Затраты на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) и на ремонт автомобилей — это основная часть расходов, связанных с эксплуатацией автомобилей.
Для того чтобы у предпринимателя не возникло проблем по поводу правомерности отнесения тех или иных затрат к расходам в целях налогообложения, заострим внимание на грамотном оформлении первичных документов.
О топливе
Горюче-смазочные материалы, попросту говоря — бензин или дизтопливо, представляют собой материально-производственные запасы (см. п. 2 ПБУ 5/01 \»Учет материально-производственных запасов\», утвержденного приказом Минфина России от 09.06.01 г. №44н). Значит, во внутреннем учете они учитываются не только в денежном выражении, но и в натуральных измерителях, в данном случае — в литрах.
Приобрести ГСМ на АЗС можно либо за наличный расчет, либо по талонам, приобретенным безналичным путем по договорам с АЗС. Первый способ более распространен у небольших фирм.
ГСМ за наличные. В данном случае хотелось бы отметить, что в чеках ККМ, выдаваемых на АЗС, ввиду необходимости учета ГСМ как в стоимостных, так и в натуральных измерителях, должны присутствовать следующие реквизиты: наименование АЗС; ИНН; номер ККМ; дата выдачи чека; марка ГСМ; стоимость 1 литра ГСМ; литраж; общая стоимость оплаченных ГСМ с НДС.
Самым неприятным моментом при покупке ГСМ за наличный расчет является тот факт, что налогоплательщик не может на основании чеков ККМ принять к вычету уплаченный НДС, даже если его сумма выделена в чеке. Напомним, что глава 21 НК РФ не содержит специальной нормы, позволяющей выделить расчетным методом сумму НДС по ГСМ и принять ее к вычету. По общим правилам одним из обязательных условий для принятия входного НДС к вычету является наличие счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). Налоговики по-прежнему требуют: для вычета НДС по приобретенным товарам за наличный расчет, кроме кассового чека с выделенной в нем суммой НДС, надо иметь еще и счет-фактуру, оформленный в установленном порядке.
Следовательно, эта сумма учитывается в стоимости ГСМ как не возмещаемый налог (пп. 5, 6 ПБУ 5/01).
Водители, получившие денежные средства на покупку ГСМ, обязаны отчитаться за них. Для этого они представляют в бухгалтерию авансовые отчеты с приложением чеков АЗС. При этом руководитель фирмы (предприниматель) утверждает список лиц, получающих деньги под отчет, а также сроки представления авансовых отчетов в бухгалтерию.
ГСМ по карточкам. Если предприниматель заправляет автотранспортные средства по карточкам, проблем с налоговым вычетом НДС у него не возникает, так как в данном случае условие о наличии счета-фактуры для его применения, предусмотренное статьей 172 НК РФ, выполнено. Карточки на ГСМ выдаются сотрудникам. Аванс в виде предоплаты за топливо осуществляется на расчетный счет организации, выпускающей топливные карты.
Учет движения карточек предприниматель ведет в специальной книге, где фиксирует их поступление и выдачу водителям.
Списание ГСМ производится по каждому конкретному автомобилю на основании данных о фактическом расходе топлива с учетом пробега, указанного в путевом листе. Отметим, что в специализирующихся на оказании транспортных услуг фирмах до сих пор в расчет принимаются нормы расхода топлива (Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России от 14.03.2008 г. № АМ-23-Р с изменениями от 14.05.2014 г.).
Документами первичного учета работы грузового автомобиля (помимо форм путевого листа) являются товарно-транспортные накладные при перевозке товарных грузов. Их номера вписываются в путевой лист, а один экземпляр этих накладных обязательно прикладывается к путевому листу.
Обязательными условиями признания расходов в целях налогообложения доходов являются их экономическая обоснованность, документальное подтверждение и направленность на получение дохода (п. 1 ст. 252. НК РФ). Поэтому не полностью (неправильно) оформленные путевые листы (незаполненные строки показаний спидометра на начало и конец дня, отсутствие величины пробега, количества и целей поездок) могут привести к разногласиям с налоговыми органами по поводу обоснованности включения затрат по ГСМ в расходы.
Зачем нужны путевые листы
Напомним, что путевой лист — это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства (ТС), водителя (п. 14 ст. 2 Транспортного устава). Осуществление перевозок пассажиров, багажа, грузов без оформления путевого листа на транспортное средство запрещается (п. 2 ст. 6 Транспортного устава), за нарушение этого требования установлена ответственность в виде предупреждения или штрафа в размере 500 руб. (п. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). Путевой лист наряду с документом, удостоверяющим личность водителя, должен быть предъявлен водителем при приеме груза для перевозки (п. 1 ст. 10 Транспортного устава).
Как следует из п. 1 ст. 6 Транспортного устава, обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов устанавливаются Минтрансом. В настоящее время организациям, эксплуатирующим легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи, следует руководствоваться Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. №152. В данном документе названо всего пять реквизитов, которые считаются обязательными для путевого листа:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке действия путевого листа;
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве;
— сведения о водителе.
В состав сведений о транспортном средстве входят показания одометра, а также дата (число, месяц, год) и время (часы и минуты) выезда ТС из гаража и его заезда в гараж (п. 6 и 13 Приказа Минтранса №152), а в состав сведений о водителе — дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (п. 7 и 16 Приказа Минтранса №152).
В таком виде документ выполняет большей частью функцию доверенности (лишь при наличии путевого листа водитель вправе управлять транспортным средством, принадлежащим работодателю). Записи о времени и показаниях одометра при выезде из гаража и возвращении служат для учета и контроля времени отсутствия транспортного средства в гараже. Путевой лист, имеющий только обязательные реквизиты, не выполняет учетных и контрольных функций в части осуществления конкретных перевозок.
Факт осуществления расходов на приобретение ГСМ и их размер подтверждается документами от поставщика на передачу топлива, а также документами об оплате покупки. Однако и проверяющие, и арбитры сходятся в том, что этих документов недостаточно для обоснованного включения расходов на приобретение ГСМ в расчет налоговой базы. Как известно, чтобы быть учтенными в налогооблагаемой прибыли, расходы должны быть связаны с деятельностью, направленной на извлечение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как доказать, что ГСМ использовались в предпринимательской деятельности, а не для личных нужд сотрудников? Для обоснования расходов на приобретение топлива для транспортных средств, принадлежащих организации, необходим путевой лист. Его цель — подтвердить использование автомобиля (а следовательно, и горючего) в предпринимательской деятельности компании. Именно поэтому проверяющие настаивают на необходимости указания в путевом листе маршрута следования — иначе доказать правомерность учета расходов в налоговой базе просто невозможно (Письмо Минфина РФ от 20.02.2006 г. №03-03-04/1/129).
Арбитры, вникая в суть проблемы, поддерживают проверяющих. Так, в Постановлении от 21.10.2009 г. №А33-13602/08 ФАС ВСО указал: целью составления путевого листа является, в том числе, подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. На необходимость включения в путевой лист сведений, позволяющих подтвердить производственные цели эксплуатации транспортных средств, указано также в постановлениях ФАС ЦО от 05.03.2007 г. №А14-15515/2005/631/34, ФАС СЗО от 22.06.2009 г. №А44-2221/2008, ФАС ЗСО от 29.07.2009 г. №Ф04-4540/2009 (11903-А27-26), от 22.04.2009 г. №Ф04-2285/2009 (4825-А27-26).
Суды принимали и противоположные решения, согласно которым маршрут следования автомобиля не является необходимым реквизитом путевого листа. Даже не имея информации о пунктах назначения (например, в путевых листах указано \»по городу\»), можно удостовериться в производственной направленности поездок (Постановления ФАС МО от 08.12.2009 г. №КА-А40/13500-09, от 25.05.2009 г. №КА-А40/4142-09, ФАС СЗО от 23.11.2009 г. №А56-4991/2009, от 06.07.2009 г. №А56-50333/2008, от 11.02.2009 г. №А56-10236/2007, ФАС УО от 29.07.2009 г. №Ф09-5245/09-С2). Справедливости ради отметим, что все эти постановления касаются только нетранспортных организаций, эксплуатирующих транспортные средства для внутренних нужд.
Для перевозчиков же применение типовых межотраслевых форм путевых листов обязательно. Этот вывод базируется на требовании ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ \»О бухгалтерском учете\» о необходимости принимать к учету первичные документы, только если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В свою очередь, в п. 2 Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. №78, которым утверждены типовые формы путевых листов, сказано, что они обязательны к применению юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом. Это позволяет контролирующим ведомствам сделать вывод, что типовые межотраслевые формы путевых листов в обязательном порядке применяются специализированными и автотранспортными организациями (письма Минфина РФ от 07.04.2006 г. №03-03-04/1/327, от 20.02.2006 г. №03-03-04/1/129, УФНС по г. Москве от 07.07.2008 г. №20-12/064123.2, от 14.11.2006 г. №20-12/100253).
Как указано в Письме Минфина РФ от 25.08.2009 г. №03-03-06/2/161, одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, является путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса №152. Это означает, что при составлении унифицированной формы следует особым образом проконтролировать заполнение обязательных \»минтрансовских\» реквизитов. Путевые листы, оформленные с таким нарушением, могут быть не приняты в качестве доказательства несения расходов на приобретение ГСМ (постановления ФАС ВСО от 21.10.2009 г. №А33-13602/08, от 07.05.2009 г. №А78-2791/08-С3-22/72-Ф02-1965/09).
Расходы на ремонт
Расходы на ремонт основных средств в налоговом учете относятся к прочим расходам и уменьшают налогооблагаемую прибыль (налог по УСН) в полном объеме в том отчетном (налоговом) периоде, в котором были осуществлены (п. 1 ст. 260 НК РФ).
Поэтому если предприниматель сам ремонтирует автотранспортные средства, то для экономической обоснованности таких затрат (как правило, это стоимость заменяемых запчастей) следует составлять дефектную ведомость на каждый автомобиль. В противном случае предпринимателю трудно будет доказать экономическую обоснованность затрат на проведение того или иного ремонта.
Уместно бы было обратить внимание, что ремонт — это все же замена или восстановление изношенных (сломанных) деталей, он производится для восстановления функционирования автомобиля как объекта основных средств. А вот замена родного двигателя (да еще и не сломанного), ну, скажем, на \»мерседесовский\» (с соответствующей стоимостью) — это все же не капитальный ремонт, а модернизация со всеми вытекающими отсюда налоговыми последствиями.
Н. Скворцова
