальные расходы, которые могут быть произведены при аренде авто, как правило, арендатора не касаются. Услуги водителя и технического персонала должен оплачивать арендодатель, если иное не предусмотрено в договоре (ст. 635 ГК РФ). Это же касается и страховых взносов в том случае, если страхование является обязательным в силу закона или договора (ст. 637 ГК РФ). Расходы на поддержание нормального технического состояния автомобиля (ремонт) также несет арендодатель (ст. 634 ГК РФ).
По налогу на доходы физических лиц и налогу на добавленную стоимость особенностей для случая аренды автомобиля с экипажем нет — все аналогично случаю аренды авто без экипажа.
На порядке исчисления взносов (на социальное, пенсионное и медицинское страхование) при аренде автомобиля с экипажем у физического лица остановимся подробнее. С суммы фактически заработной платы водителя мы обязаны уплатить взносы в ПФР и ФОМС. Если вы заключаете договор аренды с экипажем, ранее налоговые органы рекомендовали составлять договора таким образом, чтобы четко прослеживалось, какая сумма приходится на аренду автомобиля, какая — на оплату услуг членов экипажа. Иначе есть шанс, что взносы доначислят со всей суммы арендного договора.
А что делать, если в договоре указана общая сумма? Необходимо составить дополнительное соглашение к договору с расшифровкой двух сумм. И чем меньше сумма будет указана в части оплаты труда водителя, тем меньше взносов вы заплатите.
Использование личного автомобиля сотрудника с выплатой соответствующей компенсации
Для служебных разъездов работник может использовать свой личный автомобиль (мотоцикл). В этом случае фирма-работодатель может выплачивать ему соответствующую компенсацию. Сумму компенсации определяет работодатель по договоренности с работником. Как правило, ее размер зависит от интенсивности использования автомобиля, который эксплуатируется в служебных целях.
Компенсация назначается с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с покупкой бензина и текущим ремонтом автомобиля. Поэтому если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов по эксплуатации автотранспорта, ему не полагаются.
Компенсация не выплачивается работнику за те дни, которые он находился в отпуске или болел, так как в это время он не мог использовать автомобиль в служебных целях.
Следует отметить общее правило, что компенсация должна обеспечить возмещение расходов работника, связанных с эксплуатацией автомобиля в служебных целях.
Расчет размеров компенсации производится по формуле:
К = А + ГСМ + TO + TP
где К — сумма компенсации;
А — амортизация автомобиля;
ГСМ — затраты на горюче-смазочные материалы;
ТО — техническое обслуживание;
ТР — текущий ремонт.
В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов, но только в пределах установленных норм (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Обратите внимание: компенсация уменьшает налогооблагаемую прибыль только после ее фактической выплаты работнику (п.7 ст.272 НК РФ). Поэтому компенсацию, причитающуюся работнику за истекший месяц, лучше выдавать в его последних числах.
Нормирование компенсациидля целей налогообложения
По правилам налогового учета компенсация включается в состав прочих расходов только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92.
Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см компенсация учитывается для целей налогообложения прибыли в сумме 1200 рублей, а для авто с объемом двигателя более 2000 куб. см — 1500 рублей в месяц. При этом неважно, какой автомобиль используется — отечественный или иностранный.
Превышение суммы компенсации над установленными нормами в состав прочих расходов не включается и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшает. Уместно напомнить, что это превышение облагается и налогом на доходы физических лиц (ст. 217 НК РФ). Таким образом, если вы выплачиваете большую компенсацию своему сотруднику, то обязаны удержать с него налог на доходы физических лиц и перечислить его в бюджет.
Как оформить выплату компенсации
Для получения компенсации работник должен представить нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля. Если он управляет автотранспортом по доверенности, то должен представить копию доверенности.
Компенсация выплачивается ежемесячно на основании приказа. В приказе указывают фамилию, имя и отчество лица, получающего компенсацию, и ее сумму.
Приказ о выплате компенсации может выглядеть как на примере справа:
Нормы выплаты компенсации,установленные правительством
Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №92 установлены ежемесячные нормы компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Вообще, эти нормы установлены для включения в расходы по налогу на прибыль, однако налоговые органы ими успешно пользовались и для расчета НДФЛ и ЕСН. Итак, нормы предусмотрены для личных автомобилей и мотоциклов. Для использования легкового транспорта с объемом двигателя менее 2 литров возмещаемая сотруднику сумма расходов в месяц составляет 1200 рублей. При объеме двигателя более 2 литров — 1500 рублей в месяц. А при использовании мотоцикла — 600 рублей в месяц. Конечно, вы можете установить иную стоимость. Но при этом не сможете уменьшить налог на прибыль и УСНО, а также взносы в ПФР, ФСС и ОМС.
Налогообложение компенсации
Поскольку выплата компенсации является доходом работника, то возникает вопрос о налогообложении этой компенсации. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей, освобождаются от обложения НДФЛ.
Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №92 (ред. от 09.02.2004 г.) \»Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией\» установлены нормы компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. Ранее указанные нормы финансовое ведомство рекомендовало применять и для расчета НДФЛ при выплате компенсаций за использование личного автотранспорта. Выплаты, которые превышали установленный Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №92 размер, следовало облагать НДФЛ (Письма Минфина России от 03.12.2009 г. №03-04-06-02/87, от 01.06.2007 г. №03-04-06-01/171, от 26.03.2007 г. №03-04-06-01/84). Однако в судебной практике существовал иной подход: нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №92, не могут использоваться для целей исчисления НДФЛ. Глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя, то следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ. Следовательно, выплаты работнику за использование личного имущества в интересах работодателя не облагаются НДФЛ в соответствии с условиями трудового договора. Для того, чтобы подобные компенсации не облагались НДФЛ, должны соблюдаться следующие условия:
— такие выплаты предусмотрены трудовым договором;
— имеются документы, подтверждающие, что имущество принадлежит работнику;
— имеются документы, подтверждающие, что имущество используется в интересах работодателя;
— есть документы, подтверждающие расходы на эти цели;
— есть расчет компенсации.
Эта точка зрения высказана Минфином России в Письме от 23.12.2009 г. №03-04-07-01/387 (доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 27.01.2010 г. №МН-17-3/15@). Итак, вопрос с НДФЛ решен: укажите стоимость компенсации в договоре, это не будет облагаться налогом на доходы физических лиц.
А как насчет взносов? Поскольку сумма компенсации является одним из условий трудового договора и выполнением работника своих трудовых обязанностей, то на основании пп. \»и\» п.1 ст. 9 Федерального закона №212-ФЗ в пределах норм такая компенсация не облагается взносами, а все, что свыше норм — облагается.
Компенсация за использование личного транспорта предпринимателя
Что касается компенсации за использование личного транспорта предпринимателя, мы бы не советовали использовать этот способ. Конечно, сумма расходов в этой ситуации невелика, но все же на практике сталкивались со следующими ситуациями. Налоговая инспекция отказывалась принимать в расходах компенсацию из-за того, что считает, что автомобиль используется не только в производственных, предпринимательских целях, но и в личных. Эти цели и пути следования разделить практически невозможно, поскольку предприниматель \»един\» с собой как физическим лицом. Поэтому будьте осторожны! Никаких разъясняющих писем по этому вопросу мы не нашли, но мнение налоговых органов по этому поводу однозначно — проверено на практике.
Какой вариант оформления автомобиля выбрать из предложенных — решать вам, но учтите, что в каждом конкретном случае нужно будет сначала сделать предварительные расчеты, а уж потом принимать решение, чтобы не кусать локти, ведь автомобиль не иголка (даже самый маленький), быстро не спрячешь.
Н. Скворцова
